A rendszeres megrendelések nagy részénél: igen, automatizált feldolgozás formájában, kivételek esetén emberi felügyelettel. A rögzített megállapodásokon kívüli vagy egy bizonyos összeg feletti megrendeléseknél: nem, ez emberi munka és mérlegelés kérdése marad. A válasz tehát részleges, és az, hogy melyik rész, nagymértékben függ attól, hogyan van felépítve a beszerzési folyamata.
A beszerzési megrendelés leadása materiálszükséglet alapján alapvetően strukturált folyamat: van egy igény, van egy beszállító, vannak feltételek, és van egy megrendelőlap vagy API-kapcsolat. Ez a strukturáltság magas pontszámot ér (4 az 5-ből), és pontosan ezért végzi ezt a szoftver már évtizedek óta részben ERP-kapcsolatokon keresztül. A volumen ugyancsak magas (4 az 5-ből): az ismétlődő materiálárammal dolgozó vállalatok havonta több tíz vagy több száz alkalommal adnak le ugyanolyan típusú megrendelést, kis eltérésekkel a mennyiségben és az időzítésben. A nagy léptékű ismétlődés az a terület, ahol az automatizálás a leggyorsabban megtérül.
A mérlegelési tér közepes (3 az 5-ből). Egy rögzített feltételekkel dolgozó fix beszállító esetén kevés a döntendő kérdés: a szabályok adottak, a rendszer a materiálszükséglet megrendelésenkénti kiszámítása alapján összeállítja a megrendelést, és elküldi. Mérlegelési tér csak eltérések esetén keletkezik: egy beszállító, aki nem szállít, egy árváltozás, egy sürgős igény, amely a normál cikluson kívül esik. Ilyenkor egy beszerzőre van szükség, aki mérlegel, nem egy rendszerre, amely csak követ.
Három tengely akadályozza meg, hogy ez teljes mértékben az AI-ra kerüljön át. A fizikai cselekvés (5 az 5-ből, kedvezőtlen az automatizálásra) itt kisebb szerepet játszik, mint például egy fizikai termék minőségellenőrzésénél, de a megrendelésnek mégis illeszkednie kell ahhoz, amire a gyakorlatban tényleg szükség van, és ezt az illeszkedést máshol ellenőrzik, nem a megrendelés maga. A kreativitás (5 az 5-ből) egy rutinmegrendelésnél alig kerül szóba, ami éppen alkalmassá teszi a feladatot az automatizálásra: itt kevés a kitalálni való, csak végrehajtani kell.
A megfelelőség (compliance, 4 az 5-ből) az oka annak, hogy felügyeletre továbbra is szükség van. Egy beszerzési megrendelés a vállalat nevében vállalt kötelezettség. Egy jóváhagyási küszöb túllépésekor, egy új beszállító esetén, vagy eltérő fizetési feltételeknél egy embernek kell jóváhagynia a döntést, elutasítás esetén indoklással. A hibaköltségek (3 az 5-ből) közepesek: egy hibás megrendelés helyreállítása időt vesz igénybe, és szállítási problémát okozhat, de általában nem visszafordíthatatlan. Ez eltér azoktól a feladatoktól, ahol egy hiba közvetlen pénzügyi vagy biztonsági kárt okoz; ott a hibaköltség-tengely jellemzően magasabb, és a felügyelet szigorúbb marad.
Az ügyfélkapcsolat (4 az 5-ből) itt is szerepet játszik, mivel a beszállító a fogadó fél: egy technikailag helyes megrendelés, amely mégis megzavarja a beszállítói kapcsolatot, továbbra is problémát jelent. Rögzített feltételekkel dolgozó fix beszállítókkal való ismétlődő kapcsolat esetén ez a kockázat korlátozott; egyszeri vagy tárgyalt beszerzés esetén ez másképp áll.
Az ide illő technológia az RPA (robotic process automation): olyan szoftver, amely a materiálszükséglet alapján összeállítja a megrendelést, összepárosítja azt a megfelelő beszállítóval és a beszerzési rendszerből származó feltételekkel, és elküldi kézi beavatkozás nélkül. Ez két peremfeltétel mellett működik. Először is: rögzített beszállítói megállapodások – ha a feltételek, árak és szállítási határidők már meg vannak határozva, nincs mit tárgyalni, és a rendszer folytathatja. Másodszor: jóváhagyási küszöb a nagyobb megrendeléseknél – minden, ami e küszöb alatt van, automatikusan megy, minden, ami felette, egy beszerző jóváhagyására vár. Ez nem technikai korlát, hanem tudatosan beépített leállás, hasonlóan ahhoz, ahogyan a telephely energia- és közműfelhasználásának megfigyelése automatikusan zajlik, amíg egy eredmény a normán kívülre nem esik, és emberi ellenőrzés nem szükséges.
Egy olyan vállalatnál, amelynek száz fix cikke és három fix beszállítója van, a megrendelési ciklus nagy része automatizálható; a beszerző elsősorban a kivételeket ellenőrzi. Egy olyan vállalatnál, amely megrendelésenként új beszállítókat keres, árat tárgyal vagy egyedi feltételeket köt ki, a mérleg visszatolódik az emberi munka felé, mert pontosan a mérlegelési tér és az ügyfélkapcsolat válik ilyenkor a feladat lényegi részévé, nem a kivétellé. Az ERP-integráció mértéke is meghatározó: összekapcsolt rendszerek nélkül kevés automatizálható, függetlenül attól, hogy a folyamat papíron mennyire strukturált.
Ami most változik, nem az, hogy a beszerzőket leváltják, hanem hogy az idejük az adatbevitelről a mérlegelés felé mozdul el: kevesebb megrendelést gépelnek be kézzel, több kivételt mérlegelnek, és több figyelmet fordítanak a beszállítói kapcsolatok fenntartására. Ez a mintázat nem egyedi a beszerzésre nézve. A telephely és épület beléptetésének kezelésénél is a munka a végrehajtásról az eltérések felügyeletére mozdul el, amint egy folyamat elég strukturált és ismétlődő. Hogy vállalatánál ez az elmozdulás mennyire van már előrehaladva, és hol nincs, az a rendszerei és megállapodásai felépítésétől függ, nem egy általános trendtől.
Hogy ez a feladat az Ön saját szervezetében milyen mértékben jöhet szóba átvételre, az beszerzési folyamatának és rendszereinek konkrét felépítésétől függ. Egy teljes munkascan-en dolgozunk, amely ezt részletesen feltérképezi; ez még fejlesztés alatt áll. Ezt megelőzően elérhető egy ingyenes, tizenkét kérdésből álló gyorsteszt, fiók nélkül, amely jelzést ad arról, hogy egy ehhez hasonló munkaprofil óráinak mekkora része vehető át ma az AI által.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.