A análise de trabalho
O relatório detalha o seu trabalho em tarefas, avalia cada tarefa e calcula o que isso significa em fte. Esse resultado é um dossiê, não uma instrução. O que fizer com ele depende do que existe internamente: tempo, conhecimento dos seus próprios sistemas, e vontade de conduzir o processo sozinho. Há três caminhos. A ordem não é arbitrária: o primeiro caminho é o mais económico e a maioria das empresas consegue avançar mais com ele do que imagina.
Você recebe um roteiro: as tarefas do relatório transformadas em passos, com modelos incluídos e uma estimativa do tempo por passo. Não é um conselho aberto, mas uma sequência: o que vem primeiro, o que vem depois, e o que cada passo exige em termos de qualidade de dados e de ligações com os sistemas que já utiliza.
Este caminho é adequado se houver, na empresa, alguém que conheça o lado digital do trabalho — os sistemas, as exportações, os responsáveis pelos processos — e que tenha tempo para percorrer os passos sozinho. O trabalho não é pesado no sentido de especializado, mas exige perseverança: preencher modelos, reunir dados, e realmente concluir os passos em vez de ficar parado após o primeiro.
Este caminho não é adequado se não houver ninguém que liberte tempo para isso, ou se os primeiros passos já ficarem bloqueados por dados que não estão organizados em lugar nenhum. Nesse caso, o roteiro continua correto, mas fica por fazer. Se quiser ver primeiro como esse roteiro é exatamente elaborado, isso está explicado em como funciona.
Aqui a ferramenta continua a ser o dossiê — o relatório e o roteiro continuam a ser a base — mas um parceiro assume os passos que internamente ficam por fazer. Você escolhe, por parte, o que fazer: alguns passos você mesmo executa, outros entrega a alguém que já os fez mais vezes.
Este caminho é adequado se houver alguém que possa determinar a direção e acompanhar o progresso, mas que não tenha horas suficientes para dar cada passo pessoalmente. Também é adequado se um dos passos estiver fora do conhecimento interno — uma ligação que é especializada, ou um conjunto de dados que primeiro precisa de ser limpo antes de um passo fazer sentido.
O que precisa de conseguir fazer sozinho: avaliar o progresso e decidir o que entrega e o que não entrega a terceiros. O parceiro trabalha a partir do relatório, não a partir de uma avaliação própria; o dossiê continua a ser o guia, mesmo quando parte do trabalho é transferida.
Este caminho não é adequado se não houver ninguém internamente para coordenar o parceiro. Nesse caso, o "parcialmente acompanhado" torna-se, na prática, uma transferência total, só que sem que ninguém tenha decidido isso previamente.
Um parceiro assume totalmente a implementação, com o relatório como dossiê. Não do zero — o parceiro começa a partir das tarefas e da avaliação já existentes, não a partir de uma nova ronda de perguntas. E apenas se você der autorização para isso: o relatório é e continua a ser seu, e partilhá-lo é uma escolha, não uma consequência automática.
Este caminho é adequado se não houver espaço para conduzir o processo sozinho, ou se o resultado mostrar que a implementação é maior do que aquilo que pode ser organizado internamente — vários sistemas, vários departamentos, ou passos que têm de ocorrer em sequência sem atraso.
O que precisa de conseguir fazer sozinho: ler e avaliar o relatório antes de o entregar. Um parceiro que trabalha com o dossiê é mais rápido e mais preciso do que um parceiro que tem de começar do zero, mas essa vantagem só existe se você próprio tiver confirmado que o resultado está correto.
Este caminho não é adequado se o relatório ainda não tiver sido analisado, ou se a escolha pela terceirização resultar principalmente de pressa. O dossiê existe para fundamentar essa escolha, não para a contornar.
Nenhum dos três caminhos altera o que o relatório diz. As tarefas, a avaliação e o cálculo de fte ficam fixados no momento em que a análise é concluída; o caminho apenas determina quem dá o próximo passo. Um parceiro que seja envolvido no caminho 2 ou 3 fica fora da própria análise — esse passo vem depois do relatório, nunca dentro dele.
Seja qual for o caminho adequado, a base é a mesma: uma decomposição do seu trabalho em tarefas, não uma comparação com o que outras empresas fazem. Como essa decomposição é exatamente construída e o que acontece por debaixo do capô, está explicado em o que é. E para quem quiser primeiro ler como outras empresas utilizaram os três caminhos, e onde isso foi ou não adequado, existe a base de conhecimento.
A escolha entre os caminhos não é definitiva. Uma empresa que comece pelo caminho 1 e fique bloqueada numa ligação específica pode ainda terceirizar esse passo sem abandonar o resto do roteiro. Os caminhos não são níveis que tenha de percorrer, mas três formas de avançar com o mesmo resultado.
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