Delvist. At registrere at en opbevaringsfrist er udløbet, og at klargøre dokumenter til destruktion eller anonymisering, er godt at automatisere. Den endelige beslutning om faktisk at destruere forbliver et sted hos et menneske, med en grund til hvorfor det skal være sådan.
Tre akser bestemmer billedet: compliance, struktureringsgrad og volumen.
Struktureringsgraden er høj. En opbevaringsfrist er en regel: dokumenttype X opbevares i Y år, hvorefter destruktion eller anonymisering følger. Det er præcis den type logik, et system kan anvende uden fortolkning. Volumen er gennemsnitlig: ikke alle virksomheder har dagligt tusinder af dokumenter, der når datoen, men det er heller ikke en enkeltstående opgave. Der løber løbende en strøm af sager gennem fristen.
Compliance-aksen er der, hvor det vipper. Denne står på 1, den mest ugunstige af de otte akser, og det er ikke en tilfældighed. Destruktion af det forkerte dokument, for tidligt eller for sent, kan ikke rettes op. En kundesag, der forsvinder for tidligt, mens der stadig er en juridisk tvist i gang, er et problem, der ikke kan løses med en korrektion. En sag, der forsvinder for sent, kan udgøre en overtrædelse af GDPR. Fejlomkostninger scorer derfor også lavt: skaden fra en fejl er ikke marginal, den er potentielt irreversibel.
Derimod scorer struktureringsgrad, kundekontakt, fysisk og kreativitet alle gunstigt for automatisering. Der er ingen fysisk handling nødvendig, undtagen ved papirarkiver, der er ingen kundesamtale, og der er ingen kreativ vurdering pr. sag. Det er i sin kerne at anvende en regel på en stor mængde data. Det er præcis det, software er god til, så længe selve reglen er korrekt, og et menneske følger med i det sidste trin.
En arkivmedarbejder hos en mellemstor organisation administrerer et dokumenthåndteringssystem, hvor personalesager, fakturaer og kundekontrakter samles. For fakturaer gælder en lovmæssig opbevaringsfrist på syv år, for ansøgningssager fra afviste kandidater fire uger, for kontrakter ofte løbetiden plus et antal år. Et system med regler pr. dokumenttype kan automatisk registrere, hvilke dokumenter når fristen, og markere dem til handling. Det sparer arkivmedarbejderen for manuelt at gennemsøge mapper efter udløbsdato, hvilket ved et voksende arkiv er en opgave, der ellers tager mere og mere tid.
Hvad systemet ikke gør selvstændigt, er at trykke på knappen. Ved endelig destruktion er der brug for en firøjenkontrol: en person, der bekræfter, at det markerede dokument faktisk må destrueres, og en anden person, der kontrollerer det. Det trin findes ikke for at nære mistillid til teknologien, men fordi en destrueret sag ikke kan hentes tilbage, hvis opbevaringsfristpolitikken skulle have gjort en undtagelse, for eksempel på grund af en igangværende retssag eller en anmodning om oplysninger.
Den teknologi, der passer her, er RPA: software, der identificerer, markerer og klargør dokumenter efter fastlagte regler. Det virker, så længe der findes en fast opbevaringsfristpolitik pr. dokumenttype. Uden den politik har intet system noget at holde fast i, og så forbliver bedømmelsen pr. sag menneskeligt arbejde. Organisationer, der allerede har automatiseret dette, har som regel først fastlagt deres opbevaringsfrister konsekvent pr. dokumentkategori, ofte i sammenhæng med hvordan de også arkiverer kontrakter og gør dem søgbare via et system, der arkiverer kontrakter og holder dem søgbare. Den, der endnu ikke har det på plads, skal først tage dette skridt, før automatisering af destruktion er realistisk.
Hos en virksomhed med et lille, overskueligt arkiv og få dokumenttyper er forskellen mellem automatisk og manuelt begrænset: en arkivmedarbejder havde alligevel overblik. Hos en organisation med tusinder af sager, flere dokumenttyper og varierende frister sætter den manuelle kontrol sig fast på volumen, og automatisk registrering bliver mere værdifuld. Også sektoren spiller en rolle: inden for sundhedssektoren og den finansielle sektor gælder strengere og til tider afvigende frister end i andre brancher, hvilket kræver mere præcis regelstyring. Dette hænger sammen med, hvordan en compliancekalender med deadlines kan holdes automatisk opdateret, hvor samme logik med fastlagte regler og menneskelig godkendelse gælder.
Grænsen ligger ikke ved registreringen, men ved beslutningen. Så snart et dokument omfatter en undtagelse, en igangværende tvist, en særlig juridisk status, er der behov for en vurdering, som et regelsystem ikke har. Det er den samme grænse, man ser ved overvågning af kontraktforlængelser og opsigelsesfrister, hvor systemet registrerer, men et menneske vurderer. Den, der diskuterer dette emne inden for sin egen organisation, gør vel i også at se på, hvordan medarbejderinddragelse passer ind i dette, for eksempel via forløbet med at informere samarbejdsudvalget om brugen af AI. Berører indførelsen af sådanne systemer medarbejderes funktioner eller opgaver, gælder der egne lovmæssige krav om medarbejderinddragelse og personalepolitik, uafhængigt af det tekniske spørgsmål om, hvad et system kan.
Spørgsmålet om, hvorvidt dette gør sig gældende for Deres organisation, afhænger af, hvor mange dokumenttyper De administrerer, hvor konsekvent Deres opbevaringsfristpolitik allerede er fastlagt, og hvor mange sager pr. år der når fristen. Dette varierer meget fra sektor til sektor; den, der vil vide, hvordan denne type automatisering forholder sig til andre operationelle opgaver, finder et bredere billede i overblikket over hvad AI kan overtage i transportsektoren, som eksempel på, hvordan de samme akser udspiller sig i en anden kontekst.
FTE TO AI's gratis quickscan består af tolv spørgsmål, uden konto, og giver en indikation af, hvor stor en del af timerne i Deres profil der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, som gennemgår en virksomheds arbejde opgave for opgave, er stadig under udvikling.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.