Για μεγάλο μέρος των τακτικών παραγγελιών: ναι, με τη μορφή αυτοματοποιημένης επεξεργασίας με ανθρώπινη εποπτεία στις εξαιρέσεις. Για παραγγελίες εκτός των πάγιων συμφωνιών ή πάνω από ένα ορισμένο ποσό: όχι, αυτό παραμένει ανθρώπινη εργασία με αξιολόγηση. Η απάντηση είναι, επομένως, εν μέρει, και το ποιο μέρος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πώς είναι διαμορφωμένη η διαδικασία προμηθειών σας.
Η τοποθέτηση παραγγελίας αγοράς με βάση την ανάγκη υλικών είναι στον πυρήνα της μια δομημένη διαδικασία: υπάρχει μια ανάγκη, υπάρχει ένας προμηθευτής, υπάρχουν όροι, και υπάρχει ένα έντυπο παραγγελίας ή σύνδεση API. Αυτή η δομή σκοράρει υψηλά (4 στα 5), και αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο το λογισμικό κάνει εν μέρει αυτή τη δουλειά εδώ και δεκαετίες μέσω συνδέσεων ERP. Ο όγκος είναι επίσης υψηλός (4 στα 5): εταιρείες με επαναλαμβανόμενες ροές υλικών τοποθετούν το ίδιο είδος παραγγελίας δεκάδες ή εκατοντάδες φορές τον μήνα, με μικρές παραλλαγές στην ποσότητα και τον χρόνο. Η επανάληψη σε κλίμακα είναι ο τομέας όπου η αυτοματοποίηση αποδίδει ταχύτερα.
Το περιθώριο κρίσης είναι μέτριο (3 στα 5). Σε περίπτωση σταθερού προμηθευτή με συμφωνημένους όρους, υπάρχει λίγο περιθώριο απόφασης: οι κανόνες είναι καθορισμένοι, το σύστημα συμπληρώνει την παραγγελία με βάση τον υπολογισμό της ανάγκης υλικών ανά παραγγελία και την αποστέλλει. Το περιθώριο κρίσης προκύπτει μόνο σε περιπτώσεις απόκλισης: έναν προμηθευτή που δεν παραδίδει, μια αλλαγή τιμής, μια επείγουσα ανάγκη που πέφτει εκτός του κανονικού κύκλου. Εκεί χρειάζεται ένας αγοραστής που ζυγίζει, όχι ένα σύστημα που ακολουθεί.
Τρεις άξονες εμποδίζουν την πλήρη μεταβίβαση στην AI. Η φυσική δραστηριότητα (5 στα 5, δυσμενής για αυτοματοποίηση) παίζει μικρότερο ρόλο απ' ό,τι, για παράδειγμα, στον έλεγχο ποιότητας σε ένα φυσικό προϊόν, αλλά η παραγγελία πρέπει πράγματι να ανταποκρίνεται σε ό,τι χρειάζεται πραγματικά στο εργοστάσιο, και αυτή η αντιστοίχιση ελέγχεται αλλού, όχι από την ίδια την παραγγελία. Η δημιουργικότητα (5 στα 5) σχεδόν δεν εμπλέκεται σε μια τακτική παραγγελία, κάτι που καθιστά το έργο ακριβώς κατάλληλο για αυτοματοποίηση: υπάρχει λίγο να επινοηθεί, μόνο να εκτελεστεί.
Η συμμόρφωση (4 στα 5) είναι ο λόγος για τον οποίο η εποπτεία παραμένει απαραίτητη. Μια παραγγελία αγοράς είναι μια δέσμευση εξ ονόματος της εταιρείας. Σε περίπτωση υπέρβασης ενός ορίου έγκρισης, σε περίπτωση νέου προμηθευτή, ή σε περίπτωση αποκλινόντων όρων πληρωμής, ένας άνθρωπος πρέπει να υπογράψει για την απόφαση, με αιτιολογία σε περίπτωση απόρριψης. Το κόστος σφάλματος (3 στα 5) είναι μέτριο: μια λανθασμένη παραγγελία κοστίζει χρόνο για να διορθωθεί και μπορεί να προκαλέσει πρόβλημα παράδοσης, αλλά συνήθως δεν είναι μη αναστρέψιμη. Αυτό διαφέρει από έργα όπου ένα σφάλμα προκαλεί άμεση οικονομική ζημία ή ζημία ασφαλείας· εκεί ο άξονας κόστους σφάλματος είναι συνήθως υψηλότερος και η εποπτεία παραμένει αυστηρότερη.
