Kto zarządza portfelem umów, zna to ryzyko: termin wypowiedzenia zostaje przeoczony, umowa przedłuża się automatycznie na niekorzystnych warunkach i nikt tego nie zauważył. Samo zadanie nie jest skomplikowane. To kwestia śledzenia danych: data początkowa, okres trwania, termin wypowiedzenia, reguła przedłużenia. Kiedy te dane są gdzieś ustrukturyzowane, sygnalizowanie, kiedy potrzebne jest działanie, jest właśnie tym rodzajem pracy, w którym AI dobrze się sprawdza. Pytanie nie brzmi, czy system może rozpoznać datę, ale czy dane leżące u podstaw są wiarygodne i jednoznacznie zapisane.
To zadanie osiąga wysoki wynik pod względem ustrukturyzowania: umowa ma datę zakończenia, termin wypowiedzenia i regułę przedłużenia, i w większości przypadków są one wyraźnie zapisane. Potrzeba niewiele fizycznych czynności, a do stwierdzenia, że zbliża się termin, nie jest potrzebna kreatywność. Agent może codziennie przeglądać system zarządzania umowami lub kalendarz, stosować reguły przedłużenia i na czas przekazywać sygnał osobie odpowiedzialnej. To dokładnie to, co dzieje się już dziś w firmach, które mają swoje dane o umowach w porządku: system sygnalizuje, kierownik umowy ocenia i decyduje.
Powód, dla którego nie jest to całkowite przejęcie, leży w trzech osiach, które tutaj mają decydujące znaczenie. Koszty błędu są wysokie: przeoczony termin wypowiedzenia może niezamierzenie przedłużyć umowę na lata, z konsekwencjami finansowymi znacznie wyższymi niż koszty samego monitorowania. Przeoczonego terminu nie da się po prostu naprawić, co sprawia, że automatyczna sygnalizacja bez kontroli jest ryzykowna. Poza tym, mimo struktury, wciąż potrzebna jest przestrzeń do oceny: czy to przedłużenie jest pożądane, czy trzeba negocjować, czy istnieje strategiczny powód, aby właśnie nie wypowiadać umowy? Tego rodzaju rozważania wykraczają poza to, na co zadanie oparte wyłącznie na datach może odpowiedzieć.
Kierownik umów zarządza setkami umów z dostawcami. W większości przypadków pytanie jest proste: czy umowa po prostu wygasa, czy trzeba coś zrobić? Agent sygnalizuje sześćdziesiąt dni przed terminem wypowiedzenia, że umowa z dostawcą przedłuża się automatycznie na obecnych warunkach. Przy rutynowej umowie z małym dostawcą to wystarczy: kierownik umowy potwierdza, a przedłużenie następuje albo zostaje odwołane. Przy dużym strategicznym dostawcy sytuacja wygląda inaczej. Tam przedłużenie może być właśnie momentem na negocjacje dotyczące ceny lub warunków, co wymaga oceny, której system nie jest w stanie wykonać. Sygnał jest w obu przypadkach taki sam; działania następcze nie.
Ta ocena zmienia się w zależności od jakości danych leżących u podstaw. Jeśli dane o umowach są rozproszone w e-mailach, plikach PDF i osobnych plikach Excel bez centralnego zapisu, to ustrukturyzowanie w praktyce jest dużo niższe niż na papierze i najpierw trzeba wprowadzić porządek, zanim agent będzie mógł tu coś przejąć. Jeśli natomiast portfel umów jest rzeczywiście ustrukturyzowany, z jasnymi regułami przedłużenia i ustaloną ścieżką eskalacji do osoby odpowiedzialnej, wtedy część, którą można przejąć, jest większa i bardziej wiarygodna. Znaczenie ma również charakter umów: organizacja z głównie standardowymi umowami z dostawcami ma inny profil ryzyka niż organizacja ze złożonymi, negocjowanymi umowami, gdzie przedłużenie zawsze wymaga merytorycznej oceny.
Aby to działało wiarygodnie, daty zakończenia i reguły przedłużenia muszą być jednoznacznie zapisane dla każdej umowy, a musi istnieć ścieżka eskalacji do osoby, która w końcu podejmuje decyzję. Bez tych dwóch warunków sygnalizacja jest niewiarygodna lub brakuje działań następczych w chwili, gdy to się liczy. Dotyczy to również szerszych obowiązków: kto monitoruje umowy, często musi również uwzględniać terminy przechowywania i moment, w którym dokumenty mogą zostać zniszczone, kalendarz zgodności, w którym centralnie śledzone są terminy, a czasem także sporządzanie kolejnych umów, co jest zadaniem, które wymaga innych rozważań niż monitorowanie istniejących umów. Kto opiera decyzje personalne na zwolnionej dzięki tej roli pojemności, powinien zresztą zdawać sobie sprawę, że obowiązują dla tego własne wymogi prawne; to nie jest wniosek, który wynika z obliczenia godzin.
Istotą tego zadania nie jest to, że AI decyduje, ale że AI sygnalizuje, a człowiek ocenia. To rozróżnienie jest właśnie tym, na czym w praktyce polega ludzki nadzór nad AI: nie każdy sygnał jest decyzją, a nie każda akceptacja jest tą samą pracą co sama ocena. W przypadku monitorowania umów oznacza to system, który zgłasza, oraz osobę odpowiedzialną, która z uzasadnieniem zatwierdza lub interweniuje.
Czy to oznacza dla Państwa organizacji, że dużą część monitorowania umów można zautomatyzować, zależy od tego, jak obecnie wygląda stan danych o umowach. Bezpłatny quickscan daje na to pierwszą wskazówkę: dwanaście pytań, bez konta, z oceną, jaką część godzin w tego rodzaju pracy AI może już dziś przejąć. Pełny werkscan, który oblicza to dla każdego zadania w Państwa własnej organizacji, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.