Osittain. Sen havaitseminen, että säilytysaika on umpeutunut, ja asiakirjojen valmistelu hävitystä tai anonymisointia varten, on hyvin automatisoitavissa. Lopullinen päätös tosiasiallisesta hävittämisestä jää jollekin ihmiselle, syyn kanssa, miksi näin kuuluu olla.
Kolme akselia määrittää kuvan: vaatimustenmukaisuus, jäsentyneisyys ja volyymi.
Jäsentyneisyys on korkea. Säilytysaika on sääntö: asiakirjatyyppi X säilytetään Y vuotta, sen jälkeen seuraa hävittäminen tai anonymisointi. Se on juuri sitä logiikkaa, jota järjestelmä voi soveltaa tulkinnatta. Volyymi on keskitasoa: ei jokaisella yrityksellä ole päivittäin tuhansia asiakirjoja, jotka saavuttavat päivämäärän, mutta se ei ole myöskään satunnainen tehtävä. Jatkuvasti kulkee virtaa dossieoita säilytysajan läpi.
Vaatimustenmukaisuusakseli on se, missä käännekohta tapahtuu. Se saa arvon 1, epäedullisimman kahdeksasta akselista, ja se ei ole sattumaa. Väärän asiakirjan hävittäminen, liian aikaisin tai liian myöhään, ei ole korjattavissa. Asiakirja, joka katoaa liian aikaisin, kun oikeudellinen riita on vielä kesken, on ongelma, jota ei voi korjata jälkikäteen. Asiakirja, joka katoaa liian myöhään, voi johtaa GDPR-rikkomukseen. Virhekustannukset saavat siksi myös matalan arvon: virheen aiheuttama vahinko ei ole marginaalinen, se on mahdollisesti peruuttamaton.
Sitä vastaan asettuvat jäsentyneisyys, asiakaskontakti, fyysisyys ja luovuus, jotka kaikki saavat automaatiolle edullisen arvon. Fyysistä toimenpidettä ei tarvita paitsi paperisten arkistojen kohdalla, asiakaskeskustelua ei ole, eikä dossiekohtaista luovaa arviointia tarvita. Kyseessä on ytimessä säännön soveltaminen suureen tietomäärään. Se on juuri sitä, missä ohjelmisto on hyvä, kunhan sääntö itse on oikein ja ihminen valvoo viimeistä vaihetta.
Keskisuuren organisaation arkistonhoitaja hallinnoi asiakirjanhallintajärjestelmää, jossa yhdistyvät henkilöstödossiet, laskut ja asiakassopimukset. Laskuille on lakisääteinen seitsemän vuoden säilytysaika, hylättyjen hakijoiden hakemusdossieille neljä viikkoa, sopimuksille usein voimassaoloaika lisättynä muutamalla vuodella. Järjestelmä, jossa on säännöt asiakirjatyypeittäin, voi automaattisesti havaita, mitkä asiakirjat saavuttavat määräajan, ja merkitä ne toimenpiteitä varten. Se säästää arkistonhoitajalta manuaalisen kansioiden läpikäynnin eräpäivän mukaan, mikä kasvavassa arkistossa on tehtävä, joka vie muuten yhä enemmän aikaa.
Sitä, mitä järjestelmä ei itsenäisesti tee, on painikkeen painaminen. Lopullisessa hävittämisessä tarvitaan nelivälinen tarkistus: joku vahvistaa, että merkitty asiakirja saa tosiaan poistua, ja joku muu tarkistaa sen. Tämä vaihe ei ole olemassa siksi, että teknologiaa epäluotettaisi, vaan koska hävitettyä dossiea ei saa takaisin, jos säilytysaikapolitiikan olisi pitänyt tehdä poikkeus, esimerkiksi vireillä olevan oikeudenkäynnin tai tietopyynnön vuoksi.
