Częściowo. Sygnalizowanie, że termin przechowywania upłynął, oraz przygotowywanie dokumentów do zniszczenia lub anonimizacji, da się dobrze zautomatyzować. Ostateczna decyzja o faktycznym zniszczeniu pozostaje gdzieś przy człowieku, z podanym powodem, dlaczego tak powinno być.
Trzy osie determinują ten obraz: zgodność z przepisami (compliance), ustrukturyzowanie i wolumen.
Ustrukturyzowanie jest wysokie. Termin przechowywania to reguła: dokument typu X jest przechowywany Y lat, po czym następuje zniszczenie lub anonimizacja. To dokładnie ten rodzaj logiki, który system może zastosować bez interpretacji. Wolumen jest średni: nie każda firma ma codziennie tysiące dokumentów, które osiągają datę, ale to również nie jest zadanie incydentalne. Nieustannie płynie strumień dossier przekraczających termin.
Oś zgodności z przepisami jest tą, przy której się to przechyla. Wynosi ona 1, najmniej korzystnie z ośmiu osi, i to nie jest przypadek. Zniszczenie niewłaściwego dokumentu, za wcześnie lub za późno, jest nieodwracalne. Dossier klienta, które zniknie za wcześnie, podczas gdy trwa jeszcze spór prawny, to problem, którego nie da się rozwiązać korektą. Dossier, które zniknie za późno, może stanowić naruszenie RODO. Koszty błędów oceniane są więc również niżej: szkoda wynikająca z błędu nie jest marginalna, jest potencjalnie nieodwracalna.
Naprzeciw tego stoją ustrukturyzowanie, kontakt z klientem, fizyczność i kreatywność, które wszystkie oceniane są korzystnie dla automatyzacji. Nie jest potrzebna żadna czynność fizyczna, poza archiwami papierowymi, nie ma rozmowy z klientem i nie ma kreatywnej oceny per dossier. W swojej istocie to zastosowanie reguły do dużej ilości danych. To jest właśnie to, w czym oprogramowanie jest dobre, o ile sama reguła jest poprawna i przy ostatnim kroku towarzyszy człowiek.
Zarządca archiwum w średniej organizacji obsługuje system zarządzania dokumentami, w którym zbiegają się dossier personalne, faktury i umowy z klientami. Dla faktur obowiązuje ustawowy termin przechowywania siedmiu lat, dla dokumentacji rekrutacyjnej odrzuconych kandydatów cztery tygodnie, dla umów często okres trwania plus kilka lat. System z regułami per typ dokumentu może automatycznie sygnalizować, które dokumenty osiągają termin, i oznaczać je do działania. To zwalnia zarządcę archiwum z ręcznego przeszukiwania folderów pod kątem daty wygaśnięcia, co przy rosnącym archiwum jest zadaniem, które w innym przypadku zajmuje coraz więcej czasu.
Tego, czego system nie robi samodzielnie, to wciśnięcie przycisku. Przy ostatecznym zniszczeniu potrzebna jest kontrola czterech oczu: kto oznaczony dokument potwierdza, że dokument może faktycznie zostać usunięty, i ktoś inny, kto to sprawdza. Ten etap nie istnieje z powodu braku zaufania do technologii, ale ponieważ zniszczonego dossier nie da się odzyskać, gdyby polityka terminów przechowywania miała zrobić wyjątek, na przykład ze względu na trwający proces sądowy lub żądanie udzielenia informacji.
Technologia, która tu pasuje, to rpa: oprogramowanie, które według ustalonych reguł identyfikuje, oznacza i przygotowuje dokumenty. To działa, o ile istnieje ustalona polityka terminów przechowywania per typ dokumentu. Bez tej polityki żaden system nie ma punktu odniesienia, a ocena per dossier pozostaje pracą ludzką. Organizacje, które to już zautomatyzowały, zazwyczaj najpierw konsekwentnie ustaliły swoje terminy przechowywania per kategoria dokumentów, często w połączeniu z tym, jak archiwizują umowy i utrzymują je wyszukiwalnymi za pomocą systemu, który archiwizuje umowy i utrzymuje je wyszukiwalnymi. Kto tego jeszcze nie ma uporządkowanego, będzie musiał najpierw zrobić ten krok, zanim automatyzacja zniszczenia stanie się realistyczna.
W firmie z małym, przejrzystym archiwum i niewieloma typami dokumentów różnica między automatycznym a ręcznym jest ograniczona: zarządca archiwum i tak by to nadzorował. W organizacji z tysiącami dossier, wieloma typami dokumentów i różnymi terminami ręczna kontrola grzęźnie w wolumenie, a automatyczna sygnalizacja staje się bardziej wartościowa. Rolę odgrywa też sektor: w opiece zdrowotnej i sektorze finansowym obowiązują ściślejsze, a czasem odmienne terminy niż w innych branżach, co wymaga precyzyjniejszego zarządzania regułami. To łączy się z tym, jak kalendarz zgodności z terminami może być automatycznie prowadzony, gdzie obowiązuje ta sama logika ustalonych reguł i ludzkiej zgody.
Granica nie leży przy sygnalizowaniu, lecz przy podejmowaniu decyzji. Gdy dokument dotyczy wyjątku, trwającego spору, szczególnego statusu prawnego, potrzebne jest kształtowanie osądu, którego system reguł nie posiada. To ta sama granica, którą widać przy monitorowaniu przedłużeń umów i terminów wypowiedzenia, gdzie system sygnalizuje, a ocenia człowiek. Kto rozważa ten temat w ramach własnej organizacji, dobrze zrobi, jeśli spojrzy też na to, jak wpisuje się w to współdecydowanie pracowników, na przykład poprzez proces informowania rady zakładowej o zastosowaniu AI. Jeśli wprowadzenie takich systemów dotyka funkcji lub zadań pracowników, obowiązują wtedy własne wymogi ustawowe dotyczące współdecydowania i polityki personalnej, niezależnie od technicznego pytania, co system potrafi.
Odpowiedź na pytanie, czy to dotyczy Państwa organizacji, zależy od tego, ile typów dokumentów Państwo zarządzają, jak konsekwentnie już ustalona jest polityka terminów przechowywania, i ile dossier rocznie osiąga termin. To różni się znacznie w zależności od sektora; kto chce wiedzieć, jak ten rodzaj automatyzacji odnosi się do innych zadań operacyjnych, znajdzie szerszy obraz w przeglądzie tego, co AI może przejąć w sektorze transportowym, jako przykład tego, jak te same osie wypadają w innym kontekście.
Bezpłatny quickscan FTE TO AI składa się z dwunastu pytań, bez konta, i daje wskazanie, jaka część godzin w Państwa profilu jest dziś możliwa do przejęcia przez AI. Pełny werkscan, który przedstawia pracę firmy zadanie po zadaniu, jest wciąż w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.