Pentru o mare parte din comenzile obișnuite: da, sub forma unei procesări automatizate cu supraveghere umană pentru excepții. Pentru comenzile care ies din acordurile fixe sau depășesc o anumită sumă: nu, aceasta rămâne muncă umană cu evaluare. Răspunsul este așadar parțial, iar partea respectivă depinde în mare măsură de modul în care este organizat procesul dumneavoastră de achiziții.
Plasarea unei comenzi de achiziție pe baza necesarului de materiale este, în esență, un proces structurat: există o necesitate, există un furnizor, există condiții, și există un formular de comandă sau o conexiune API. Acest grad de structurare obține un scor ridicat (4 din 5), și tocmai de aceea software-ul face deja parțial acest lucru de zeci de ani prin conexiuni ERP. Volumul este de asemenea ridicat (4 din 5): companiile cu fluxuri recurente de materiale plasează același tip de comandă de zeci sau sute de ori pe lună, cu variații mici în cantitate și moment. Repetiția la scară este domeniul în care automatizarea aduce cel mai rapid randament.
Marja de decizie este moderată (3 din 5). La un furnizor fix, în condiții convenite, este puțin de decis: regulile sunt fixate, sistemul completează comanda pe baza calculului necesarului de materiale per comandă și o trimite. Marja de decizie apare abia la abateri: un furnizor care nu livrează, o modificare de preț, o necesitate urgentă care nu se încadrează în ciclul normal. Acolo este nevoie de un achizitor care cântărește, nu de un sistem care urmează.
Trei axe împiedică acest lucru să devină o transferare completă către AI. Acțiunea fizică (5 din 5, nefavorabilă pentru automatizare) joacă un rol mai mic decât, de exemplu, la controlul calității unui produs fizic, dar comanda trebuie totuși să corespundă cu ceea ce este într-adevăr necesar pe hala de producție, iar această corespondență este verificată în altă parte, nu de comanda în sine. Creativitatea (5 din 5) este aproape absentă la o comandă de rutină, ceea ce face tocmai ca sarcina să fie potrivită pentru automatizare: este puțin de inventat, doar de executat.
Conformitatea (4 din 5) este motivul pentru care supravegherea rămâne necesară. O comandă de achiziție este un angajament în numele companiei. La depășirea unui prag de aprobare, la un furnizor nou sau la condiții de plată neobișnuite, un om trebuie să semneze pentru decizie, cu un motiv în caz de respingere. Costurile erorilor (3 din 5) sunt moderate: o comandă greșită costă timp pentru a fi corectată și poate provoca o problemă de livrare, dar de obicei nu este ireversibilă. Aceasta este diferit față de sarcinile în care o eroare provoacă direct daune financiare sau de siguranță; acolo axa costurilor erorilor este de regulă mai ridicată, iar supravegherea rămâne mai strictă.
Contactul cu clienții (4 din 5) intervine aici deoarece furnizorul este partea care primește: o comandă corectă din punct de vedere tehnic, dar care perturbă relația cu furnizorul, rămâne o problemă. La contactul repetat cu furnizori fixi, în condiții convenite, acest risc este limitat; la achizițiile unice sau negociate, situația este diferită.
Tehnologia potrivită aici este RPA (robotic process automation): software care întocmește comanda pe baza necesarului de materiale, o corelează cu furnizorul și condițiile corecte din sistemul de achiziții și o trimite fără introducere manuală. Acest lucru funcționează în două condiții. În primul rând, acorduri fixe cu furnizorii: dacă condițiile, prețurile și termenele de livrare sunt deja stabilite, nu mai este nimic de negociat, iar sistemul poate continua. În al doilea rând, un prag de aprobare pentru comenzile mari: tot ce se află sub acest prag se procesează automat, tot ce se află deasupra așteaptă aprobarea unui achizitor. Aceasta nu este o limitare tehnică, ci o oprire introdusă în mod deliberat, comparabilă cu modul în care monitorizarea consumului de energie și utilități la o locație funcționează automat până când un rezultat depășește norma și este necesară intervenția unui om.
La o companie cu o sută de articole fixe și trei furnizori fixi, cea mai mare parte a ciclului de comandă poate fi automatizată; achizitorul verifică în principal excepțiile. La o companie care caută furnizori noi pentru fiecare comandă, negociază prețuri sau stabilește condiții personalizate, echilibrul se deplasează înapoi spre munca umană, deoarece tocmai marja de decizie și contactul cu clienții devin atunci nucleul sarcinii, în loc de excepție. Gradul de integrare ERP este de asemenea determinant: fără sisteme conectate, este puțin de automatizat, indiferent cât de structurat este procesul pe hârtie.
Ceea ce se schimbă acum nu este faptul că achizitorii sunt înlocuiți, ci că timpul lor se mută de la munca de introducere de date către munca de evaluare: mai puține comenzi introduse manual, mai multă cântărire a excepțiilor și menținerea relațiilor cu furnizorii. Acest tipar nu este unic pentru achiziții. Și la gestionarea accesului la teren și clădire, munca se deplasează de la execuție către supravegherea abaterilor, de îndată ce un proces este suficient de structurat și repetabil. Măsura în care această schimbare este deja avansată în compania dumneavoastră depinde de organizarea sistemelor și acordurilor dumneavoastră, nu de o tendință generală.
Dacă și în ce măsură această sarcină este eligibilă pentru preluare în organizația dumneavoastră depinde de organizarea specifică a procesului dumneavoastră de achiziții și a sistemelor. Construim un scan de lucru complet care cartografiază acest lucru în detaliu; acesta este încă în dezvoltare. În așteptarea acestuia, există un quickscan gratuit de douăsprezece întrebări, fără cont, care oferă o indicație privind ce parte din orele dintr-un profil de muncă precum acesta poate fi preluată astăzi de AI.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.