Quem gere uma carteira de contratos conhece o risco: um prazo de rescisão é perdido, um contrato renova-se automaticamente em condições desfavoráveis, e ninguém se apercebeu. A tarefa em si não é complicada. Trata-se de manter dados atualizados: data de início, duração, prazo de rescisão, regra de renovação. Quando esses dados estão estruturados em algum lugar, sinalizar quando é necessária uma ação é exatamente o tipo de trabalho em que a IA é boa. A questão não é se um sistema consegue reconhecer uma data, mas se a informação subjacente está registada de forma fiável e inequívoca.
A tarefa pontua alto em estruturação: um contrato tem uma data de fim, um prazo de rescisão e uma regra de renovação, e estes estão, na maioria dos casos, explicitamente registados. É necessária pouca ação física, e não é preciso criatividade para determinar que um prazo se aproxima. Um agente pode percorrer diariamente um sistema de gestão de contratos ou uma agenda, aplicar regras de renovação e emitir a tempo um sinal à pessoa responsável. É exatamente isso que já acontece hoje em empresas que têm os seus dados contratuais organizados: o sistema assinala, o gestor de contratos avalia e decide.
A razão pela qual isto não constitui uma transferência total reside em três eixos que aqui são decisivos. Os custos do erro são elevados: um prazo de rescisão perdido pode prolongar involuntariamente um contrato durante anos, com consequências financeiras que superam largamente o custo da própria monitorização. Um prazo perdido não se corrige facilmente, o que torna a sinalização automática sem controlo arriscada. Além disso, apesar da estrutura, continua a ser necessária margem de apreciação: será esta renovação desejável, é preciso negociar, existe uma razão estratégica para precisamente não rescindir? Este tipo de ponderações fica fora do que uma tarefa baseada puramente em datas consegue responder.
Um gestor de contratos gere centenas de contratos com fornecedores. Na maioria dos casos, a pergunta é simples: o contrato segue o seu curso normal, ou é preciso fazer algo? Um agente sinaliza, sessenta dias antes do prazo de rescisão, que um contrato com um fornecedor se renova automaticamente nas condições atuais. Num contrato rotineiro com um fornecedor de menor dimensão, isso é suficiente: o gestor de contratos confirma, e a renovação avança ou é cancelada. Num fornecedor estratégico de grande dimensão, a situação é diferente. Aí, a renovação pode ser precisamente o momento para negociar preço ou condições, e isso exige uma avaliação que o sistema não pode fazer. O sinal é o mesmo em ambos os casos; o acompanhamento não.
Esta avaliação muda com a qualidade dos dados subjacentes. Se os dados dos contratos estiverem dispersos em e-mails, PDFs e ficheiros Excel isolados, sem registo central, então a estruturação é, na prática, muito inferior à que existe no papel, e é necessário primeiro organizar antes de um agente poder assumir aqui alguma tarefa. Se, pelo contrário, a carteira de contratos estiver bem estruturada, com regras de renovação claras e um percurso de escalonamento fixo até à pessoa responsável, então a parte transferível é maior e mais fiável. A natureza dos contratos também é relevante: uma organização com principalmente contratos padrão com fornecedores tem um perfil de risco diferente de uma organização com acordos complexos e negociados, em que uma renovação exige sempre uma avaliação de conteúdo.
Para que isto funcione de forma fiável, as datas de fim e as regras de renovação têm de estar registadas de forma inequívoca por contrato, e tem de existir um percurso de escalonamento até quem, em última instância, decide. Sem estas duas condições, a sinalização é pouco fiável ou falta o acompanhamento no momento em que este é decisivo. Isto também está relacionado com obrigações mais amplas: quem monitoriza contratos tem frequentemente também em conta os prazos de conservação e o momento em que os documentos podem ser destruídos, um calendário de conformidade em que os prazos são centralmente monitorizados, e, por vezes, a elaboração dos próprios contratos subsequentes, uma tarefa que envolve considerações diferentes das da monitorização de contratos existentes. Quem baseia decisões de pessoal na capacidade libertada nesta função deve, aliás, ter em conta que existem requisitos legais próprios para esse efeito; essa não é uma conclusão que resulte de um cálculo de horas.
O essencial desta tarefa não é que a IA decida, mas que a IA sinalize e uma pessoa avalie. Essa distinção é precisamente aquilo em que consiste, na prática, a supervisão humana sobre a IA: nem todo o sinal é uma decisão, e nem toda a aprovação é o mesmo trabalho que a própria avaliação. Na monitorização de contratos, isso significa um sistema que assinala, e um responsável que dá o seu acordo fundamentado ou intervém.
Se isto significa, para a sua organização, que uma grande parte da monitorização de contratos pode ser automatizada, depende do estado atual dos seus dados contratuais. A quickscan gratuita dá uma primeira indicação disso: doze perguntas, sem necessidade de conta, com uma estimativa de que parte das horas dedicadas a este tipo de trabalho pode hoje ser assumida pela IA. A análise de trabalho completa, que calcula isto por tarefa na sua própria organização, está ainda em construção.
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