Für einen großen Teil der regulären Bestellungen: ja, in Form von automatisierter Verarbeitung mit menschlicher Aufsicht bei Ausnahmen. Für Bestellungen außerhalb der festen Vereinbarungen oder über einem bestimmten Betrag: nein, das bleibt Handarbeit mit Beurteilung. Die Antwort lautet also teilweise, und welcher Teil das ist, hängt stark davon ab, wie Ihr Einkaufsprozess eingerichtet ist.
Eine Bestellung auf Basis des Materialbedarfs aufzugeben, ist im Kern ein strukturierter Prozess: Es gibt einen Bedarf, es gibt einen Lieferanten, es gibt Konditionen, und es gibt ein Bestellformular oder eine API-Anbindung. Diese Strukturiertheit erreicht einen hohen Wert (4 von 5), und genau deshalb übernimmt Software das seit Jahrzehnten teilweise über ERP-Anbindungen. Das Volumen ist ebenfalls hoch (4 von 5): Unternehmen mit wiederkehrenden Materialströmen geben dieselbe Art von Bestellung dutzende oder hunderte Male pro Monat auf, mit kleinen Abweichungen bei Menge und Timing. Wiederholung im großen Maßstab ist der Bereich, in dem Automatisierung am schnellsten Ertrag bringt.
Der Beurteilungsspielraum ist moderat (3 von 5). Bei einem festen Lieferanten zu vereinbarten Konditionen gibt es wenig zu entscheiden: Die Regeln liegen fest, das System füllt die Bestellung anhand der Berechnung des Materialbedarfs pro Auftrag aus und versendet sie. Beurteilungsspielraum entsteht erst bei Abweichungen: ein Lieferant, der nicht liefert, eine Preisänderung, ein Eilbedarf, der außerhalb des normalen Zyklus liegt. Dort ist ein Einkäufer nötig, der abwägt, kein System, das folgt.
Drei Achsen verhindern eine vollständige Übertragung an KI. Physisches Handeln (5 von 5, ungünstig für Automatisierung) spielt eine kleinere Rolle als beispielsweise bei der Qualitätskontrolle an einem physischen Produkt, aber die Bestellung muss dennoch zu dem passen, was tatsächlich auf dem Boden benötigt wird, und diese Abstimmung wird anderswo geprüft, nicht durch die Bestellung selbst. Kreativität (5 von 5) spielt bei einer Routinebestellung kaum eine Rolle, was die Aufgabe gerade geeignet macht für Automatisierung: Es gibt wenig zu erfinden, nur auszuführen.
Compliance (4 von 5) ist der Grund, warum Aufsicht nötig bleibt. Eine Bestellung ist eine Verpflichtung im Namen des Unternehmens. Bei Überschreitung einer Genehmigungsschwelle, bei einem neuen Lieferanten oder bei abweichenden Zahlungskonditionen muss ein Mensch die Entscheidung unterzeichnen, mit einer Begründung bei Ablehnung. Fehlerkosten (3 von 5) sind moderat: Eine falsche Bestellung kostet Zeit zur Korrektur und kann ein Lieferproblem verursachen, ist aber meist nicht unumkehrbar. Das unterscheidet sich von Aufgaben, bei denen ein Fehler direkt finanziellen oder sicherheitsrelevanten Schaden verursacht; dort liegt die Fehlerkostenachse in der Regel höher und bleibt die Aufsicht strenger.
Kundenkontakt (4 von 5) spielt hier eine Rolle, weil der Lieferant die empfangende Partei ist: Eine Bestellung, die technisch korrekt ist, aber die Lieferantenbeziehung stört, ist immer noch ein Problem. Bei wiederholtem Kontakt mit festen Lieferanten zu vereinbarten Konditionen ist dieses Risiko begrenzt; bei einmaligem oder verhandeltem Einkauf liegt das anders.
Die hier passende Technologie ist RPA (robotic process automation): Software, die die Bestellung auf Basis des Materialbedarfs zusammenstellt, sie mit dem richtigen Lieferanten und den Konditionen aus dem Einkaufssystem abgleicht und ohne manuelle Eingabe versendet. Das funktioniert unter zwei Rahmenbedingungen. Erstens feste Lieferantenvereinbarungen: Wenn Konditionen, Preise und Lieferfristen bereits festgelegt sind, gibt es nichts zu verhandeln, und das System kann fortfahren. Zweitens eine Genehmigungsschwelle für große Bestellungen: Alles unter dieser Schwelle läuft automatisch, alles darüber wartet auf die Zustimmung eines Einkäufers. Das ist keine technische Einschränkung, sondern ein bewusst eingebauter Halt, vergleichbar damit, wie das Monitoring von Energie- und Versorgungsverbrauch an einem Standort automatisch läuft, bis ein Ergebnis außerhalb der Norm liegt und ein Mensch hinschauen muss.
Bei einem Unternehmen mit hundert festen Artikeln und drei festen Lieferanten lässt sich der Großteil des Bestellzyklus automatisieren; der Einkäufer kontrolliert vor allem Ausnahmen. Bei einem Unternehmen, das pro Bestellung neue Lieferanten sucht, Preise verhandelt oder maßgeschneiderte Konditionen vereinbart, verschiebt sich die Balance zurück zur Handarbeit, weil gerade der Beurteilungsspielraum und der Kundenkontakt dann den Kern der Aufgabe bilden statt die Ausnahme. Auch der Grad der ERP-Integration ist entscheidend: Ohne verknüpfte Systeme lässt sich wenig automatisieren, unabhängig davon, wie strukturiert der Prozess auf dem Papier ist.
Was sich jetzt ändert, ist nicht, dass Einkäufer ersetzt werden, sondern dass sich ihre Zeit von Eingabearbeit zu Beurteilungsarbeit verschiebt: weniger Bestellungen manuell eintippen, mehr Ausnahmen abwägen und Lieferantenbeziehungen pflegen. Dieses Muster ist nicht einzigartig für den Einkauf. Auch bei der Zugangsverwaltung von Gelände und Gebäude verschiebt sich Arbeit von Ausführung zu Aufsicht über Abweichungen, sobald ein Prozess strukturiert und wiederholbar genug ist. Wie weit diese Verschiebung in Ihrem Unternehmen bereits vollzogen ist und wo nicht, hängt von der Einrichtung Ihrer Systeme und Vereinbarungen ab, nicht von einem allgemeinen Trend.
Ob und in welchem Maße diese Aufgabe in Ihrer eigenen Organisation für eine Übernahme infrage kommt, hängt von der spezifischen Einrichtung Ihres Einkaufsprozesses und Ihrer Systeme ab. Wir bauen an einem vollständigen Arbeitsscan, der das im Detail abbildet; dieser befindet sich noch in der Entwicklung. Vorab gibt es einen kostenlosen Quickscan mit zwölf Fragen, ohne Konto, der einen Hinweis darauf gibt, welcher Teil der Stunden in einem Arbeitsprofil wie diesem heute von KI übernommen werden kann.
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