Tähän soveltuva teknologia on rpa: ohjelmisto, joka kiinteiden sääntöjen mukaan tunnistaa, merkitsee ja valmistelee asiakirjoja. Tämä toimii, kunhan on olemassa kiinteä säilytysaikapolitiikka asiakirjatyypeittäin. Ilman sitä politiikkaa mikään järjestelmä ei saa tukea, ja tällöin arviointi dossiekohtaisesti pysyy ihmistyönä. Organisaatiot, jotka ovat tämän jo automatisoineet, ovat yleensä ensin kirjanneet säilytysaikansa johdonmukaisesti asiakirjaluokittain, usein yhdessä sen kanssa, miten ne arkistoivat myös sopimuksia ja pitävät ne löydettävinä järjestelmän avulla, joka pitää sopimukset arkistoituina ja löydettävissä. Kenellä tämä ei ole vielä kunnossa, joutuu ensin ottamaan tämän askeleen ennen kuin hävittämisen automatisointi on realistista.
Yrityksessä, jolla on pieni, selkeä arkisto ja vähän asiakirjatyyppejä, ero automaattisen ja manuaalisen välillä on rajallinen: arkistonhoitaja hallitsi tilanteen joka tapauksessa. Organisaatiossa, jossa on tuhansia dossieoita, useita asiakirjatyyppejä ja vaihtelevia määräaikoja, manuaalinen valvonta juuttuu volyymiin, ja automaattinen havaitseminen tulee arvokkaammaksi. Myös toimiala vaikuttaa: terveydenhuollossa ja rahoitusalalla on tiukempia ja joskus poikkeavia määräaikoja kuin muilla toimialoilla, mikä vaatii tarkempaa sääntöjenhallintaa. Tämä liittyy siihen, miten vaatimustenmukaisuuskalenteria määräaikoineen voidaan pitää automaattisesti ajan tasalla, missä pätee sama logiikka kiinteistä säännöistä ja ihmisen hyväksynnästä.
Raja ei ole havaitsemisessa, vaan päättämisessä. Kun asiakirja koskee poikkeusta, vireillä olevaa riitaa, erityistä lakisääteistä asemaa, tarvitaan harkintaa, jota sääntöjärjestelmällä ei ole. Se on sama raja, joka näkyy sopimusten jatkamisen ja irtisanomisaikojen valvonnassa, missä järjestelmä havaitsee, mutta ihminen arvioi. Kenen kannattaa käsitellä tätä aihetta omassa organisaatiossaan, kannattaa myös tarkastella, miten yhteistoiminta sopii tähän, esimerkiksi prosessin kautta, jolla yritysneuvosto informoidaan tekoälyn käytöstä. Jos tällaisten järjestelmien käyttöönotto koskee työntekijöiden tehtäviä tai toimenkuvia, siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia yhteistoiminnasta ja henkilöstöpolitiikasta, erillään teknisestä kysymyksestä siitä, mihin järjestelmä kykenee.
Kysymys siitä, koskeeko tämä omaa organisaatiotanne, riippuu siitä, kuinka monta asiakirjatyyppiä hallinnoitte, kuinka johdonmukaisesti säilytysaikapolitiikkanne on jo kirjattu, ja kuinka monta dossiea vuodessa saavuttaa määräajan. Tämä vaihtelee suuresti toimialoittain; kenen haluaa tietää, miten tällainen automaatio suhteutuu muihin operatiivisiin tehtäviin, löytää laajemman kuvan yleiskatsauksesta mitä tekoäly voi ottaa hoitaakseen kuljetusalalla, esimerkkinä siitä, miten samat akselit toteutuvat toisessa kontekstissa.
FTE TO AI:n maksuton pikatesti koostuu kahdestatoista kysymyksestä, ilman tiliä, ja antaa viitteen siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on tänä päivänä tekoälyn siirrettävissä. Täydellinen työanalyysi, joka avaa yrityksen työn tehtävä kerrallaan, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.