Pre veľkú časť pravidelných objednávok: áno, vo forme automatizovaného spracovania s ľudským dohľadom nad výjimkami. Pre objednávky mimo pevných dohôd alebo nad určitú sumu: nie, to zostáva prácou ľudí s posudzovaním. Odpoveď je teda čiastočná, a to, aká časť, silne závisí od toho, ako je nastavený váš nákupný proces.
Zadanie objednávky na základe materiálovej potreby je v jadre štruktúrovaný proces: existuje potreba, existuje dodávateľ, existujú podmienky a existuje objednávkový formulár alebo API prepojenie. Táto štruktúrovanosť dosahuje vysoké skóre (4 z 5), a presne to je dôvod, prečo to softvér už desiatky rokov čiastočne robí prostredníctvom ERP prepojení. Objem je rovnako vysoký (4 z 5): firmy s opakujúcimi sa materiálovými toky zadávajú rovnaký typ objednávky desiatky alebo stovky krát za mesiac, s malými odchýlkami v množstve a časovaní. Opakovanie v rozsahu je oblasť, kde automatizácia prináša najrýchlejší výnos.
Priestor na úsudok je stredný (3 z 5). Pri stálom dodávateľovi za dohodnutých podmienok je málo čo rozhodovať: pravidlá sú stanovené, systém doplní objednávku na základe výpočtu materiálovej potreby na objednávku a odošle ju. Priestor na úsudok vzniká až pri odchýlkach: dodávateľ, ktorý nedodá, zmena ceny, urgentná potreba mimo bežného cyklu. Tam je potrebný nákupca, ktorý zváži, nie systém, ktorý sleduje.
Tri osi bránia úplnému prevzatiu AI. Fyzické konanie (5 z 5, nepriaznivé pre automatizáciu) hrá menšiu úlohu než napríklad pri kontrole kvality fyzického produktu, ale objednávka musí zodpovedať tomu, čo je skutočne potrebné na výrobnej ploche, a táto zhoda sa kontroluje inde, nie samotnou objednávkou. Kreativita (5 z 5) sa pri rutinnej objednávke takmer neuplatňuje, čo úlohu robí vhodnou na automatizáciu: nie je čo vymýšľať, iba vykonávať.
Compliance (4 z 5) je dôvod, prečo je dohľad stále potrebný. Objednávka je záväzok v mene firmy. Pri prekročení schvaľovacieho limitu, pri novom dodávateľovi alebo pri odlišných platobných podmienkach musí za rozhodnutie podpísať človek, s dôvodom pri zamietnutí. Náklady na chybu (3 z 5) sú stredné: nesprávna objednávka stojí čas na nápravu a môže spôsobiť problém s dodávkou, ale zvyčajne nie je nezvratná. To je odlišné od úloh, kde chyba spôsobí priamu finančnú alebo bezpečnostnú škodu; tam je os nákladov na chybu spravidla vyššia a dohľad zostáva striktnejší.
Kontakt s klientom (4 z 5) tu hrá rolu, pretože dodávateľ je prijímajúcou stranou: objednávka, ktorá je technicky správna, ale narúša vzťah s dodávateľom, je stále problém. Pri opakovanom kontakte so stálymi dodávateľmi za dohodnutých podmienok je toto riziko obmedzené; pri jednorazovom alebo vyjednávanom nákupe je to inak.
Technológia, ktorá sa sem hodí, je RPA (robotic process automation): softvér, ktorý zostaví objednávku na základe materiálovej potreby, spáruje ju so správnym dodávateľom a podmienkami z nákupného systému a odošle ju bez manuálneho zadávania. To funguje za dvoch podmienok. Za prvé, pevné dodávateľské dohody: ak sú podmienky, ceny a dodacie lehoty už stanovené, nie je čo vyjednávať a systém môže pokračovať. Za druhé, schvaľovací limit pre veľké objednávky: všetko pod týmto limitom prebieha automaticky, všetko nad ním čaká na súhlas nákupcu. To nie je technické obmedzenie, ale vedome zabudovaná zastávka, podobne ako pri monitorovaní spotreby energie a služieb na lokalite, ktoré prebieha automaticky, kým sa výsledok neodchýli od normy a nevyžaduje pohľad človeka.
Vo firme so sto stálymi artiklami a troma stálymi dodávateľmi je väčšinu objednávkového cyklu možné automatizovať; nákupca kontroluje najmä výnimky. Vo firme, ktorá pri každej objednávke hľadá nových dodávateľov, vyjednáva ceny alebo dohaduje individuálne podmienky, sa rovnováha posúva späť k práci ľudí, pretože práve priestor na úsudok a kontakt s klientom sa vtedy stávajú jadrom úlohy, nie výnimkou. Rozhodujúca je aj miera ERP integrácie: bez prepojených systémov je málo čo automatizovať, bez ohľadu na to, aký štruktúrovaný je proces na papieri.
Čo sa teraz mení, nie je to, že by nákupcov nahrádzali, ale to, že sa ich čas posúva od zadávania k posudzovaniu: menej ručného zadávania objednávok, viac váženia výnimiek a udržiavania vzťahov s dodávateľmi. Tento vzor nie je jedinečný len pre nákup. Aj pri správe prístupu na areál a do budovy sa práca posúva od vykonávania k dohľadu nad odchýlkami, hneď ako je proces dostatočne štruktúrovaný a opakovateľný. Do akej miery je tento posun vo vašej firme už zavedený a kde nie, závisí od nastavenia vašich systémov a dohôd, nie od všeobecného trendu.
Či a v akej miere je táto úloha vo vašej vlastnej organizácii vhodná na prevzatie, závisí od konkrétneho nastavenia vášho nákupného procesu a systémov. Pripravujeme kompletný pracovný sken, ktorý to podrobne zmapuje; ten je ešte vo vývoji. Ako predbežný krok je k dispozícii bezplatný rýchly sken s dvanástimi otázkami, bez potreby účtu, ktorý poskytuje orientačný odhad toho, akú časť hodín v takomto pracovnom profile je dnes možné prenechať AI.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.