Suuren osan säännönmukaisista tilauksista: kyllä, automatisoidun käsittelyn muodossa, jossa poikkeamia valvotaan ihmisen toimesta. Kiinteiden sopimusten ulkopuolisten tilausten tai tiettyä summaa ylittävien tilausten osalta: ei, se pysyy ihmistyönä, joka vaatii arviointia. Vastaus on siis osittainen, ja se, mikä osa, riippuu vahvasti siitä, miten ostoprosessinne on järjestetty.
Ostotilauksen tekeminen materiaalitarpeen perusteella on ytimeltään rakenteinen prosessi: on tarve, on toimittaja, on ehdot, ja on tilauslomake tai API-liitäntä. Tämä rakenteisuus saa korkean pisteytyksen (4/5), ja juuri siksi ohjelmistot ovat vuosikymmenten ajan hoitaneet tätä osittain ERP-liitäntöjen kautta. Volyymi on myös korkea (4/5): yrityksissä, joilla on toistuvia materiaalivirtoja, samantyyppinen tilaus tehdään kymmeniä tai satoja kertoja kuukaudessa, pienin vaihteluin määrässä ja ajoituksessa. Toisto suuressa mittakaavassa on alue, jossa automatisointi tuottaa nopeimmin tuloksia.
Harkintavara on kohtalainen (3/5). Vakiotoimittajan kohdalla sovituilla ehdoilla ei ole paljon päätettävää: säännöt on määritelty valmiiksi, järjestelmä täydentää tilauksen materiaalitarpeen laskennan per tilaus perusteella ja lähettää sen. Harkintavaraa syntyy vasta poikkeamien kohdalla: toimittaja, joka ei toimita, hinnanmuutos, tai kiiretarve, joka jää normaalin kierron ulkopuolelle. Siihen tarvitaan ostaja, joka punnitsee asiaa, ei järjestelmä, joka seuraa.
Kolme ulottuvuutta estävät täydellisen siirtymisen AI:lle. Fyysinen toiminta (5/5, epäedullinen automatisoinnille) näyttelee pienempää roolia kuin esimerkiksi fyysisen tuotteen laadunvalvonnassa, mutta tilauksen on kuitenkin vastattava sitä, mitä tuotannossa todella tarvitaan, ja tätä vastaavuutta valvotaan muualla, ei tilauksen itsensä kautta. Luovuus (5/5) ei juuri liity rutiinitilaukseen, mikä tekee tehtävästä nimenomaan sopivan automatisoinnille: ei ole paljon keksittävää, vain toteutettavaa.
Vaatimustenmukaisuus (4/5) on syy, minkä takia valvonta pysyy tarpeellisena. Ostotilaus on sitoumus yrityksen puolesta. Hyväksyntärajan ylittyessä, uuden toimittajan kohdalla tai poikkeavien maksuehtojen yhteydessä ihmisen on allekirjoitettava päätös, ja hylätessä syy on ilmoitettava. Virhekustannukset (3/5) ovat kohtalaiset: virheellisen tilauksen korjaaminen vaatii aikaa ja voi aiheuttaa toimitusongelman, mutta se ei useinkaan ole peruuttamaton. Tämä poikkeaa tehtävistä, joissa virhe aiheuttaa suoraan taloudellista tai turvallisuuteen liittyvää vahinkoa; niissä virhekustannusulottuvuus on tavallisesti korkeampi ja valvonta pysyy tiukempana.
Asiakaskontakti (4/5) on tässä merkityksellinen, koska toimittaja on vastaanottava osapuoli: tilaus, joka on teknisesti oikein mutta häiritsee toimittajasuhdetta, on silti ongelma. Toistuvassa kontaktissa vakiotoimittajien kanssa sovituilla ehdoilla tämä riski on rajallinen; kertaluonteisessa tai neuvotellussa hankinnassa tilanne on toinen.
Tähän soveltuva teknologia on RPA (robotic process automation): ohjelmisto, joka kokoaa tilauksen materiaalitarpeen perusteella, täsmäyttää sen oikean toimittajan ja ostojärjestelmästä saatujen ehtojen kanssa, ja lähettää sen ilman manuaalista syöttöä. Tämä toimii kahden reunaehdon puitteissa. Ensiksi kiinteät toimittajasopimukset: jos ehdot, hinnat ja toimitusajat on jo vahvistettu, ei ole mitään neuvoteltavaa ja järjestelmä voi jatkaa. Toiseksi hyväksyntäraja suurille tilauksille: kaikki tämän rajan alapuolella menee automaattisesti, kaikki sen yläpuolella odottaa ostajan hyväksyntää. Tämä ei ole tekninen rajoitus vaan tarkoituksella sisäänrakennettu pysäytys, verrattavissa siihen, miten sijainnin energian- ja hyödykekulutuksen seuranta kulkee automaattisesti kunnes tulos poikkeaa normista ja ihmisen on tarkistettava se.
Yrityksessä, jolla on sata vakiotuotetta ja kolme vakiotoimittajaa, suurin osa tilauskierrosta on automatisoitavissa; ostaja tarkistaa lähinnä poikkeamat. Yrityksessä, joka etsii uusia toimittajia per tilaus, neuvottelee hintoja tai sopii räätälöidyistä ehdoista, tasapaino siirtyy takaisin ihmistyön puolelle, koska juuri harkintavara ja asiakaskontakti muodostuvat silloin tehtävän ytimeksi poikkeuksen sijaan. Myös ERP-integraation aste on ratkaiseva: yhdistettyjen järjestelmien puuttuessa automatisoitavaa on vähän, riippumatta siitä, kuinka rakenteinen prosessi on paperilla.
Se, mikä nyt muuttuu, ei ole se, että ostajat korvataan, vaan se, että heidän aikansa siirtyy syöttötyöstä arviointityöhön: vähemmän tilausten käsinsyöttöä, enemmän poikkeamien punnitsemista ja toimittajasuhteiden ylläpitoa. Tämä kuvio ei ole ainutlaatuinen hankinnalle. Myös alueen ja rakennuksen kulunvalvonnassa työ siirtyy toteutuksesta poikkeamien valvontaan, kun prosessi on riittävän rakenteinen ja toistettava. Se, missä määrin tämä muutos on jo edennyt teidän yrityksessänne ja missä ei, riippuu järjestelmienne ja sopimustenne rakenteesta, ei yleisestä trendistä.
Se, tuleeko tämä tehtävä ja missä määrin kyseeseen omassa organisaatiossanne AI:n hoidettavaksi, riippuu ostoprosessinne ja järjestelmienne tarkasta rakenteesta. Rakennamme täyttä työskannausta, joka kartoittaa tämän yksityiskohtaisesti; se on vielä kehitteillä. Sitä odotellessa on käytettävissä ilmainen pikaskannaus, joka koostuu kahdestatoista kysymyksestä ja ei vaadi tiliä, ja joka antaa viitteen siitä, kuinka suuri osa tämänkaltaisen työprofiilin tunneista on AI:n hoidettavissa tänä päivänä.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.