Ένας office manager ή νομικός συνεργάτης προετοιμάζει έγγραφα για ψηφιακή υπογραφή, ορίζει τους σωστούς υπογράφοντες, αποστέλλει το έγγραφο μέσω μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικής υπογραφής και αποθηκεύει το υπογεγραμμένο αποτέλεσμα στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Εκ πρώτης όψεως πρόκειται για μια επαναλαμβανόμενη σειρά βημάτων που είναι εύκολο να παρακολουθηθεί. Ωστόσο, η απάντηση στο ερώτημα αν η AI μπορεί να αναλάβει αυτή την εργασία είναι: εν μέρει, και μόνο υπό προϋποθέσεις.
Ο βαθμός δομημένης δομής είναι υψηλός με 4: σε έναν σταθερό τύπο εγγράφου, όπως μια τυπική σύμβαση ή μια συμφωνία προμήθειας, είναι ακριβώς γνωστό ποια πεδία πρέπει να συμπληρωθούν, πού βρίσκονται τα πεδία υπογραφής και με ποια σειρά υπογράφουν οι εμπλεκόμενοι. Πρόκειται για μια εργασία που μπορεί να κωδικοποιηθεί εύκολα σε κανόνες, και άρα κατάλληλη για αυτοματοποιημένη επεξεργασία. Ο όγκος (4) ενισχύει αυτή την εικόνα: επιχειρήσεις που υπογράφουν πολλά παρόμοια έγγραφα ωφελούνται από ένα σύστημα που αναλαμβάνει την επαναλαμβανόμενη εργασία.
Ωστόσο, η δομημένη δομή ισχύει μόνο όσο ο τύπος του εγγράφου παραμένει σταθερός. Μόλις ένας οργανισμός εργάζεται με μεταβαλλόμενους τύπους συμβάσεων, με διαπραγματευμένα παραρτήματα ή με έγγραφα όπου ο υπογράφων διαφέρει ανά περίπτωση, η βάση της αυτοματοποίησης καταρρέει. Τότε κάποιος πρέπει πρώτα να καθορίσει ποιο πρότυπο και ποια διαδικασία ισχύουν, και αυτό είναι ακριβώς το τμήμα που δεν μπορεί να κωδικοποιηθεί σε μια σταθερή πορεία.
Οι δύο άξονες που πραγματικά καθορίζουν αυτή την κρίση είναι το κόστος σφάλματος (2) και η συμμόρφωση (2), και αυτοί βρίσκονται σε δυσμενές επίπεδο. Μια διαδικασία υπογραφής άπτεται της νομικής ισχύος ενός εγγράφου. Αν το σύστημα ορίσει το λάθος πρόσωπο ως υπογράφοντα, αν μια υπογραφή καταλήξει στη λάθος έκδοση μιας σύμβασης, ή αν ένα υπογεγραμμένο έγγραφο δεν αρχειοθετηθεί σωστά, προκύπτουν προβλήματα που δεν επιλύονται με μια απλή διόρθωση. Μια λανθασμένα υπογεγραμμένη σύμβαση εργασίας ή μια συμφωνία προμήθειας με λάθος εξουσιοδοτημένο υπογράφοντα μπορεί να έχει νομικές συνέπειες που ξεπερνούν κατά πολύ τον χρόνο που εξοικονομείται με την αυτοματοποίηση.
Γι' αυτό ο ρόλος της AI εδώ περιορίζεται σε υποστήριξη: η προετοιμασία του εγγράφου, η συμπλήρωση τυπικών πεδίων και η αποστολή μέσω της πλατφόρμας ηλεκτρονικής υπογραφής μπορούν να γίνουν με κανόνες και ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών (RPA). Όμως ο ορισμός του σωστού υπογράφοντα, ιδίως όταν παίζουν ρόλο η εξουσία υπογραφής, η θέση ή η εντολή, απαιτεί μια κρίση που δεν μπορεί απλώς να ανατεθεί σε ένα σύστημα. Αυτό είναι ακριβώς το σημείο όπου εμφανίζεται η κατηγορία δύο από την ταξινομία: η AI μπορεί να διατυπώσει μια πρόταση, αλλά ένας άνθρωπος πρέπει να την εγκρίνει ή να την απορρίψει, με αιτιολόγηση.
