Joka hallinnoi sopimussalkkua, tunnistaa riskin: irtisanomisaika unohtuu, sopimus jatkuu automaattisesti epäedullisin ehdoin, eikä kukaan huomannut sitä. Itse tehtävä ei ole monimutkainen. Kyse on tiedon ylläpitämisestä: alkamispäivä, sopimuskausi, irtisanomisaika, jatkumissääntö. Kun tämä tieto on jäsennellysti tallennettuna, sen havaitseminen milloin toimenpide on tarpeen on juuri sellaista työtä, jossa AI on hyvä. Kysymys ei ole siitä, osaako järjestelmä tunnistaa päivämäärän, vaan siitä, onko taustalla oleva tieto luotettavasti ja yksiselitteisesti tallennettu.
Tehtävä saa korkean pisteen jäsentyneisyydestä: sopimuksella on päättymispäivä, irtisanomisaika ja jatkumissääntö, ja ne on useimmissa tapauksissa nimenomaisesti kirjattu. Fyysistä toimintaa tarvitaan vähän, eikä luovuutta tarvita sen määrittämiseksi, että määräaika lähestyy. Agentti voi käydä sopimushallintajärjestelmän tai kalenterin läpi päivittäin, soveltaa jatkumissääntöjä ja antaa ajoissa signaalin vastuulliselle henkilölle. Juuri näin toimitaan tänään yrityksissä, joilla sopimustiedot ovat kunnossa: järjestelmä ilmoittaa, sopimuspäällikkö arvioi ja päättää.
Syy siihen, ettei tämä ole täydellinen siirto, löytyy kolmesta akselista, jotka ratkaisevat tässä tapauksessa. Virhekustannukset ovat korkeat: unohdettu irtisanomisaika voi jatkaa sopimusta vuosiksi tahattomasti, taloudellisin seurauksin, jotka ylittävät kaukana valvonnan omat kustannukset. Unohdettua määräaikaa ei voi zomaar korjata, ja se tekee automaattisesta ilmoittamisesta valvonnan puuttuessa riskialttiin. Jäsentyneisyydestä huolimatta tarvitaan silti harkintavaraa: onko tämä jatkuminen toivottavaa, pitääkö neuvotella, onko strateginen syy nimenomaan olla irtisanomatta? Tällaiset punninnat jäävät sen ulkopuolelle, mihin puhtaasti päivämääriin perustuva tehtävä voi vastata.
Sopimuspäällikkö hallinnoi satoja toimittajasopimuksia. Useimmissa tapauksissa kysymys on yksinkertainen: jatkuuko sopimus ilman toimenpiteitä, vai pitääkö tehdä jotain? Agentti ilmoittaa kuusikymmentä päivää ennen irtisanomisaikaa, että toimittajan kanssa tehty sopimus jatkuu automaattisesti nykyisin ehdoin. Rutiiniluonteisen sopimuksen kohdalla pienen toimittajan kanssa tämä riittää: sopimuspäällikkö vahvistaa, ja jatkuminen etenee tai peruutetaan. Suuren strategisen toimittajan kohdalla tilanne on toinen. Siellä jatkuminen voi olla juuri se hetki neuvotella hinnasta tai ehdoista, ja se vaatii arviointia, jota järjestelmä ei voi tehdä. Signaali on molemmissa tapauksissa sama; seuranta ei.
Tämä arvio muuttuu taustalla olevan tiedon laadun mukaan. Jos sopimustiedot ovat hajallaan sähköposteissa, PDF-tiedostoissa ja erillisissä Excel-tiedostoissa keskitetyn tallennuksen puuttuessa, jäsentyneisyys on käytännössä paljon alempi kuin paperilla, ja järjestystä on saatava aikaan ennen kuin agentti voi tässä ottaa jotain hoitaakseen. Jos sopimussalkku on sen sijaan jäsennellysti tallennettu, selkeiden jatkumissääntöjen ja vakiintuneen eskalaatiopolun kanssa vastuulliselle henkilölle, siirrettävä osuus on suurempi ja luotettavampi. Myös sopimusten luonne vaikuttaa: organisaatio, jolla on pääasiassa vakiotoimittajasopimuksia, on erilaisessa riskiprofiilissa kuin organisaatio, jolla on monimutkaisia, neuvoteltuja sopimuksia, joissa jatkuminen vaatii aina sisällöllisen arvioinnin.
Jotta tämä toimisi luotettavasti, päättymispäivät ja jatkumissäännöt on kirjattava yksiselitteisesti sopimuskohtaisesti, ja on oltava eskalaatiopolku sille, joka viime kädessä päättää. Näiden kahden edellytyksen puuttuessa ilmoittaminen on epäluotettavaa tai seuranta puuttuu juuri sillä hetkellä, kun se merkitsee. Tämä koskettaa myös laajempia velvoitteita: joka valvoo sopimuksia, ottaa usein huomioon myös säilytysajat ja hetken, jolloin asiakirjat saa hävittää, compliance-kalenterin, jossa määräaikoja seurataan keskitetysti, ja joskus itse jatkosopimusten laatimisen, tehtävän, joka poikkeaa olemassa olevien sopimusten valvonnasta. Joka perustaa henkilöstöpäätöksiä tässä roolissa vapautuvaan kapasiteettiin, on hyvä huomata, että siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia; se ei ole päätelmä, joka seuraa suoraan tuntilaskelmasta.
Tämän tehtävän ydin ei ole se, että AI päättää, vaan että AI ilmoittaa ja ihminen arvioi. Juuri tämä ero on se, mihin ihmisen tekemä valvonta AI:n käytössä käytännössä perustuu: ei jokainen signaali ole päätös, eikä jokainen hyväksyminen ole samaa työtä kuin itse arviointi. Sopimusvalvonnassa se tarkoittaa järjestelmää, joka ilmoittaa, ja vastuuhenkilöä, joka hyväksyy perustellusti tai puuttuu asiaan.
Se, tarkoittaako tämä teidän organisaatiollenne, että suuri osa sopimusvalvonnasta on automatisoitavissa, riippuu siitä, missä kunnossa sopimustietonne nyt ovat. Ilmainen pikatesti antaa siihen ensimmäisen käsityksen: kaksitoista kysymystä, ei tiliä vaadita, ja arvio siitä, kuinka suuri osa tämän kaltaisen työn tunneista on AI:n siirrettävissä tänään. Täydellinen työanalyysi, joka laskee tämän tehtäväkohtaisesti omassa organisaatiossanne, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.