Una funzione è un insieme di compiti, e questi compiti variano molto per quanto riguarda la possibilità che l'AI li possa svolgere. Un dipendente che elabora fatture, ha contatti con i clienti e valuta eccezioni, fa tre cose che ottengono ciascuna un punteggio diverso. Se si calcola in fte, queste differenze vengono spalmate su un unico titolo di funzione. Se si calcola in ore per compito, resta visibile quale parte del lavoro è strutturata e ripetitiva, e quale parte richiede giudizio, contatto o gestione di eccezioni. Per questo ftetoai lavora per compito, non per funzione o reparto.
Quando parliamo di capacità liberata, intendiamo il numero di ore che in un determinato compito non devono più essere dedicate all'esecuzione stessa, perché l'AI se ne occupa o la prepara. Non è un'affermazione su cosa un'organizzazione faccia con quelle ore. La capacità liberata può essere impiegata per altro lavoro, per la qualità, per gli arretrati, o per qualcos'altro. Ciò che un datore di lavoro decide in merito rientra nei propri requisiti legali e nella propria valutazione; il nostro metodo fornisce una stima fattuale del compito, non una base per decisioni relative al personale.
Un compito non riceve un punteggio su un solo asse, ma su otto: strutturazione dell'input, margine di giudizio, sensibilità al contatto con il cliente, componente fisica, creatività, costo degli errori, sensibilità alla compliance e volume o ripetizione. Ogni asse spinge il risultato in una direzione diversa. Un compito con un input fortemente strutturato e un volume elevato, ma anche costi degli errori elevati, produce un risultato diverso da un compito con la stessa struttura e lo stesso volume ma costi degli errori bassi. Poiché questi assi interagiscono tra loro, una percentuale precisa risulta ingannevole. Una banda di oscillazione mostra entro quali limiti la stima è realistica, e da dove proviene l'incertezza. Per saperne di più su cosa dice e non dice una tale banda di oscillazione, può leggere cosa dice e cosa non dice una banda di oscillazione.
Quanto più ampia è la banda di oscillazione, tanto meno gli otto assi indicano in modo univoco un'unica direzione. Questo accade soprattutto con compiti che presentano costi degli errori variabili, con compiti che sembrano formalmente strutturati ma che nella pratica comportano molte eccezioni, o con compiti in cui la sensibilità alla compliance e il volume si contraddicono a vicenda. Una banda di oscillazione ampia non è quindi un punto debole del metodo, ma una rappresentazione onesta di un compito che non si lascia facilmente inquadrare in una delle tre categorie: assunzione completa, parziale con supervisione, o lavoro umano. Ad esempio, nel gestire il processo di firma dei documenti questo si manifesta: il processo è in parte strutturato, ma la componente giuridica e di compliance rende raramente possibile un'assunzione completa, e la supervisione che resta deve approvare o respingere con motivazione.
Il risultato della nostra stima dice poco o nulla senza il contesto della sua stessa organizzazione. Lo stesso compito — si pensi al controllo di clienti e partner su liste di sanzioni — può svolgersi in un'organizzazione in modo perlopiù strutturato con un numero limitato di eccezioni, e in un'altra organizzazione essere pieno di casi imprevedibili che richiedono ciascuno un giudizio. Volume, costi degli errori e pressione della compliance variano per settore, per portafoglio clienti e per propensione al rischio. Proprio per questo lo stesso lavoro produce risultati diversi nella sua organizzazione rispetto a un'organizzazione comparabile. Un risultato generico è un punto di partenza per la discussione, non un giudizio definitivo sulla sua situazione.
Una banda di oscillazione è utile per vedere dove in un processo si trova il maggiore margine, e dove non lo è. Se un compito si trova prevalentemente nella categoria uno, l'assunzione completa è una domanda concreta da approfondire. Se un compito si trova nella categoria due, la discussione riguarda la forma della supervisione umana: chi approva o respinge, e su quali basi. Se un compito si trova nella categoria tre, la stima fornisce soprattutto chiarezza sul perché l'AI non ha alcun ruolo in quel caso, ad esempio per gli elevati costi degli errori o per una componente fisica che non si può automatizzare. Anche in compiti che a prima vista sembrano routinari, come digitalizzare e rendere accessibile un archivio cartaceo, sono gli otto assi insieme a determinare in quale categoria rientra il compito, e questo è raramente una questione di una sola caratteristica dominante.
Se desidera un'indicazione iniziale per la sua situazione, può compilare il quickscan gratuito di ftetoai: dodici domande, senza account, con come risultato un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può essere oggi assunta dall'AI. Il workscan completo, che approfondisce singoli compiti e processi, è ancora in fase di sviluppo. Il quickscan indica una direzione, non una risposta definitiva; per quest'ultima è necessario, per ogni compito, più contesto di quanto possano offrire dodici domande.
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