Płatności napływające za pośrednictwem internetowych dostawców płatności (na przykład Mollie, Stripe, Adyen) muszą zostać uzgodnione z fakturami sprzedaży oraz z mutacjami bankowymi, na których pieniądze ostatecznie się pojawiają. Jest to praca polegająca na dopasowywaniu: zestawianie ze sobą kwot, referencji i dat, aby ustalić, która faktura odpowiada której płatności i która płatność odpowiada której mutacji bankowej. Typowa praca księgowych i pracowników administracyjnych, z połączeniem z dostawcą płatności i systemem księgowym jako narzędziami.
Rozstrzygają tu trzy osie: ustrukturyzowanie, wolumen i koszty błędów.
Zadanie jest dość ustrukturyzowane (4 z 5). Płatność ma kwotę, datę, referencję lub identyfikator transakcji. Faktura ma tego samego rodzaju cechy. Dopasowywanie to w istocie porównanie arytmetyczne i logiczne, a nie zadanie wymagające interpretacji sytuacji. Wolumen jest wysoki (5 z 5): w sklepie internetowym lub u usługodawcy z wieloma drobnymi transakcjami liczba ta szybko sięga setek lub tysięcy pozycji miesięcznie, a to dokładnie ten rodzaj powtarzalności, w którym zautomatyzowane dopasowywanie pokazuje swoją wartość.
Koszty błędów są jednak stosunkowo niskie (2 z 5): błędne dopasowanie oznacza fakturę niesłusznie odpisaną jako zapłaconą lub mutację bankową przypisaną do niewłaściwego klienta. Tego rodzaju błędy są zauważalne, ale często dopiero przy kolejnym zamknięciu okresu lub przy reklamacji klienta, który otrzymuje przypomnienie o fakturze już opłaconej. Dlatego pełna automatyzacja bez kontroli nie jest dobrym pomysłem, mimo że samo zadanie da się dobrze ustrukturyzować.
Zakres oceny (2) jest ograniczony, ale niezerowy: zdecydowana większość dopasowań jest jednoznaczna, niewielka część wymaga decyzji (płatność częściowa, różnica kursowa, podwójna transakcja). Zgodność z przepisami (3) odgrywa rolę, ponieważ uzgadnianie jest częścią rzetelnej administracji finansowej, z wymogami dotyczącymi kontrolowalności, które nie wynikają z samego połączenia, lecz ze sposobu, w jaki firma musi być w stanie rozliczyć się ze swojej księgowości. Kontakt z klientem (5), praca fizyczna (5) i kreatywność (5) nie mają tu zastosowania; to zadanie odbywa się całkowicie w systemach, a nie przy okienku czy w rozmowie.
Przykład: sklep internetowy otrzymuje za pośrednictwem dostawcy płatności setki płatności tygodniowo, każda z referencją transakcji, którą można odnaleźć w systemie księgowym. Przy aktywnym połączeniu i jasnych regułach dopasowywania (kwota plus referencja, lub kwota plus data plus nazwa klienta, gdy brakuje referencji) proces RPA może samodzielnie zakończyć większość tych dopasowań. To, co pozostaje, to lista wyjątków: odbiegające kwoty, brakujące referencje, podwójne księgowania. Tę listę pracownik zestawia z oryginalnymi dokumentami i ocenia, wydając zatwierdzenie lub odrzucenie, z uzasadnieniem. To jest forma, która tu pasuje: AI wykonuje dopasowywanie, człowiek sprawuje nadzór nad tym, co nie zgadza się samoistnie.
W innej firmie wygląda to inaczej. Bez aktywnego połączenia z dostawcą płatności lub przy płatnościach napływających za pośrednictwem osobnych arkuszy kalkulacyjnych brakuje struktury, na której opiera się dopasowywanie, a praca przesuwa się z powrotem w stronę ręcznego wyjaśniania. W firmie z dużą liczbą płatności częściowych, rabatów i not kredytowych zakres oceny wzrasta, a udział pracy możliwej do wykonania bez nadzoru maleje. Warunki brzegowe nie są więc dekoracyjne: bez połączenia i bez jasnych reguł dopasowywania to zadanie w dużej mierze pozostaje pracą ludzką, niezależnie od ambicji jej zautomatyzowania.
Uzgadnianie nie funkcjonuje w oderwaniu. Kto ma już w dużej mierze zautomatyzowane wystawianie i wysyłanie faktur sprzedaży, często zauważa, że dopasowywanie po drugiej stronie samo staje się prostsze, ponieważ referencje są bardziej spójne. To samo dotyczy strony zakupowej: księgowanie faktur zakupowych w systemie księgowym oraz pilnowanie terminów płatności faktur zakupowych dla terminowej zapłaty to podobne zadania dopasowywania z podobnymi osiami za i przeciw. Firmy, które przyglądają się tym zadaniom razem, często dostrzegają spójny obraz: praca ustrukturyzowana i wysokowolumenowa przesuwa się do systemów z nadzorem nad wyjątkami, podczas gdy praca z dużym zakresem oceny lub kontaktem z klientem, jak widać w tym, co AI może przejąć w gastronomii lub przy odbieraniu telefonów i przełączaniu rozmów, zmienia się wolniej. Również sporządzanie listy otwartych pozycji dla należności i zobowiązań opiera się na tej samej logice dopasowywania i tej samej zależności od czystych połączeń.
Nie jest to porada personalna ani powód do rewizji stanowisk. Czy i w jaki sposób organizacja rozdziela uwolnione godziny, to wybór samego pracodawcy; do decyzji dotyczących personelu mają zastosowanie odrębne wymogi prawne, niezależne od tego, co tu ustalono na temat zadania. To, co tu napisano, jest oceną pracy, a nie osób, które ją obecnie wykonują.
Czy uzgadnianie w Państwa firmie może przebiegać automatycznie w dużej czy tylko w niewielkiej części, zależy od połączenia, jakie Państwo mają z dostawcą płatności, oraz od tego, jak jednoznaczne są Państwa reguły dopasowywania. Bezpłatny quickscan, dwanaście pytań, bez konta, daje wskazanie, jaką część godzin w tym profilu AI może dziś przejąć. Pełny skan pracy, który rozkłada pracę Państwa firmy aż do poziomu zadań, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.