O lançamento de faturas de compra é uma das candidatas mais citadas quando se fala de IA e contabilidade. Chega uma fatura, os valores têm de ser transferidos para o sistema contabilístico, o IVA tem de estar correto e é preciso associar uma conta do plano de contas. A resposta à pergunta se a IA assume isto não é um simples sim ou não. É, em grande medida, sim, com uma ressalva importante numa parte dos casos.
Três eixos são aqui decisivos: estruturação, volume e custo do erro.
Uma fatura de compra é um documento estruturado. Tem um fornecedor, um número de fatura, um montante, uma taxa de IVA e, normalmente, uma descrição do que foi entregue. É exatamente o tipo de input em que o reconhecimento de documentos tem bom desempenho: a imagem é convertida em campos, os campos são associados a uma conta do plano de contas. Numa empresa de comércio grossista com centenas de faturas por semana, esse volume é também a razão pela qual a automatização compensa aqui. Digitar manualmente esses mesmos campos, centenas de vezes, é exatamente o tipo de trabalho repetitivo que a IA já consegue fazer hoje.
O custo do erro é médio: uma fatura mal lançada é incómoda e demora tempo a corrigir, mas não gera de imediato um risco financeiro ou jurídico de primeira ordem. Isso torna-a uma tarefa em que a automatização com controlo posterior é uma abordagem aceitável, em vez de uma tarefa que exige por definição uma pessoa antecipadamente.
A margem de julgamento tem uma pontuação baixa, e é precisamente aí que a situação muda de "a IA faz isto" para "a IA faz isto, com supervisão". Numa fatura padrão de um fornecedor habitual, há pouca margem para dúvidas: o montante, o IVA e a conta do plano de contas seguem um padrão que já ocorreu centenas de vezes. Numa fatura de um fornecedor novo, com uma descrição pouco habitual ou uma nota de crédito que não corresponde diretamente a uma fatura anterior, é necessário fazer uma escolha que não decorre do próprio documento. É esse o momento em que um contabilista ou colaborador administrativo aprova ou rejeita, com fundamento.
A conformidade regulatória (compliance) entra em jogo de forma semelhante. Os lançamentos de IVA fazem parte da prestação de contas fiscal de uma empresa, e os erros nesse âmbito têm um impacto diferente de um erro num relatório interno. Isso não é razão para não automatizar a tarefa, mas é razão para que o resultado da IA seja, por norma, confirmado por um responsável, especialmente na fase de arranque.
Uma empresa de facility services recebe, por mês, algumas centenas de faturas de um grupo fixo de fornecedores: produtos de limpeza, manutenção, catering. Para esse fluxo, o lançamento é hoje, em grande medida, uma questão de reconhecer a imagem e associá-la a um plano de contas já existente. O trabalho administrativo desloca-se de digitar para verificar: alguém analisa as excepções, o resto segue o seu curso.
Numa empresa de construção com subcontratados variáveis, faturas associadas a projetos e acordos frequentemente diferentes por encomenda, a situação é diferente. Aí, a proporção de faturas que sai do padrão standard é maior, e, com isso, também a proporção de trabalho que exige julgamento em vez de reconhecimento. O mesmo processo, um resultado diferente, apenas porque o fluxo de faturas subjacente é menos repetitivo.
Duas coisas têm de estar em ordem antes de isto funcionar na prática. Primeiro, um reconhecimento fiável dos campos da fatura: se o reconhecimento de documentos ler mal os montantes ou os códigos de IVA, o problema apenas se desloca de digitar para corrigir. Segundo, uma ligação ao plano de contas da própria empresa: cada empresa contabiliza de forma diferente, e essa ligação tem de se adequar à própria estrutura, não a um esquema genérico.
Isto não é um conselho de gestão de pessoal nem um argumento para reduzir um departamento de contabilidade. É uma descrição de que parte do trabalho pode hoje ser feita com IA e supervisão, e que parte continua a exigir julgamento. O que uma empresa faz com a capacidade assim libertada é da própria empresa. Nas decisões que afetam o pessoal, aplicam-se os requisitos legais próprios para tal, independentemente do que aqui está descrito.
O lançamento de faturas raramente existe isoladamente. Quem automatiza esta tarefa depara-se naturalmente com processos adjacentes: a monitorização das datas de vencimento para que as faturas sejam pagas a tempo, a elaboração e envio de faturas de venda do outro lado da administração, e a leitura e conciliação de extratos bancários com as posições em aberto. Quem quiser uma visão mais ampla da gestão de posições em aberto encontra-a em a análise da lista de posições em aberto de clientes e fornecedores.
A pergunta se a IA assume o lançamento de faturas de compra foi respondida acima: em grande medida sim, com supervisão humana nas excepções e nos lançamentos com sensibilidade fiscal. Se isso também se aplica ao seu próprio fluxo de faturas depende de quanto desse fluxo é padrão e quanto se desvia.
A quickscan gratuita dá uma primeira indicação disso: doze perguntas, sem necessidade de conta, com um resultado que indica que parte das horas no seu perfil pode hoje ser assumida pela IA. A werkscan completa, que calcula o trabalho de toda uma empresa, tarefa a tarefa, em termos de capacidade em fte, está ainda em construção.
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