Το αν η αυτοματοποίηση λειτουργεί εδώ εξαρτάται από δύο πράγματα. Πρώτον: υπάρχει μια σταθερή διαδικασία υπογραφής ανά τύπο εγγράφου; Σε μια τυπική συμφωνία με σταθερή δομή αυτό μπορεί να αυτοματοποιηθεί· σε έγγραφα που συντάσσονται κατά περίπτωση, όχι. Δεύτερον: μπορεί ο σωστός υπογράφων να προσδιοριστεί σωστά βάσει σταθερών δεδομένων, όπως θέση ή ρόλος σε ένα σύστημα; Αν αυτός ο προσδιορισμός είναι απλός και σαφής, ένα σύστημα μπορεί να υποστηρίξει αυτό το βήμα. Μόλις η εξουσία υπογραφής εξαρτάται από το πλαίσιο, όπως το ύψος ενός ποσού σύμβασης ή μια συγκεκριμένη πληρεξουσιότητα, απαιτείται ανθρώπινη κρίση.
Αυτό εξηγεί επίσης γιατί το αποτέλεσμα διαφέρει ανά οργανισμό. Μια επιχείρηση που υπογράφει εκατοντάδες παρόμοιες συμβάσεις προμηθευτών τον μήνα, με σταθερό εξουσιοδοτημένο υπογράφοντα ανά τύπο σύμβασης, μπορεί να αυτοματοποιήσει μεγάλο μέρος της διαδικασίας και να περιορίσει τον ανθρώπινο ρόλο σε δειγματοληπτικό έλεγχο. Ένας οργανισμός που επεξεργάζεται κυρίως εξατομικευμένες συμφωνίες, έγγραφα συγχωνεύσεων ή συμβάσεις με μεταβαλλόμενες πληρεξουσιότητες, αντίθετα, έχει ελάχιστο όφελος από την αυτοματοποίηση: εκεί κάθε βήμα είναι μοναδικό και ο κίνδυνος ενός κοστοβόρου λάθους πολύ μεγάλος για να ανατεθεί σε ένα σύστημα.
Η σύγκριση με άλλες ελεγκτικές εργασίες είναι εδώ διαφωτιστική. Όπως ακριβώς και στην περίπτωση του ελέγχου πελατών και συνεργατών σε λίστες κυρώσεων, ισχύει: η AI μπορεί να παράγει μια πρόταση ή ένα σήμα, αλλά η τελική κρίση και ευθύνη παραμένουν σε έναν άνθρωπο μόλις οι συνέπειες ενός σφάλματος είναι σοβαρές. Η διαδικασία υπογραφής έχει το ίδιο χαρακτηριστικό: το κόστος ενός σφάλματος είναι αρκετά υψηλό ώστε να αποθαρρύνεται η πλήρης αυτοματοποίηση, ακόμη και αν η εργασία είναι καλά δομημένη στα χαρτιά.
Αν πρόκειται για αρχειοθέτηση ήδη υπογεγραμμένων εγγράφων, η εικόνα αλλάζει βέβαια. Η αποθήκευση και η δυνατότητα ανάκτησης υπογεγραμμένων εγγράφων μοιάζει πολύ με την εργασία που εξετάζεται στη σελίδα σχετικά με την ψηφιοποίηση και προσβασιμότητα ενός έντυπου αρχείου, και εκεί οι ευκαιρίες αυτοματοποίησης είναι σημαντικά πιο ευνοϊκές απ' ό,τι στον ορισμό υπογραφόντων.
Προσοχή: αν αυτή η εργασία σχετίζεται με αλλαγές θέσεων ή διάθεση προσωπικού, ισχύουν γι' αυτό ξεχωριστές νομικές απαιτήσεις· αυτή η σελίδα αφορά μόνο την ίδια την εργασία, όχι τις συνέπειες για τους εργαζομένους.
Το συμπέρασμα είναι ότι η προετοιμασία και αποστολή τυπικών εγγράφων για υπογραφή μπορεί να υποστηριχθεί με κανόνες ή RPA, αλλά ο ορισμός του σωστού υπογράφοντα και η εποπτεία του αποτελέσματος παραμένουν ανθρώπινη εργασία όσο το κόστος σφάλματος και οι κίνδυνοι συμμόρφωσης είναι υψηλοί. Θέλετε να μάθετε πώς αυτό ισχύει για τον δικό σας οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων άλλων εργασιών office managers ή νομικών συνεργατών; Το δωρεάν quickscan του ftetoai.com δίνει, με δώδεκα ερωτήσεις και χωρίς λογαριασμό, μια ένδειξη του ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης werkscan, με εμβαθυμένη ανάλυση ανά εργασία, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.