Μια λειτουργία είναι ένα σύνολο εργασιών, και αυτές οι εργασίες διαφέρουν σημαντικά ως προς το αν η ΑΙ μπορεί να τις αναλάβει. Ένας εργαζόμενος που επεξεργάζεται τιμολόγια, έχει επαφή με πελάτες και αξιολογεί εξαιρέσεις, κάνει τρία πράγματα που το καθένα βαθμολογείται διαφορετικά. Αν υπολογίζετε σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, αυτές οι διαφορές απλώνονται πάνω σε έναν και μόνο τίτλο θέσης. Αν υπολογίζετε σε ώρες ανά εργασία, παραμένει ορατό ποιο μέρος της εργασίας είναι δομημένο και επαναλαμβανόμενο, και ποιο μέρος απαιτεί κρίση, επαφή ή εξαίρεση. Γι' αυτό το ftetoai λειτουργεί ανά εργασία, όχι ανά λειτουργία ή τμήμα.
Όταν μιλάμε για απελευθερωμένη χωρητικότητα, εννοούμε τον αριθμό ωρών που δεν χρειάζεται πλέον να αφιερώνεται στην εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας, επειδή η ΑΙ αναλαμβάνει ή προετοιμάζει αυτό το μέρος. Αυτό δεν αποτελεί δήλωση για το τι κάνει ένας οργανισμός με αυτές τις ώρες. Η απελευθερωμένη χωρητικότητα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλη εργασία, για ποιότητα, για εκκρεμότητες, ή για κάτι άλλο. Η απόφαση του εργοδότη σχετικά με αυτό υπόκειται στις δικές του νομικές απαιτήσεις και δική του κρίση· η μέθοδός μας παρέχει μια πραγματική εκτίμηση της εργασίας, όχι τεκμηρίωση για αποφάσεις προσωπικού.
Μια εργασία δεν βαθμολογείται σε έναν άξονα, αλλά σε οκτώ: δομή της εισόδου, περιθώριο κρίσης, ευαισθησία επαφής με πελάτη, φυσική συνιστώσα, δημιουργικότητα, κόστος σφάλματος, ευαισθησία συμμόρφωσης και όγκο ή επανάληψη. Κάθε άξονας τραβάει το αποτέλεσμα προς διαφορετική κατεύθυνση. Μια εργασία με έντονα δομημένη είσοδο και υψηλό όγκο, αλλά και υψηλό κόστος σφάλματος, δίνει διαφορετικό αποτέλεσμα από μια εργασία με την ίδια δομή και όγκο αλλά χαμηλό κόστος σφάλματος. Επειδή αυτοί οι άξονες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, ένα ακριβές ποσοστό είναι παραπλανητικό. Ένα εύρος δείχνει εντός ποιων ορίων η εκτίμηση είναι ρεαλιστική, και από πού προέρχεται η αβεβαιότητα. Περισσότερα για τι λέει —και τι δεν λέει— ένα τέτοιο εύρος διαβάζετε στο τι λέει ένα εύρος και τι δεν λέει.
Όσο ευρύτερο είναι το εύρος, τόσο λιγότερο οι οκτώ άξονες δείχνουν με σαφήνεια μία κατεύθυνση. Αυτό συμβαίνει κυρίως σε εργασίες με μεταβαλλόμενο κόστος σφάλματος, σε εργασίες που φαίνονται τυπικά δομημένες αλλά στην πράξη έχουν πολλές εξαιρέσεις, ή σε εργασίες όπου η ευαισθησία συμμόρφωσης και ο όγκος αλληλοαναιρούνται. Ένα ευρύ εύρος δεν αποτελεί τότε αδυναμία της μεθόδου, αλλά μια ειλικρινή απεικόνιση μιας εργασίας που δεν εντάσσεται εύκολα σε μία από τις τρεις κατηγορίες: πλήρη ανάληψη, μερική ανάληψη με επίβλεψη, ή ανθρώπινη εργασία. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, στη διαχείριση της διαδικασίας υπογραφής εγγράφων: η διαδικασία είναι εν μέρει δομημένη, αλλά η νομική και η συνιστώσα συμμόρφωσης καθιστούν σπάνια εφικτή την πλήρη ανάληψη, και η επίβλεψη που παραμένει πρέπει να εγκρίνει ή να απορρίπτει με αιτιολόγηση.
Το αποτέλεσμα της εκτίμησής μας λέει λίγα έως τίποτα χωρίς το πλαίσιο του δικού σας οργανισμού. Η ίδια εργασία — σκεφτείτε το έλεγχο πελατών και συνεργατών σε λίστες κυρώσεων — μπορεί σε έναν οργανισμό να εξελίσσεται σε μεγάλο βαθμό δομημένα με περιορισμένο αριθμό εξαιρέσεων, και σε άλλον οργανισμό να είναι γεμάτη με απρόβλεπτες περιπτώσεις που απαιτούν η κάθε μία ξεχωριστή κρίση. Ο όγκος, το κόστος σφάλματος και η πίεση συμμόρφωσης διαφέρουν ανά κλάδο, ανά πελατολόγιο και ανά διάθεση για ανάληψη κινδύνου. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο η ίδια εργασία εξελίσσεται διαφορετικά στη δική σας περίπτωση σε σχέση με έναν συγκρίσιμο οργανισμό. Ένα γενικό αποτέλεσμα αποτελεί σημείο εκκίνησης για τη συζήτηση, όχι τελική κρίση για την κατάστασή σας.
Ένα εύρος είναι χρήσιμο για να δείτε πού σε μια διαδικασία υπάρχει το περισσότερο περιθώριο, και πού όχι. Αν μια εργασία βρίσκεται κυρίως στην κατηγορία ένα, τότε η πλήρης ανάληψη είναι ένα πραγματικό ερώτημα προς περαιτέρω επεξεργασία. Αν μια εργασία βρίσκεται στην κατηγορία δύο, τότε η συζήτηση αφορά τη μορφή του ανθρώπινου εποπτικού ελέγχου: ποιος εγκρίνει ή απορρίπτει, και με βάση ποια κριτήρια. Αν μια εργασία βρίσκεται στην κατηγορία τρία, τότε η εκτίμηση προσφέρει κυρίως σαφήνεια για το γιατί η ΑΙ δεν έχει ρόλο εκεί, για παράδειγμα λόγω υψηλού κόστους σφάλματος ή μιας φυσικής συνιστώσας που δεν μπορεί να αυτοματοποιηθεί. Ακόμη και σε εργασίες που εκ πρώτης όψεως φαίνονται ρουτίνας, όπως η ψηφιοποίηση και πρόσβαση σε ένα έγχαρτο αρχείο, οι οκτώ άξονες μαζί καθορίζουν σε ποια κατηγορία εντάσσεται η εργασία, και αυτό σπάνια είναι ζήτημα ενός μόνο κυρίαρχου χαρακτηριστικού.
Αν θέλετε μια πρώτη ένδειξη για τη δική σας κατάσταση, μπορείτε να συμπληρώσετε το δωρεάν quickscan του ftetoai: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με αποτέλεσμα μια ένδειξη για ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την ΑΙ. Η πλήρης εργασιακή ανάλυση (werkscan), που εξετάζει σε μεγαλύτερο βάθος μεμονωμένες εργασίες και διαδικασίες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή. Το quickscan δίνει μια κατεύθυνση, όχι μια οριστική απάντηση· για αυτό το τελευταίο απαιτείται περισσότερο πλαίσιο ανά εργασία από όσο μπορούν να προσφέρουν δώδεκα ερωτήσεις.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.