Verkkomaksupalveluntarjoajien (kuten Mollie, Stripe, Adyen) kautta tulevat maksut on täsmäytettävä myyntilaskujen kanssa ja niiden pankkitapahtumien kanssa, joissa raha lopulta näkyy. Tämä on täsmäystyötä: summat, viitteet ja päivämäärät laitetaan rinnakkain sen selvittämiseksi, mikä lasku kuuluu mihin maksuun ja mikä maksu mihin pankkitapahtumaan. Tyypillistä kirjanpitäjien ja hallinnollisten työntekijöiden työtä, työvälineinä maksupalveluntarjoajan integraatio ja kirjanpitojärjestelmä.
Kolme ulottuvuutta ratkaisevat tässä: rakenteisuus, volyymi ja virhekustannukset.
Tehtävä on varsin rakenteinen (4/5). Maksulla on summa, päivämäärä, viite tai tapahtumatunnus. Laskulla on samantyyppiset tunnisteet. Täsmäytys on ytimeltään laskennallinen ja looginen vertailu, ei tehtävä, joka vaatii tilanteen tulkintaa. Volyymi on korkea (5/5): verkkokaupalla tai palveluntarjoajalla, jolla on paljon pieniä tapahtumia, tämä nousee nopeasti satoihin tai tuhansiin riveihin kuukaudessa, ja se on juuri sellaista toistoa, jossa automatisoitu täsmäytys osoittaa arvonsa.
Virhekustannukset ovat kuitenkin matalalla puolella (2/5): väärä täsmäytys tarkoittaa laskua, joka kirjataan virheellisesti maksetuksi, tai pankkitapahtumaa, joka kohdistetaan väärälle asiakkaalle. Tällaiset virheet huomataan, mutta usein vasta seuraavan tilinpäätöksen yhteydessä tai kun asiakas valittaa saatuaan maksumuistutuksen laskusta, joka on jo maksettu. Sen vuoksi täysi automatisointi ilman valvontaa ei ole hyvä ajatus, vaikka tehtävä itsessään on hyvin rakenneltavissa.
Harkintavara (2) on rajallinen mutta ei nolla: suurin osa täsmäytyksistä on yksiselitteisiä, pieni osa vaatii päätöksen (osittainen maksu, valuuttaero, kaksinkertainen tapahtuma). Vaatimustenmukaisuus (3) vaikuttaa, koska täsmäytys on osa luotettavaa taloushallintoa, ja siihen liittyy tarkastettavuusvaatimuksia, jotka eivät johdu itse integraatiosta vaan tavasta, jolla yrityksen on kyettävä vastaamaan kirjanpidostaan. Asiakaskontakti (5), fyysinen työ (5) ja luovuus (5) eivät ole tässä kyseessä; tämä tehtävä tapahtuu kokonaan järjestelmissä, ei tiskillä tai keskustelussa.
Esimerkki: verkkokauppa saa maksupalveluntarjoajan kautta satoja maksuja viikossa, joista jokaisella on tapahtumaviite, joka löytyy kirjanpitojärjestelmästä. Aktiivisella integraatiolla ja selkeillä täsmäytyssäännöillä (summa plus viite, tai summa plus päivämäärä plus asiakkaan nimi, jos viite puuttuu) RPA-prosessi voi saattaa suurimman osan näistä täsmäytyksistä itsenäisesti loppuun. Jäljelle jää poikkeuslista: poikkeavat summat, puuttuvat viitteet, kaksinkertaiset kirjaukset. Tämän listan työntekijä käy läpi alkuperäisten asiakirjojen kanssa ja arvioi hyväksynnällä tai hylkäyksellä, perusteluin. Tähän sopii tällainen muoto: AI suorittaa täsmäytyksen, ihminen valvoo sitä, mikä ei täsmää itsestään.
Toisessa yrityksessä tilanne on erilainen. Jos aktiivista integraatiota maksupalveluntarjoajaan ei ole, tai maksut tulevat erillisten taulukkolaskentojen kautta, rakenne, jonka päälle täsmäytys perustuu, puuttuu, ja työ siirtyy takaisin manuaaliseen selvittämiseen. Yrityksessä, jossa on paljon osamaksuja, alennuksia ja hyvityslaskuja, harkintavara kasvaa ja osuus, joka voidaan hoitaa ilman valvontaa, pienenee. Reunaehdot eivät siis ole koristeellisia: ilman integraatiota ja selkeitä täsmäytyssääntöjä tämä on tehtävä, joka jää suurelta osin ihmistyöksi, riippumatta halusta automatisoida.
Täsmäytys ei ole irrallinen tehtävä. Se, joka on jo suurelta osin automatisoinut myyntilaskujen laatimisen ja lähettämisen, huomaa usein, että täsmäytys toisella puolella yksinkertaistuu itsestään, koska viitteet ovat johdonmukaisempia. Sama pätee ostopuolella: ostolaskujen kirjaaminen kirjanpitojärjestelmään ja ostolaskujen eräpäivien seuranta ajantasaisen maksun varmistamiseksi ovat samankaltaisia täsmäystehtäviä samankaltaisin puolin ja vastapuolin. Yritykset, jotka tarkastelevat näitä tehtäviä rinnakkain, näkevät usein johdonmukaisen kuvan: rakenteinen ja suurivolyyminen työ siirtyy järjestelmiin, joissa poikkeuksia valvotaan, kun taas työ, jossa on paljon harkintavaraa tai asiakaskontaktia, kuten näkyy kohdissa mitä AI voi hoitaa ravintola-alalla tai puheluihin vastaaminen ja niiden yhdistäminen, liikkuu mukana hitaammin. Myös avoimien saatavien ja velkojen listan laatiminen nojaa samaan täsmäytyslogiikkaan ja samaan riippuvuuteen puhtaista integraatioista.
Tämä ei ole henkilöstöneuvo eikä syy tarkistaa toimenkuvia. Se, päättääkö ja miten organisaatio jakaa vapautuneet tunnit uudelleen, on työnantajan omaa valintaa; henkilöstöön vaikuttaviin päätöksiin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, erillään siitä, mitä tässä todetaan tehtävästä. Tässä esitetty on arvio työstä, ei arvio ihmisistä, jotka sitä nykyään tekevät.
Se, voiko täsmäytys omassa yrityksessänne tapahtua suurelta osin vai vain pieneltä osin automaattisesti, riippuu maksupalveluntarjoajan kanssa käytössä olevasta integraatiosta ja siitä, kuinka yksiselitteisiä täsmäytyssääntönne ovat. Ilmainen pikatesti, kaksitoista kysymystä, ei vaadi tiliä, antaa suuntaa siitä, mikä osuus tämän profiilin tunneista on tänään AI:n hoidettavissa. Täydellinen työanalyysi, joka erittelee yrityksenne työn tehtävätasolle asti, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.