Laskun laatiminen toimitettujen palvelujen tai tuotteiden perusteella ja sen lähettäminen asiakkaalle on useimmissa yrityksissä tehtävä, jolla on vakiintunut reitti: tiedot myynti- tai palvelujärjestelmästä, malli, tarkistus, lähetys. Juuri tämä vakiintunut reitti on syy siihen, että tämä tehtävä soveltuu hyvin automatisoitavaksi. Kysymys ei ole siitä, pystyykö AI luomaan laskuja -- sitä tapahtuu jo laajassa mittakaavassa -- vaan siitä, mikä osa prosessista voi jatkua ilman ihmistä ja mikä osa ei.
Työ on vahvasti jäsenneltyä: syöte (toimitustiedot, hinnat, asiakasnumero) ja tuloste (lasku vakiomuodossa) ovat kiinteät. Harkintavaraa tarvitaan vähän, fyysistä toimintaa ei ole ja luovuutta ei vaadita. Volyymi on tavallisesti suuri: yritykset, joilla on paljon toistuvaa myyntiä tai toistuvaa palvelutoimintaa, lähettävät samaa laskurakennetta kymmeniä tai satoja kertoja kuukaudessa. Juuri tällainen toisto, suuri volyymi ja kiinteä rakenne on sitä, missä laskujen luontiin ja lähettämiseen tarkoitettu ohjelmisto -- usein kutsutaan RPA:ksi, robotic process automation -- on tänä päivänä. Myyntijärjestelmän ja laskutusjärjestelmän välinen kytkentä on olemassa, malli on olemassa, ja lasku lähtee automaattisesti ovesta ulos.
Kolme akselia estävät tämän tehtävän täydellisen haltuunoton. Ensinnäkin virhekustannukset: väärä hinta, väärä alv-prosentti tai kaksinkertainen lasku vaikuttaa suoraan asiakassuhteeseen ja voi aiheuttaa taloudellisia seurauksia. Toiseksi asiakaskontakti: lasku on hetki, jolloin asiakas kokee yrityksen, ja poikkeamat sopimuksesta -- alennus, jota ei ole sovellettu, projektilasku, joka ei täsmää sovitun kanssa -- vaativat jonkun, joka huomaa sen ennen laskun lähettämistä. Kolmanneksi vaatimustenmukaisuus: alv-säännöt, laskuvaatimukset ja toisinaan toimialakohtainen sääntely vaativat tarkistuksen, jota ei jätetä kokonaan järjestelmän vastuulle.
Esimerkki tekee tästä konkreettisen. Tukkukauppa, joka toimittaa vakiotuotteita vakiohintoihin, voi antaa koko laskutusprosessin sujua käytännössä kokonaan itsekseen: tilaus on lasku, virheiden marginaali on pieni ja asiakas ei odota muuta kuin vakioasiakirjan. Konsultointiyrityksessä, joka laskuttaa tuntien ja projektisopimusten perusteella, tilanne on toinen: hintasopimukset vaihtelevat asiakkaittain, projektit poikkeavat toisinaan alkuperäisestä tarjouksesta, ja lasku, joka ei täsmää sovitun kanssa, maksaa enemmän selittämisessä ja maineessa kuin automatisoinnilla säästetty aika. Siellä tarvitaan edelleen tarkistuspiste, vaikka itse luonti olisi automatisoitu.
Yrityksissä, joissa myyntidata on siistiä ja keskitetysti rekisteröityä, vakiolaskujen luominen ja lähettäminen on usein jo tehtävä, jota ihminen ei enää käsittele käsin. Muutos ei ole tulevaisuudessa vaan edellytyksessä: oikea kytkentä myyntijärjestelmän ja laskutusjärjestelmän välillä, ja sisäänrakennettu tarkistus hintasopimuksiin ennen laskun lähettämistä. Missä nämä kaksi asiaa ovat kunnossa, ihmistyön osuus tässä tehtävässä rajoittuu poikkeuksiin ja otantatarkistukseen. Missä ne eivät ole kunnossa -- hajallaan oleva data, manuaaliset hintamuutokset, paljon asiakaskohtaista räätälöintiä -- se pysyy suurelta osin ihmistyönä, AI:n toimiessa apuvälineenä mallille eikä tarkistuksen korvaajana.
Tämä muutos ei ole erillinen muusta taloushallinnosta. Ostopuolella samanlainen kuvio näkyy ostolaskujen kirjaamisessa kirjanpitojärjestelmään ja eräpäivien valvonnassa ajallaan tapahtuvaa maksua varten: siellä myös jäsennelty osa on pitkälti automatisoitavissa, ja poikkeus jää ihmistyöksi. Ja kerran lähetettynä lasku liittyy jatkoprosessiin: tiliotteiden lukemisessa ja täsmäytyksessä ja maksupalveluntarjoajien transaktioiden täsmäytyksessä toimitaan samalla logiikalla: jäsennelty data suhteessa pieniin virhekustannuksiin. Se, joka tarkastelee laskutusta erillään muusta rahavirrasta, jättää osan kuvasta huomiotta.
Tämä ei ole henkilöstöneuvontaa eikä argumentti työntekijöiden käyttöä koskevalle valinnalle. Jos tehtävien muutoksella on vaikutuksia toimenkuviin tai sopimuksiin, niihin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia; se kysymys jää tämän analyysin ulkopuolelle. Tässä kuvataan itse tehtävää: mikä osa on riittävän jäsennelty järjestelmälle ja mikä osa vaatii arvion, joka on edelleen ihmisen tehtävä.
Laskutuksen lopputulos ei ole ainutlaatuinen tälle tehtävälle. Miten tämä järjestelmän ja ihmisen suhde vaihtelee toimialoittain, näkyy kohdassa mitä AI voi ottaa haltuunsa vähittäiskaupassa, ja miten tämä muutos näkyy johtotasolla kohdassa minkä työn AI voi ottaa haltuunsa johdossa.
Se, onko myyntilaskutus yrityksessänne suurelta osin automatisoitavissa vai pysyykö se pääosin ihmistyönä, riippuu siitä, miten siistiä myyntidatanne on, kuinka paljon vaihtelua hintasopimuksissa on ja kuinka painava virhe laskussa on asiakkaillenne. Ilmainen kahdentoista kysymyksen pikatesti, ilman tiliä, antaa ensimmäisen käsityksen siitä, mikä osa profiilinne tunneista on tänä päivänä AI:n haltuun otettavissa. Täydellinen työskaala, joka arvioi yrityksenne työn tehtävittäin kahdeksalla akselilla, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.