Toimenkuva on kokoelma tehtäviä, ja nämä tehtävät eroavat suuresti siinä, voiko tekoäly ottaa ne haltuunsa. Työntekijä, joka käsittelee laskuja, hoitaa asiakaskontakteja ja arvioi poikkeuksia, tekee kolmea asiaa, jotka kukin saavat erilaisen pisteytyksen. Jos laskette henkilötyövuosissa, silloitatte nämä erot yhden toimenkuvan alle. Jos laskette tunneissa tehtävää kohden, näkyviin jää, mikä osa työstä on jäsenneltyä ja toistuvaa, ja mikä osa vaatii harkintaa, kontaktia tai poikkeuskäsittelyä. Siksi ftetoai toimii tehtäväkohtaisesti, ei toimenkuva- tai osastokohtaisesti.
Kun puhumme vapautetusta kapasiteetista, tarkoitamme tuntimäärää, jota tietyssä tehtävässä ei enää tarvitse käyttää itse suorittamiseen, koska tekoäly ottaa tämän osan haltuunsa tai valmistelee sen. Tämä ei ole kannanotto siihen, mitä organisaatio näillä tunneilla tekee. Vapautettu kapasiteetti voidaan käyttää muuhun työhön, laatuun, kertyneisiin viiveisiin tai johonkin muuhun. Se, mitä työnantaja tästä päättää, kuuluu omien lakisääteisten vaatimusten ja oman harkinnan piiriin; menetelmämme tuottaa tosiasiallisen arvion tehtävästä, ei perusteita henkilöstöpäätöksille.
Tehtävä ei saa pisteitä yhdellä akselilla, vaan kahdeksalla: syötteen jäsentyneisyys, harkinnanvara, asiakaskontaktin herkkyys, fyysinen komponentti, luovuus, virhekustannukset, vaatimustenmukaisuuden herkkyys sekä volyymi tai toistuvuus. Jokainen akseli vetää tulosta eri suuntaan. Tehtävä, jossa syöte on voimakkaasti jäsennelty ja volyymi suuri, mutta myös virhekustannukset korkeat, tuottaa erilaisen tuloksen kuin tehtävä, jossa on sama rakenne ja volyymi mutta matalat virhekustannukset. Koska nämä akselit vaikuttavat toisiinsa, tarkka prosenttiluku olisi harhaanjohtava. Vaihteluväli osoittaa, missä rajoissa arvio on realistinen, ja mistä epävarmuus johtuu. Lisää siitä, mitä vaihteluväli kertoo ja mitä ei, voitte lukea sivulta mitä vaihteluväli kertoo ja mitä ei.
Mitä laajempi vaihteluväli, sitä vähemmän kahdeksan akselia osoittavat yksiselitteisesti samaan suuntaan. Näin käy erityisesti tehtävissä, joissa virhekustannukset vaihtelevat, tehtävissä, jotka näyttävät muodollisesti jäsennellyiltä mutta joissa käytännössä on paljon poikkeuksia, tai tehtävissä, joissa vaatimustenmukaisuuden herkkyys ja volyymi ovat ristiriidassa keskenään. Laaja vaihteluväli ei silloin ole menetelmän heikkous, vaan rehellinen kuvaus tehtävästä, jota ei voi helposti sijoittaa yhteen kolmesta kategoriasta: kokonaan siirrettävä, osittain valvonnalla, tai ihmistyö. Esimerkiksi asiakirjojen allekirjoitusprosessin hallinnassa tämä näkyy: prosessi on osittain jäsennelty, mutta oikeudellinen ja vaatimustenmukaisuuskomponentti tekee täydellisestä siirrosta harvoin ajankohtaisen, ja jäljelle jäävän valvonnan on hyväksyttävä tai hylättävä perustellusti.
Arviomme tulos kertoo vain vähän tai ei mitään ilman oman organisaationne kontekstia. Sama tehtävä — ajatelkaa asiakkaiden ja kumppaneiden seulontaa pakotelistoja vasten — voi yhdessä organisaatiossa sujua pääosin jäsennellysti rajallisella määrällä poikkeuksia, ja toisessa organisaatiossa olla täynnä ennakoimattomia tapauksia, jotka kukin vaativat harkintaa. Volyymi, virhekustannukset ja vaatimustenmukaisuuspaine vaihtelevat toimialan, asiakaskunnan ja riskinottohalukkuuden mukaan. Juuri siksi sama työ tuottaa teillä erilaisen tuloksen kuin vertailukelpoisessa organisaatiossa. Yleinen tulos on lähtökohta keskustelulle, ei lopullinen arvio teidän tilanteestanne.
Vaihteluväli on käyttökelpoinen sen näkemiseksi, missä prosessissa on eniten liikkumavaraa ja missä ei. Jos tehtävä sijoittuu pääosin ensimmäiseen kategoriaan, täydellinen siirto on realistinen kysymys jatkokehittelyyn. Jos tehtävä sijoittuu toiseen kategoriaan, keskustelu koskee inhimillisen valvonnan muotoa: kuka hyväksyy tai hylkää, ja millä perusteilla. Jos tehtävä sijoittuu kolmanteen kategoriaan, arvio tuo ennen kaikkea selkeyttä siihen, miksi tekoälyllä ei ole siinä roolia, esimerkiksi korkeiden virhekustannusten tai automatisoimattoman fyysisen komponentin vuoksi. Myös tehtävissä, jotka ensi silmäyksellä vaikuttavat rutiininomaisilta, kuten paperiarkiston digitointi ja saatavuuden järjestäminen, kahdeksan akselia yhdessä määrittävät, mihin kategoriaan tehtävä kuuluu, eikä se ole harvoin yhden hallitsevan ominaisuuden kysymys.
Jos haluatte ensimmäisen arvion omalle tilanteellenne, voitte täyttää ftetoain ilmaisen pikaskannauksen: kaksitoista kysymystä ilman tiliä, tuloksena arvio siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on nykyisin tekoälyn siirrettävissä. Täydellinen työskannaus, joka syventyy yksittäisiin tehtäviin ja prosesseihin, on vielä rakenteilla. Pikaskannaus antaa suunnan, ei lopullista vastausta; sitä varten kunkin tehtävän kohdalla tarvitaan enemmän kontekstia kuin kaksitoista kysymystä voi tarjota.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.