Za velik dio redovnih narudžbi: da, u obliku automatizirane obrade uz ljudski nadzor nad iznimkama. Za narudžbe izvan utvrđenih dogovora ili iznad određenog iznosa: ne, to ostaje ljudski posao koji zahtijeva prosudbu. Odgovor je dakle djelomičan, a koji dio ovisi u velikoj mjeri o tome kako je uređen vaš proces nabave.
Izrada narudžbenice na temelju potrebe za materijalom u svojoj je srži strukturiran proces: postoji potreba, postoji dobavljač, postoje uvjeti, i postoji obrazac za narudžbu ili API-vezu. Ta strukturiranost ocjenjuje se visoko (4 od 5), i upravo je zato softver ovo već desetljećima djelomično obavlja putem ERP-veza. Obujam je jednako visok (4 od 5): tvrtke s ponavljajućim materijalnim tokovima postavljaju istu vrstu narudžbe desetke ili stotine puta mjesečno, uz male varijacije u količini i vremenu. Ponavljanje na velikoj razini područje je gdje automatizacija najbrže donosi rezultat.
Prostor za prosudbu je umjeren (3 od 5). Kod stalnog dobavljača uz dogovorene uvjete malo je toga za odlučivati: pravila su unaprijed utvrđena, sustav popunjava narudžbu na temelju izračuna potrebe za materijalom po narudžbi i šalje je. Prostor za prosudbu nastaje tek kod odstupanja: dobavljač koji ne isporučuje, promjena cijene, hitna potreba koja izlazi izvan uobičajenog ciklusa. Tu je potreban nabavljač koji odvaguje situaciju, a ne sustav koji samo slijedi pravila.
Tri osi to sprječavaju da postane potpuno prebacivanje zadatka na AI. Fizičko djelovanje (5 od 5, nepovoljno za automatizaciju) igra manju ulogu nego, primjerice, kod kontrole kvalitete fizičkog proizvoda, no narudžba se ipak mora poklapati s onim što je stvarno potrebno na terenu, a ta se usklađenost provjerava negdje drugdje, ne samom narudžbom. Kreativnost (5 od 5) gotovo da nije prisutna kod rutinske narudžbe, što taj zadatak upravo čini prikladnim za automatizaciju: malo je toga za smisliti, samo za izvršiti.
Usklađenost s propisima (4 od 5) razlog je zbog kojeg nadzor ostaje potreban. Narudžbenica je obveza u ime tvrtke. Kod prekoračenja praga odobrenja, kod novog dobavljača, ili kod odstupajućih uvjeta plaćanja, čovjek mora potpisati odluku, uz obrazloženje u slučaju odbijanja. Troškovi pogreške (3 od 5) su umjereni: pogrešna narudžba iziskuje vrijeme za ispravak i može uzrokovati problem u isporuci, no obično nije nepovratna. To se razlikuje od zadataka kod kojih pogreška izravno uzrokuje financijsku ili sigurnosnu štetu; tamo je os troškova pogreške obično viša, a nadzor ostaje strožim.
Kontakt s klijentom (4 od 5) ovdje igra ulogu jer je dobavljač strana koja prima narudžbu: narudžba koja je tehnički ispravna, ali narušava odnos s dobavljačem, i dalje je problem. Kod ponavljajućeg kontakta sa stalnim dobavljačima uz dogovorene uvjete taj je rizik ograničen; kod jednokratne ili pregovarane nabave situacija je drugačija.
Tehnologija koja ovdje odgovara jest RPA (robotic process automation): softver koji sastavlja narudžbu na temelju potrebe za materijalom, uspoređuje je s pravim dobavljačem i uvjetima iz sustava nabave, te je šalje bez ručnog unosa. To funkcionira pod dva okvirna uvjeta. Prvo, stalni dogovori s dobavljačima: ako su uvjeti, cijene i rokovi isporuke već utvrđeni, nema se o čemu pregovarati i sustav može nastaviti dalje. Drugo, prag odobrenja za velike narudžbe: sve ispod tog praga ide automatski, sve iznad njega čeka na suglasnost nabavljača. To nije tehničko ograničenje, već svjesno ugrađena stanka, slično kao što praćenje potrošnje energije i komunalnih usluga na lokaciji teče automatski sve dok rezultat ne izađe izvan norme, nakon čega mora pogledati čovjek.
Kod tvrtke sa stotinu stalnih artikala i tri stalna dobavljača velik se dio ciklusa naručivanja može automatizirati; nabavljač uglavnom kontrolira iznimke. Kod tvrtke koja za svaku narudžbu traži nove dobavljače, pregovara o cijenama ili dogovara prilagođene uvjete, ravnoteža se pomiče natrag prema ljudskom radu, jer upravo prostor za prosudbu i kontakt s klijentom tada postaju srž zadatka, a ne iznimka. Odlučujuća je i razina ERP-integracije: bez povezanih sustava malo se toga može automatizirati, bez obzira koliko je proces strukturiran na papiru.
Ono što se sada mijenja nije da se nabavljači zamjenjuju, već da se njihovo vrijeme pomiče s unosa podataka na prosudbu: manje ručnog unošenja narudžbi, više odvaguavanja iznimki i održavanja odnosa s dobavljačima. Taj obrazac nije jedinstven za nabavu. I kod upravljanja pristupom terenu i objektu posao se pomiče s izvršavanja na nadzor nad odstupanjima, čim je proces dovoljno strukturiran i ponovljiv. Koliko je taj pomak već proveden u vašoj tvrtki, a koliko nije, ovisi o uređenju vaših sustava i dogovora, a ne o općem trendu.
Hoće li, i u kojoj mjeri, ovaj zadatak u vašoj vlastitoj organizaciji doći u obzir za preuzimanje, ovisi o konkretnom uređenju vašeg procesa nabave i sustava. Radimo na potpunom radnom skeniranju koje to detaljno prikazuje; ono je još u razvoju. U očekivanju toga dostupan je besplatni brzi test od dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, koji daje naznaku o tome koji se dio sati u ovakvom radnom profilu danas može prepustiti AI-u.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.