U velké části běžných objednávek: ano, ve formě automatizovaného zpracování s lidským dohledem nad výjimkami. U objednávek mimo standardní ujednání nebo nad určitou částku: ne, to zůstává lidskou prací s posouzením. Odpověď je tedy částečná, a to, jak velká část, silně závisí na tom, jak je nastaven váš nákupní proces.
Zadání objednávky na základě materiálové potřeby je ve své podstatě strukturovaný proces: existuje potřeba, existuje dodavatel, existují podmínky a existuje objednávkový formulář nebo API propojení. Tato strukturovanost dosahuje vysokého skóre (4 z 5), a to je přesně důvod, proč to software již desítky let částečně dělá prostřednictvím ERP propojení. Objem je rovněž vysoký (4 z 5): firmy s opakujícími se materiálovými toky zadávají stejný typ objednávky desítky až stovky krát měsíčně, s malými odchylkami v množství a časování. Opakování ve velkém měřítku je oblast, kde automatizace přináší návratnost nejrychleji.
Rozhodovací prostor je mírný (3 z 5). U stálého dodavatele za sjednaných podmínek je málo co rozhodovat: pravidla jsou pevně stanovena, systém doplní objednávku na základě výpočtu materiálové potřeby na objednávku a odešle ji. Rozhodovací prostor vzniká až při odchylkách: dodavatel, který nedodá, změna ceny, urgentní potřeba mimo běžný cyklus. Tam je potřeba nákupčí, který zváží, nikoli systém, který sleduje.
Tři osy tomu brání v úplném převedení na AI. Fyzické jednání (5 z 5, nepříznivé pro automatizaci) hraje menší roli než například u kontroly kvality fyzického produktu, ale objednávka musí odpovídat tomu, co je skutečně potřeba na provozu, a tato shoda se kontroluje jinde, nikoli samotnou objednávkou. Kreativita (5 z 5) se u rutinní objednávky prakticky neuplatňuje, což tuto úlohu naopak činí vhodnou pro automatizaci: není třeba nic vymýšlet, jen provést.
Compliance (4 z 5) je důvodem, proč dohled zůstává nutný. Objednávka je závazek jménem firmy. Při překročení schvalovacího limitu, u nového dodavatele nebo u odlišných platebních podmínek musí rozhodnutí podepsat člověk, s odůvodněním v případě zamítnutí. Náklady na chybu (3 z 5) jsou mírné: chybná objednávka stojí čas na opravu a může způsobit problém s dodávkou, ale většinou není nezvratná. To je jiné než u úloh, kde chyba přímo způsobí finanční nebo bezpečnostní škodu; tam bývá osa nákladů na chybu obvykle vyšší a dohled zůstává striktnější.
Kontakt s klientem (4 z 5) se zde uplatňuje, protože dodavatel je přijímající strana: objednávka, která je technicky správná, ale narušuje vztah s dodavatelem, je stále problém. U opakovaného kontaktu se stálými dodavateli za sjednaných podmínek je toto riziko omezené; u jednorázových nebo vyjednávaných nákupů je situace jiná.
Technologie, která se sem hodí, je RPA (robotic process automation): software, který sestaví objednávku na základě materiálové potřeby, přiřadí ji ke správnému dodavateli a podmínkám z nákupního systému a odešle ji bez ručního zadávání. To funguje za dvou podmínek. Za prvé, stálá ujednání s dodavateli: pokud jsou podmínky, ceny a dodací lhůty již stanoveny, není o čem jednat a systém může pokračovat. Za druhé, schvalovací limit pro velké objednávky: vše pod tímto limitem probíhá automaticky, vše nad ním čeká na souhlas nákupčího. Nejde o technické omezení, ale o vědomě zabudovanou zarážku, podobně jako u monitorování spotřeby energie a užitkových služeb v lokalitě, které probíhá automaticky, dokud výsledek nespadne mimo normu a nemusí se na něj podívat člověk.
U firmy se sto stálými položkami a třemi stálými dodavateli lze automatizovat většinu objednávacího cyklu; nákupčí kontroluje především výjimky. U firmy, která u každé objednávky hledá nové dodavatele, vyjednává ceny nebo sjednává zákaznické podmínky, se rovnováha posouvá zpět k lidské práci, protože právě rozhodovací prostor a kontakt s klientem se pak stávají jádrem úlohy, nikoli výjimkou. Rozhodující je také míra integrace ERP: bez propojených systémů je málo co automatizovat, bez ohledu na to, jak strukturovaný je proces na papíře.
Co se nyní mění, není to, že by nákupčí byli nahrazeni, ale to, že se jejich čas přesouvá od zadávání dat k posuzování: méně ručního zadávání objednávek, více vážení výjimek a péče o vztahy s dodavateli. Tento vzorec není jedinečný pro nákup. I u řízení přístupu na pozemek a do budovy se práce přesouvá od výkonu k dohledu nad odchylkami, jakmile je proces dostatečně strukturovaný a opakovatelný. Do jaké míry je tento posun ve vaší firmě již proveden a kde ne, závisí na nastavení vašich systémů a ujednání, nikoli na obecném trendu.
Zda, a v jaké míře, je tato úloha ve vaší vlastní organizaci vhodná k převzetí, závisí na konkrétním nastavení vašeho nákupního procesu a systémů. Připravujeme kompletní pracovní scan, který toto zmapuje do detailu; ten je ještě ve vývoji. Předběžně je k dispozici bezplatný rychlý scan o dvanácti otázkách, bez nutnosti účtu, který poskytuje indikaci toho, jakou část hodin v pracovním profilu, jako je tento, lze dnes převzít pomocí AI.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.