Suure osa regulaarsete tellimuste puhul: jah, automatiseeritud töötlemise kujul, kus erandite üle teostatakse inimlikku järelevalvet. Tellimuste puhul, mis jäävad väljapoole fikseeritud kokkuleppeid või ületavad teatud summa: ei, see jääb inimtööks, mis eeldab hindamist. Vastus on seega osaline ning see, milline osa, sõltub suuresti sellest, kuidas teie ostuprotsess on üles ehitatud.
Ostutellimuse esitamine materjalivajaduse alusel on oma olemuselt struktureeritud protsess: on olemas vajadus, on olemas tarnija, on olemas tingimused ning on olemas tellimisvorm või API-liides. See struktureeritus saab kõrge hinnangu (4 punkti 5-st) ja just seepärast on tarkvara seda juba aastakümneid osaliselt teinud ERP-liideste kaudu. Ka maht on suur (4 punkti 5-st): korduvate materjalivoogudega ettevõtted esitavad sama tüüpi tellimust kümneid või sadu kordi kuus, väikeste erinevustega koguses ja ajastuses. Suuremahuline kordumine on valdkond, kus automatiseerimine annab kõige kiiremini tulu.
Otsustusruum on mõõdukas (3 punkti 5-st). Fikseeritud tarnija puhul, kellega on kokku lepitud tingimused, ei ole palju otsustada: reeglid on paigas, süsteem täidab tellimuse tellimuspõhise materjalivajaduse arvutuse alusel ja saadab selle välja. Otsustusruum tekib alles kõrvalekallete korral: tarnija, kes ei tarni, hinnamuutus, kiirvajadus, mis jääb väljapoole tavapärast tsüklit. Sellisel juhul on vaja ostuspetsialisti, kes kaalub olukorda, mitte süsteemi, mis lihtsalt järgib reegleid.
Kolm telge takistavad täielikku üleandmist AI-le. Füüsiline tegevus (5 punkti 5-st, automatiseerimise seisukohast ebasoodne) mängib väiksemat rolli kui näiteks füüsilise toote kvaliteedikontrolli puhul, kuid tellimus peab siiski vastama sellele, mida tootmispõrandal tegelikult vaja on, ning see vastavus kontrollitakse mujal, mitte tellimuse enda kaudu. Loovus (5 punkti 5-st) ei mängi rutiinse tellimuse puhul peaaegu mingit rolli, mis teebki selle ülesande automatiseerimiseks sobivaks: siin ei ole palju välja mõelda, vaid ainult ellu viia.
Vastavus (compliance, 4 punkti 5-st) on põhjus, miks järelevalve jääb vajalikuks. Ostutellimus on ettevõtte nimel võetud kohustus. Kui ületatakse heakskiidupiir, tegemist on uue tarnijaga või erinevate maksetingimustega, peab otsuse allkirjastama inimene, tagasilükkamise korral koos põhjendusega. Veakulud (3 punkti 5-st) on mõõdukad: vale tellimus võtab parandamiseks aega ja võib põhjustada tarneprobleemi, kuid enamasti ei ole see pöördumatu. See erineb ülesannetest, kus viga põhjustab otsest rahalist kahju või ohutusriski; seal on veakulude telg üldiselt kõrgem ja järelevalve rangem.
Kliendisuhtlus (4 punkti 5-st) mängib siin rolli, kuna tarnija on vastuvõttev osapool: tellimus, mis on tehniliselt korrektne, kuid kahjustab tarnijasuhet, on ikkagi probleem. Korduvsuhtluse puhul fikseeritud tarnijatega, kellega on kokku lepitud tingimused, on see risk piiratud; ühekordse või läbiräägitud hanke puhul on olukord teistsugune.
Siia sobiv tehnoloogia on RPA (robotic process automation): tarkvara, mis koostab tellimuse materjalivajaduse alusel, sobitab selle ostusüsteemis oleva õige tarnija ja tingimustega ning saadab selle välja ilma käsitsi sisestamiseta. See toimib kahe raamtingimuse täitmisel. Esiteks, fikseeritud tarnijakokkulepped: kui tingimused, hinnad ja tarnetähtajad on juba paika pandud, ei ole midagi läbi rääkida ja süsteem saab jätkata. Teiseks, heakskiidupiir suurte tellimuste jaoks: kõik, mis jääb alla selle piiri, kulgeb automaatselt, kõik, mis ületab seda, ootab ostuspetsialisti nõusolekut. See ei ole tehniline piirang, vaid teadlikult sisse ehitatud peatuspunkt, sarnaselt sellega, kuidas asukoha energia- ja kommunaalkulude jälgimine toimub automaatselt seni, kuni tulemus jääb normist väljapoole ja inimene peab sekkuma.
Ettevõttes, millel on sada fikseeritud artiklit ja kolm fikseeritud tarnijat, saab suurema osa tellimustsüklist automatiseerida; ostuspetsialist kontrollib peamiselt erandeid. Ettevõttes, mis otsib iga tellimuse jaoks uusi tarnijaid, räägib hindu läbi või lepib kokku eritingimustes, nihkub tasakaal tagasi inimtöö suunas, kuna just otsustusruum ja kliendisuhtlus muutuvad siis ülesande tuumaks, mitte erandiks. Määrav on ka ERP-integratsiooni tase: ilma ühendatud süsteemideta on automatiseerida vähe, olenemata sellest, kui struktureeritud protsess paberil tundub.
See, mis praegu muutub, ei ole see, et ostuspetsialistid asendatakse, vaid see, et nende aeg nihkub sisestustööst hindamistöö poole: vähem tellimuste käsitsi sisestamist, rohkem erandite kaalumist ja tarnijasuhete hoidmist. See muster ei ole ainuomane ostufunktsioonile. Ka territooriumi ja hoone juurdepääsuhalduse puhul nihkub töö täitmiselt kõrvalekallete järelevalvele, niipea kui protsess on piisavalt struktureeritud ja korratav. Kas ja kui kaugele see nihe on teie ettevõttes juba jõudnud, sõltub teie süsteemide ja kokkulepete ülesehitusest, mitte üldisest suundumusest.
Kas ja millises ulatuses see ülesanne teie enda organisatsioonis ülevõtmiseks sobib, sõltub teie ostuprotsessi ja süsteemide konkreetsest ülesehitusest. Me ehitame täieõiguslikku töö-skaneerimist, mis kaardistab selle üksikasjalikult; see on veel väljatöötamisel. Seni on saadaval tasuta kaheteistkümne küsimusega kiirtest, ilma kontota, mis annab suunava hinnangu sellele, milline osa sellise tööprofiili tundidest on täna AI abil üle võetav.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.