Ostolaskujen kirjaaminen on yksi useimmin mainituista kandidaateista, kun puhutaan tekoälystä ja kirjanpidosta. Lasku saapuu, summat pitää siirtää kirjanpitojärjestelmään, arvonlisäveron pitää täsmätä ja siihen pitää liittää pääkirjatili. Vastaus kysymykseen, ottaako tekoäly tämän haltuunsa, ei ole yksinkertainen kyllä tai ei. Se on suurelta osin kyllä, mutta osaan tapauksista liittyy vahva varaus.
Kolme ulottuvuutta ratkaisee tässä asian: rakenteisuus, volyymi ja virhekustannukset.
Ostolasku on rakenteinen asiakirja. Siinä on toimittaja, laskunumero, summa, arvonlisäveroprosentti ja yleensä kuvaus toimitetusta tavarasta tai palvelusta. Se on juuri sellaista syötettä, jossa dokumenttien tunnistus toimii hyvin: kuva muunnetaan kentiksi, kentät yhdistetään pääkirjatiliin. Tukkukaupassa, jossa laskuja on satoja viikossa, tuo volyymi on myös syy, miksi automatisointi kannattaa tässä. Samojen kenttien manuaalinen näppäily satoja kertoja on juuri sellaista toistuvaa työtä, jonka tekoäly osaa jo tänään.
Virhekustannukset ovat keskitasoa: väärin kirjattu lasku on ikävä ja vie aikaa korjata, mutta se ei johda välittömästi ensiluokan taloudelliseen tai juridiseen riskiin. Tämä tekee siitä tehtävän, jossa automatisointi jälkikäteisellä tarkastuksella on hyväksyttävä lähestymistapa, sen sijaan että tehtävä vaatisi määritelmällisesti ihmisen etukäteen.
Harkintatila on pieni, ja juuri siinä kohtaa käännytään "tekoäly tekee tämän" -tilasta "tekoäly tekee tämän valvonnan alaisena" -tilaan. Vakiotoimittajan vakiolaskussa on vähän epäselvää: summa, arvonlisävero ja pääkirjatili noudattavat kaavaa, joka on jo toistunut satoja kertoja. Uuden toimittajan laskussa, jossa on epätavallinen kuvaus tai hyvitys, joka ei suoraan täsmää aiempaan laskuun, pitää tehdä valinta, joka ei seuraa suoraan asiakirjasta itsestään. Silloin kirjanpitäjä tai hallinnollinen työntekijä hyväksyy tai hylkää sen perustellusti.
Säännöstenmukaisuus vaikuttaa samalla tavalla. Arvonlisäverokirjaukset ovat osa yrityksen verotuksellista vastuunalaisuutta, ja niissä tehdyillä virheillä on erilainen vaikutus kuin virheellä sisäisessä raportoinnissa. Tämä ei ole syy jättää tehtävää automatisoimatta, mutta se on syy antaa vastuuhenkilön vahvistaa tekoälyn tulos vakiokäytäntönä, varsinkin käyttöönoton alkuvaiheessa.
Kiinteistöpalveluyritys vastaanottaa kuukausittain useita satoja laskuja vakiintuneelta toimittajajoukolta: siivousaineet, huolto, catering. Tälle virralle kirjaaminen on tänä päivänä suurelta osin kuvan tunnistamista ja yhdistämistä olemassa olevaan pääkirjakaavioon. Hallinnollinen työ siirtyy näppäilystä tarkastamiseen: joku käy poikkeukset läpi, loput etenevät sellaisenaan.
Rakennusyrityksessä, jossa on vaihtuvia aliurakoitsijoita, projektikohtaisia laskuja ja säännöllisesti poikkeavia sopimuksia toimeksiannoittain, tilanne on toinen. Siellä standardikaavan ulkopuolelle jäävien laskujen osuus on suurempi, ja siten myös harkintaa vaativan työn osuus on suurempi kuin tunnistusta vaativan työn osuus. Sama prosessi, eri lopputulos, pelkästään siksi, että taustalla oleva laskuvirta on vähemmän toistuvaa.
Kahden asian pitää olla kunnossa, ennen kuin tämä toimii käytännössä. Ensinnäkin laskukenttien luotettava tunnistus: jos dokumenttien tunnistus lukee summat tai arvonlisäverokoodit väärin, ongelma vain siirtyy näppäilystä korjaamiseen. Toiseksi yhteys yrityksen omaan pääkirjakaavioon: jokainen yritys kirjaa eri tavalla, ja tuon yhteyden pitää sopia yrityksen omaan jaotteluun, ei yleiseen kaavioon.
Tämä ei ole henkilöstöneuvo eikä argumentti kirjanpito-osaston supistamisen puolesta. Tämä on kuvaus siitä, mikä osa työstä on tänä päivänä tehtävissä tekoälyllä ja valvonnalla, ja mikä osa vaatii edelleen harkintaa. Se, mitä yritys tekee vapautuneella kapasiteetilla, on yrityksen oma asia. Henkilöstöä koskevissa päätöksissä pätevät niitä koskevat omat lakisääteiset vaatimukset, riippumatta siitä, mitä tässä on kuvattu.
Laskujen kirjaaminen on harvoin erillinen tehtävä. Tämän tehtävän automatisoija päätyy väistämättä vierekkäisiin prosesseihin: eräpäivien seurantaan, jotta laskut maksetaan ajallaan, myyntilaskujen laatimiseen ja lähettämiseen kirjanpidon toisella puolella sekä tiliotteiden lukemiseen ja täsmäyttämiseen avoimien erien kanssa. Laajemman kuvan avoimien erien hallinnasta löytää myynti- ja ostoreskontran avoimien erien listan analyysistä.
Kysymykseen, ottaako tekoäly ostolaskujen kirjaamisen haltuunsa, on vastattu edellä: suurelta osin kyllä, ihmisen valvonnalla poikkeuksissa ja verotuksellisesti herkissä kirjauksissa. Päteekö tämä myös oman laskuvirtanne kohdalla, riippuu siitä, kuinka suuri osa siitä on vakiomuotoista ja kuinka suuri osa poikkeaa siitä.
Maksuton pikatesti antaa siitä ensimmäisen käsityksen: kaksitoista kysymystä, ilman käyttäjätiliä, tuloksena arvio siitä, kuinka suuren osan profiilinne tunneista tekoäly voisi tänä päivänä ottaa haltuunsa. Koko yrityksen työn tehtävä tehtävältä henkilötyövuosikapasiteetiksi laskeva täydellinen työanalyysi on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.