Η ψηφιοποίηση και η προσβασιμότητα ενός χάρτινου αρχείου είναι εν μέρει μια εργασία για AI. Η AI είναι καλή στην αναγνώριση κειμένου σε ένα σκαναρισμένο έγγραφο και στην πρόταση μεταδεδομένων, αλλά η φυσική εργασία του να βγάζεις φακέλους από ένα ντουλάπι, να τους ταξινομείς, να αφαιρείς συρραπτικά και να τους περνάς από τον σκάνερ παραμένει ανθρώπινη εργασία. Ακολουθεί έλεγχος για σφάλματα αναγνώρισης, και αυτό είναι ακριβώς το κομμάτι με ανθρώπινο έλεγχο: η AI κάνει μια πρόταση, ένας άνθρωπος εγκρίνει ή απορρίπτει, με αιτιολόγηση.
Ο άξονας φυσικό βαθμολογείται χαμηλά εδώ (1 στα 5), και αυτός είναι ο κύριος λόγος που αυτή η εργασία δεν εμπίπτει στην κατηγορία 1. Το χαρτί πρέπει πρώτα να περάσει από έναν σκάνερ. Αυτό δεν είναι διανοητική εργασία αλλά χειρωνακτική: σήκωμα φακέλων, ταξινόμηση κατά σειρά, ξεχωριστή τοποθέτηση κατεστραμμένων σελίδων, έλεγχος διπλής όψης εγγράφων. Ένας διαχειριστής αρχείου που επεξεργάζεται χίλιους φακέλους αφιερώνει μεγάλο μέρος του χρόνου σε αυτή τη φυσική προεργασία, όχι στο ψηφιακό μέρος που ακολουθεί. Κανένα μοντέλο AI, όσο καλό και να είναι στην αναγνώριση κειμένου, δεν σηκώνει έναν ντοσιέ από ένα ράφι.
Σε μια επιχείρηση όπου το αρχείο εισέρχεται ήδη σε μεγάλο βαθμό ψηφιακά — σκεφτείτε τιμολόγια που παραλαμβάνονται ήδη ως PDF αντί σε χαρτί — αυτό το φυσικό εμπόδιο εκλείπει εντελώς. Αυτό αγγίζει ένα ζήτημα ανάλογο με το μπορεί η AI να αναλάβει την ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μέσω ηλεκτρονικής τιμολόγησης, όπου το έγγραφο ξεκινά ήδη σε ψηφιακή μορφή και ο αυτοματισμός μπορεί συνεπώς να προχωρήσει πολύ πιο μακριά. Η παρουσία φυσικού χαρτιού δεν είναι επομένως σταθερό χαρακτηριστικό της «ψηφιοποίησης αρχείου» γενικά, αλλά της συγκεκριμένης κατάστασης όπου το χαρτί πρέπει ακόμη να σκαναριστεί.
Ο όγκος βαθμολογείται υψηλά (4 στα 5): σε ένα αρχείο πρόκειται συχνά για εκατοντάδες έως χιλιάδες έγγραφα με παρόμοια δομή. Αυτό είναι ακριβώς το είδος επανάληψης στο οποίο διακρίνεται ο αυτοματισμός. Μόλις ένα έγγραφο σκαναριστεί, λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) μπορεί να διαβάσει το περιεχόμενο, να αναγνωρίσει λέξεις-κλειδιά και να κάνει μια πρώτη πρόταση για μεταδεδομένα όπως ημερομηνία, αριθμό φακέλου ή τύπο εγγράφου. Σε περίπτωση χαμηλού όγκου — για παράδειγμα μια εφάπαξ μεταφορά είκοσι προσωπικών φακέλων σε ένα μικρό γραφείο — αυτό το όφελος είναι σχεδόν ανύπαρκτο, και το χειρωνακτικό σκανάρισμα και η χειρωνακτική καταχώριση είναι συχνά εξίσου γρήγορα με τη ρύθμιση και τη δοκιμή ενός συστήματος.