Η επαφή με τον πελάτη (4 στα 5) παίζει ρόλο εδώ επειδή ο προμηθευτής είναι το μέρος που λαμβάνει: μια παραγγελία που είναι τεχνικά σωστή αλλά διαταράσσει τη σχέση με τον προμηθευτή, παραμένει πρόβλημα. Στην περίπτωση επαναλαμβανόμενης επαφής με πάγιους προμηθευτές με συμφωνημένους όρους, αυτός ο κίνδυνος είναι περιορισμένος· στην περίπτωση εφάπαξ ή διαπραγματευμένων προμηθειών, αυτό είναι διαφορετικό.
Η τεχνολογία που ταιριάζει εδώ είναι το RPA (robotic process automation): λογισμικό που συνθέτει την παραγγελία με βάση την ανάγκη υλικών, την αντιστοιχίζει με τον σωστό προμηθευτή και τους όρους από το σύστημα προμηθειών, και την αποστέλλει χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή. Αυτό λειτουργεί υπό δύο οριακές συνθήκες. Πρώτον, πάγιες συμφωνίες προμηθευτών: αν οι όροι, οι τιμές και οι χρόνοι παράδοσης έχουν ήδη καθοριστεί, δεν υπάρχει τίποτα να διαπραγματευτεί και το σύστημα μπορεί να προχωρήσει. Δεύτερον, ένα όριο έγκρισης για μεγάλες παραγγελίες: όλα κάτω από αυτό το όριο προχωρούν αυτόματα, όλα πάνω από αυτό περιμένουν την έγκριση ενός αγοραστή. Αυτό δεν είναι τεχνικός περιορισμός αλλά μια συνειδητά ενσωματωμένη παύση, παρόμοια με τον τρόπο που η παρακολούθηση της κατανάλωσης ενέργειας και κοινής ωφέλειας σε μια τοποθεσία λειτουργεί αυτόματα μέχρι ένα αποτέλεσμα να πέσει εκτός του κανόνα και να χρειαστεί να το δει ένας άνθρωπος.
Σε μια εταιρεία με εκατό πάγια είδη και τρεις πάγιους προμηθευτές, το μεγαλύτερο μέρος του κύκλου παραγγελιών μπορεί να αυτοματοποιηθεί· ο αγοραστής ελέγχει κυρίως τις εξαιρέσεις. Σε μια εταιρεία που αναζητά νέους προμηθευτές ανά παραγγελία, διαπραγματεύεται τιμές ή συμφωνεί όρους κατά παραγγελία, η ισορροπία μετατοπίζεται πίσω προς την ανθρώπινη εργασία, επειδή τότε ακριβώς το περιθώριο κρίσης και η επαφή με τον πελάτη γίνονται ο πυρήνας του έργου αντί για την εξαίρεση. Επίσης καθοριστικός είναι ο βαθμός ενσωμάτωσης του ERP: χωρίς συνδεδεμένα συστήματα, υπάρχει λίγο να αυτοματοποιηθεί, ανεξάρτητα από το πόσο δομημένη είναι η διαδικασία στα χαρτιά.
Αυτό που αλλάζει τώρα δεν είναι ότι οι αγοραστές αντικαθίστανται, αλλά ότι ο χρόνος τους μετατοπίζεται από εργασία εισαγωγής σε εργασία αξιολόγησης: λιγότερες παραγγελίες πληκτρολογούνται χειροκίνητα, περισσότερες εξαιρέσεις ζυγίζονται και σχέσεις με προμηθευτές διατηρούνται. Αυτό το μοτίβο δεν είναι μοναδικό για τις προμήθειες. Και στη διαχείριση πρόσβασης χώρου και κτιρίου, η εργασία μετατοπίζεται από την εκτέλεση στην εποπτεία αποκλίσεων, μόλις μια διαδικασία γίνει αρκετά δομημένη και επαναλήψιμη. Το πού η μετατόπιση για την εταιρεία σας έχει ήδη προχωρήσει πολύ και πού όχι, εξαρτάται από τη διαμόρφωση των συστημάτων και των συμφωνιών σας, όχι από μια γενική τάση.
Το αν, και σε ποιο βαθμό, αυτό το έργο στον δικό σας οργανισμό είναι κατάλληλο για ανάληψη, εξαρτάται από τη συγκεκριμένη διαμόρφωση της διαδικασίας προμηθειών και των συστημάτων σας. Κατασκευάζουμε μια πλήρη σάρωση εργασίας που θα το χαρτογραφήσει αυτό λεπτομερώς· αυτή βρίσκεται ακόμη υπό ανάπτυξη. Εν αναμονή αυτού, υπάρχει ένα δωρεάν γρήγορο τεστ δώδεκα ερωτήσεων, χωρίς λογαριασμό, που δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε ένα εργασιακό προφίλ όπως αυτό μπορεί να αναληφθεί σήμερα από την AI.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.