Een functie is een verzameling taken, en die taken lopen sterk uiteen in of AI ze kan overnemen. Een medewerker die facturen verwerkt, klantcontact heeft en uitzonderingen beoordeelt, doet drie dingen die stuk voor stuk anders scoren. Reken je in fte's, dan smeer je die verschillen uit over één functietitel. Reken je in uren per taak, dan blijft zichtbaar welk deel van het werk gestructureerd en herhalend is, en welk deel oordeel, contact of uitzondering vraagt. Daarom werkt ftetoai per taak, niet per functie of afdeling.
Als wij spreken over vrijgespeelde capaciteit, bedoelen we het aantal uren dat in een bepaalde taak niet meer besteed hoeft te worden aan het uitvoeren zelf, omdat AI dat deel overneemt of voorbereidt. Dat is geen uitspraak over wat een organisatie met die uren doet. Vrijgespeelde capaciteit kan worden ingezet voor ander werk, voor kwaliteit, voor achterstanden, of voor iets anders. Wat een werkgever daarmee besluit, valt onder eigen wettelijke vereisten en eigen afweging; onze methode levert een feitelijke inschatting van de taak, geen onderbouwing voor personeelsbeslissingen.
Een taak scoort niet op één as, maar op acht: gestructureerdheid van de invoer, oordeelsruimte, klantcontact-gevoeligheid, fysieke component, creativiteit, foutkosten, compliance-gevoeligheid en volume of herhaling. Elke as trekt de uitkomst een andere kant op. Een taak met sterk gestructureerde invoer en hoog volume, maar ook hoge foutkosten, levert een andere uitkomst dan een taak met dezelfde structuur en volume maar lage foutkosten. Omdat deze assen tegen elkaar inwerken, is een precies percentage misleidend. Een bandbreedte laat zien binnen welke grenzen de inschatting realistisch is, en waar de onzekerheid vandaan komt. Meer over wat zo'n bandbreedte wel en niet zegt, leest u op wat een bandbreedte zegt en wat niet.
Hoe breder de bandbreedte, hoe minder de acht assen eenduidig één richting wijzen. Dat gebeurt vooral bij taken met wisselende foutkosten, bij taken die formeel gestructureerd lijken maar in de praktijk veel uitzonderingen kennen, of bij taken waar compliance-gevoeligheid en volume elkaar tegenspreken. Een brede bandbreedte is dan geen zwakte van de methode, maar een eerlijke weergave van een taak die zich niet makkelijk laat vangen in één van de drie categorieën: volledig overnemen, deels met toezicht, of mensenwerk. Bijvoorbeeld bij het ondertekeningsproces van documenten beheren speelt dit: het proces is deels gestructureerd, maar de juridische en compliance-component maakt volledige overname zelden aan de orde, en het toezicht dat overblijft, moet met reden goedkeuren of afkeuren.
De uitkomst van onze inschatting zegt weinig tot niets zonder de context van uw eigen organisatie. Dezelfde taak — denk aan het screenen van klanten en partners op sanctielijsten — kan bij de ene organisatie grotendeels gestructureerd verlopen met een beperkt aantal uitzonderingen, en bij de andere organisatie vol onvoorspelbare gevallen zitten die stuk voor stuk oordeel vragen. Volume, foutkosten en compliance-druk verschillen per sector, per klantbestand en per risicobereidheid. Dat is precies waarom hetzelfde werk bij u anders uitvalt dan bij een vergelijkbare organisatie. Een generieke uitkomst is een startpunt voor het gesprek, geen eindoordeel over uw situatie.
Een bandbreedte is bruikbaar om te zien waar in een proces de meeste ruimte zit, en waar niet. Ligt een taak overwegend in categorie één, dan is volledige overname een reële vraag om verder uit te werken. Ligt een taak in categorie twee, dan gaat het gesprek over de vorm van menselijk toezicht: wie keurt goed of af, en op welke gronden. Ligt een taak in categorie drie, dan levert de inschatting vooral duidelijkheid over waarom AI daar geen rol speelt, bijvoorbeeld door hoge foutkosten of een fysieke component die niet te automatiseren is. Ook bij taken die op het eerste gezicht routinematig lijken, zoals het digitaliseren en ontsluiten van een papieren archief, bepalen de acht assen samen in welke categorie de taak valt, en dat is zelden een kwestie van één dominante eigenschap.
Wilt u een eerste indicatie voor uw eigen situatie, dan kunt u de gratis quickscan van ftetoai invullen: twaalf vragen, zonder account, met als uitkomst een indicatie welk deel van de uren in uw profiel vandaag door AI is over te nemen. De volledige werkscan, die dieper op individuele taken en processen ingaat, is nog in aanbouw. De quickscan geeft een richting, geen definitief antwoord; voor dat laatste is per taak meer context nodig dan twaalf vragen kunnen bieden.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.