Työn jakaminen työntekijöiden kesken on tehtävä, jonka jokainen esimies tai tiiminvetäjä hoitaa päivittäin, usein pysähtymättä ajattelemaan, kuinka monta harkintaa siihen sisältyy. Kenellä on tilaa tällä viikolla, kenellä on asiantunteus, kuka on valmis oppimishetkeen. Vastaus kysymykseen, voiko AI ottaa tämän hoitaakseen, on: osittain, ja jäljelle jäävä osa on juuri se osa, jonka ympärille esimiehen tehtävä rakentuu.
Myös työn jakamisessa kulkee läpi tuttu kolmijako. Osan prosessista AI voi tehdä tänään itsenäisesti: sen seuraaminen, kuka työskentelee minkä parissa, ylikuormituksen havaitseminen suunnittelutietojen perusteella, jakoehdotuksen laatiminen käytettävissä olevan kapasiteetin perusteella projektinhallintajärjestelmässä. Se on agenttityötä: järjestelmä, joka seuraa jatkuvasti tilannetta ja tuo ehdotuksen ennen kuin ihminen kysyy sitä.
Toinen osa toimii ihmisen valvonnassa: AI ehdottaa jakoa, esimies hyväksyy tai hylkää sen perustellusti. Esimerkiksi kun järjestelmä yhdistää kaksi samantasoisia taitoja omaavaa työntekijää tehtävään, mutta esimies tietää, että toinen on juuri selvinnyt vaikeasta jaksosta ja tarvitsee lepoa, kun toinen on valmis haasteeseen. Tätä harkintaa ei löydy mistään suunnittelutyökalusta.
Ja osa pysyy ihmistyönä, piste. Yksittäisen työntekijän kehitystarve, sen poliittinen herkkyys, kuka saa arvostetun projektin, keskustelu, jossa joku tuo esiin, ettei mielellään tekisi tiettyä tehtävää sanomatta sitä suoraan: se vaatii jonkun, joka tuntee tiimin, ei algoritmia, joka optimoi kapasiteettia.
Ongelman ydin koostuu kolmesta akselista. Harkintatila on rajallisesti suotuisa automatisoinnille: työn jakaminen ei ole koskaan puhtaasti tuntien ja taitojen laskutoimitus, se on myös sosiaalinen ja kehityssuuntautunut päätös. Rakenteisuus on matala: ei ole olemassa kiinteää vaiheittaista suunnitelmaa, joka toimisi samalla tavalla joka yrityksessä, koska tiimit, tehtävät ja henkilökohtaiset tilanteet vaihtelevat aina. Volyymi on kuitenkin suotuisa: tehtävä toistuu usein, mikä tekee siitä mielenkiintoisen tuettavaksi osittain järjestelmillä, vaikka kaikkea ei voisi automatisoida.
Muut akselit vahvistavat kuvan. Asiakaskontaktilla ja fyysisellä läsnäololla on tuskin merkitystä, niinpä ne eivät muodosta estettä. Luovuutta tarvitaan rajallisesti, virhekustannukset ovat keskitasoa: väärä jako ei aiheuta välittömästi vahinkoa, mutta johtaa kitkaan tai menetettyyn kehitysmahdollisuuteen. Vaatimustenmukaisuus tulee kuvaan mukaan, kun työn jakaminen koskettaa yhdenvertaista kohtelua tai työehtoja; niihin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, jotka ovat riippumattomia siitä, mitä järjestelmä teknisesti kykenee tekemään.
Palveluyrityksen tiiminvetäjä jakaa jokaisen viikon työn kahdeksan työntekijän kesken. Suunnittelutyökalu voi näyttää tarkalleen, kuinka monta tuntia kullakin on käytettävissä ja mitkä sertifikaatit tai taidot sopivat mihin tehtävään. Se säästää tiiminvetäjältä kalenterien ja taitomatriisien manuaalisen läpikäynnin. Mutta tiiminvetäjä tietää myös, että yksi kahdeksasta on juuri selvinnyt vaikeasta jaksosta ja kaipaa rauhallisempaa työtä tänä kuukautena, ja että toinen työntekijä on valmis tehtävään, joka menee juuri hänen mukavuusalueensa ulkopuolelle kehittyäkseen. Näitä kahta harkintaa ei löydy mistään järjestelmästä, ja ne muuttavat jaon, jota järjestelmä ehdottaisi.
Yrityksessä, jossa on suuri, yhtenäinen tiimi ja tehtävät ovat vahvasti standardoituja — esimerkiksi puhelinkeskus, jossa käytetään kiinteitä käsikirjoituksia ja selkeitä KPI-mittareita työntekijää kohden — tasapaino on erilainen. Siellä työn jakaminen on vähemmän kehityskysymys ja enemmän kapasiteettikysymys, ja järjestelmä voi hoitaa suuremman osan jaosta itsenäisesti, ihmisen puuttuessa asiaan vain poikkeustapauksissa. Pienessä tiimissä, jossa on paljon keskinäistä riippuvuutta ja erilaisia kehityspolkuja, ihmistyön osuus on sitä vastoin suurempi.
Reunaehto on aina samat: järjestelmä tarvitsee ajantasaisen tiedon tiimin taidoista ja käytettävyydestä. Missä tämä tieto puuttuu tai on hajallaan erillisissä taulukkolaskentatiedostoissa, automatisointi jää vähäiseksi, vaikka muu profiili olisi kuinka suotuisa tahansa. Missä tämä tieto on kunnossa, AI voi tarjota yleiskuvan ja ensimmäisen ehdotuksen, ja esimiehelle jää harkinta, joka todella koskee ihmisiä.
Tämä muutos vaikuttaa myös lähialan työhön. Se, joka jakaa työtä, joutuu usein myös järjestämään ja suunnittelemaan arviointikierroksia, ja jakamisen ja arvioinnin tulokset päätyvät toisinaan johdon tai osakkaiden raportointiin. Myös johtoryhmän kokouksen valmistelu ja asialistan laatiminen liittyy siihen, kuka tekee mitä työtä ja miksi.
Tämä sivu kuvaa taksonomian, ei mittausta omasta organisaatiostaan. Se, onko automatisoitavan työn osuus teillä korkeampi tai matalampi kuin tässä kuvattu, riippuu siitä, kuinka rakenteisesti tiiminne toimivat ja kuinka hyvin taidoista ja käytettävyydestä on ajantasainen kuva. FTE TO AI:n maksuton pikaskannaus koostuu kahdestatoista kysymyksestä, ei vaadi tiliä, ja antaa arvion siitä, kuinka suuri osa tämän profiilin tunneista on tänään AI:n hoidettavissa. Koko yrityksen työn tehtävä kerrallaan henkilötyövuosikapasiteetiksi laskeva täydellinen työskannaus on vielä rakenteilla. Ne, joille on jo tehty mittaus aiemmin, voivat lukea, mitä uudelleenmittaus paljastaa siitä, miten kuva muuttuu ajan myötä.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.