Eine Funktion ist eine Ansammlung von Aufgaben, und diese Aufgaben unterscheiden sich stark darin, ob KI sie übernehmen kann. Ein Mitarbeiter, der Rechnungen verarbeitet, Kundenkontakt hat und Ausnahmen beurteilt, tut drei Dinge, die jeweils anders bewertet werden. Rechnet man in Vollzeitäquivalenten, verwischt man diese Unterschiede zu einem einzigen Funktionstitel. Rechnet man in Stunden pro Aufgabe, bleibt sichtbar, welcher Teil der Arbeit strukturiert und repetitiv ist, und welcher Teil Urteilsvermögen, Kontakt oder Ausnahmen erfordert. Deshalb arbeitet ftetoai pro Aufgabe, nicht pro Funktion oder Abteilung.
Wenn wir von freigespielter Kapazität sprechen, meinen wir die Anzahl Stunden, die für eine bestimmte Aufgabe nicht mehr für die eigentliche Ausführung aufgewendet werden muss, weil KI diesen Teil übernimmt oder vorbereitet. Das ist keine Aussage darüber, was eine Organisation mit diesen Stunden macht. Freigespielte Kapazität kann für andere Arbeit eingesetzt werden, für Qualität, für Rückstände, oder für etwas anderes. Was ein Arbeitgeber damit entscheidet, unterliegt eigenen gesetzlichen Anforderungen und eigener Abwägung; unsere Methode liefert eine sachliche Einschätzung der Aufgabe, keine Grundlage für Personalentscheidungen.
Eine Aufgabe wird nicht auf einer Achse bewertet, sondern auf acht: Strukturiertheit der Eingabe, Beurteilungsspielraum, Empfindlichkeit gegenüber Kundenkontakt, physische Komponente, Kreativität, Fehlerkosten, Compliance-Empfindlichkeit und Volumen oder Wiederholung. Jede Achse zieht das Ergebnis in eine andere Richtung. Eine Aufgabe mit stark strukturierter Eingabe und hohem Volumen, aber auch hohen Fehlerkosten, liefert ein anderes Ergebnis als eine Aufgabe mit derselben Struktur und demselben Volumen, aber niedrigen Fehlerkosten. Weil diese Achsen sich gegenseitig beeinflussen, ist ein genauer Prozentsatz irreführend. Eine Bandbreite zeigt, innerhalb welcher Grenzen die Einschätzung realistisch ist, und woher die Unsicherheit stammt. Mehr darüber, was eine solche Bandbreite aussagt und was nicht, lesen Sie unter was eine Bandbreite aussagt und was nicht.
Je breiter die Bandbreite, desto weniger eindeutig zeigen die acht Achsen in eine Richtung. Das passiert vor allem bei Aufgaben mit wechselnden Fehlerkosten, bei Aufgaben, die formal strukturiert erscheinen, aber in der Praxis viele Ausnahmen aufweisen, oder bei Aufgaben, bei denen Compliance-Empfindlichkeit und Volumen sich widersprechen. Eine breite Bandbreite ist dann keine Schwäche der Methode, sondern eine ehrliche Darstellung einer Aufgabe, die sich nicht einfach in eine der drei Kategorien einordnen lässt: vollständig übernehmen, teilweise mit Aufsicht, oder Menschenarbeit. Zum Beispiel beim Verwalten des Unterzeichnungsprozesses von Dokumenten spielt dies eine Rolle: Der Prozess ist teilweise strukturiert, aber die rechtliche und Compliance-Komponente macht eine vollständige Übernahme selten realistisch, und die verbleibende Aufsicht muss begründet genehmigen oder ablehnen.
Das Ergebnis unserer Einschätzung sagt wenig bis nichts aus ohne den Kontext Ihrer eigenen Organisation. Dieselbe Aufgabe — man denke an das Screenen von Kunden und Partnern auf Sanktionslisten — kann bei einer Organisation größtenteils strukturiert ablaufen mit einer begrenzten Anzahl von Ausnahmen, und bei einer anderen Organisation voller unvorhersehbarer Fälle sein, die jeweils Urteilsvermögen erfordern. Volumen, Fehlerkosten und Compliance-Druck unterscheiden sich je nach Branche, Kundenstamm und Risikobereitschaft. Genau deshalb fällt dieselbe Arbeit bei Ihnen anders aus als bei einer vergleichbaren Organisation. Ein generisches Ergebnis ist ein Ausgangspunkt für das Gespräch, kein abschließendes Urteil über Ihre Situation.
Eine Bandbreite ist nützlich, um zu sehen, wo in einem Prozess der meiste Spielraum liegt, und wo nicht. Liegt eine Aufgabe überwiegend in Kategorie eins, ist eine vollständige Übernahme eine reale Frage, die es weiter auszuarbeiten gilt. Liegt eine Aufgabe in Kategorie zwei, dreht sich das Gespräch um die Form des menschlichen Toezichts: wer genehmigt oder lehnt ab, und aus welchen Gründen. Liegt eine Aufgabe in Kategorie drei, liefert die Einschätzung vor allem Klarheit darüber, warum KI dort keine Rolle spielt, zum Beispiel wegen hoher Fehlerkosten oder einer physischen Komponente, die sich nicht automatisieren lässt. Auch bei Aufgaben, die auf den ersten Blick routinemäßig erscheinen, wie das Digitalisieren und Erschließen eines Papierarchivs, bestimmen die acht Achsen zusammen, in welche Kategorie die Aufgabe fällt, und das ist selten eine Frage einer einzigen dominanten Eigenschaft.
Wünschen Sie eine erste Indikation für Ihre eigene Situation, können Sie den kostenlosen Quickscan von ftetoai ausfüllen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit als Ergebnis eine Indikation, welcher Teil der Stunden in Ihrem Profil heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der tiefer auf einzelne Aufgaben und Prozesse eingeht, befindet sich noch im Aufbau. Der Quickscan gibt eine Richtung, keine endgültige Antwort; für Letzteres ist pro Aufgabe mehr Kontext nötig, als zwölf Fragen bieten können.
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