Η δομή βαθμολογείται μεσαία (3 στα 5). Ορισμένα αρχεία είναι αρκετά προβλέψιμα: τυποποιημένες φόρμες, συμβάσεις με σταθερή μορφοποίηση, τιμολόγια με σταθερά πεδία. Άλλα αρχεία είναι ένα συνονθύλευμα από χειρόγραφες σημειώσεις, διαγραμμένες διορθώσεις, δυσανάγνωστα αντίγραφα και έγγραφα σε διαφορετικές γλώσσες ή γραμματοσειρές. Όσο πιο ακατάστατο είναι το αρχείο, τόσο συχνότερα αποτυγχάνει η αναγνώριση OCR και τόσο περισσότερο πρέπει να ελέγξει ένας άνθρωπος. Ένας διαχειριστής αρχείου που επεξεργάζεται κυρίως τυποποιημένες φόρμες θα δει διαφορετικά αποτελέσματα από κάποιον που πρέπει να καταστήσει προσβάσιμη δεκαετίες παλιά, χειρόγραφη αλληλογραφία.
Το κόστος σφάλματος και η κανονιστική συμμόρφωση βαθμολογούνται και τα δύο μεσαία (3 στα 5). Μια λανθασμένα αναγνωρισμένη λέξη σε ένα αναζητήσιμο κείμενο δεν είναι συνήθως καταστροφή — η λειτουργία αναζήτησης απλά δεν θα βρει αμέσως το έγγραφο. Αλλά σε αρχεία με νομική υποχρέωση διατήρησης, ιατρικούς φακέλους ή νομικά έγγραφα, ένα σφάλμα στα μεταδεδομένα (λανθασμένη ημερομηνία, λανθασμένος αριθμός φακέλου) μπορεί να οδηγήσει σε φάκελο που δεν εντοπίζεται εγκαίρως ή καταστρέφεται αδικαιολόγητα. Εάν το αρχείο υπόκειται σε υποχρέωση διατήρησης ή άλλο νομικό καθεστώς, ισχύουν γι' αυτό δικές του νομικές απαιτήσεις· αυτό δεν είναι ζήτημα που επιλύεται με μια επιλογή αυτοματισμού.
Ο συνδυασμός αυτών των αξόνων σημαίνει ότι ο ρόλος του διαχειριστή αρχείου ή του office manager δεν εξαφανίζεται, αλλά μετατοπίζεται. Η φυσική εργασία σκαναρίσματος και ο τελικός έλεγχος παραμένουν· η χειρωνακτική αντιγραφή κάθε πεδίου εξαφανίζεται σε μεγάλο βαθμό. Οι αναφερόμενες προϋποθέσεις δεν είναι προαιρετικές: ο εξοπλισμός σκαναρίσματος και η ποιότητα της αναγνώρισης OCR πρέπει να είναι σε τάξη, και πρέπει να υπάρχει δειγματοληπτικός έλεγχος για σφάλματα αναγνώρισης πριν τα έγγραφα επισημανθούν ως οριστικά αναζητήσιμα. Χωρίς αυτόν τον έλεγχο, μικρά σφάλματα αναγνώρισης συσσωρεύονται μέχρι να καταλήξουν σε ένα αρχείο αναξιόπιστο για αναζήτηση.
Αυτό το μοτίβο — μια φυσική ή έντονα μεταβαλλόμενη εργασία που μπορεί να αναληφθεί εν μέρει, εν μέρει όχι — παρατηρείται επίσης σε εντελώς διαφορετικούς τομείς, όπως στο τι μπορεί να αναλάβει η AI στον κλάδο των μεταφορών, όπου οι φυσικές ενέργειες καθορίζουν εξίσου το όριο του τι μπορεί να αναλάβει ένα σύστημα. Είναι μια χρήσιμη σύγκριση για να θυμόμαστε ότι ο φυσικός άξονας συχνά βαρύνει περισσότερο από το πόσο εξελιγμένο είναι το λογισμικό αναγνώρισης.
Θέλετε να μάθετε πώς ισχύει αυτό για το δικό σας αρχείο ή πακέτο εργασιών; Το δωρεάν quickscan του ftetoai αποτελείται από δώδεκα ερωτήσεις, δεν απαιτεί λογαριασμό και δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Μια πλήρης εργασιοσκόπηση με λεπτομερή ανάλυση ανά εργασία βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή· αυτή δεν την προσφέρουμε ακόμη εδώ, αλλά το quickscan δίνει ήδη τώρα μια ειλικρινή πρώτη εικόνα.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.