Arbejdsscanningen
Spørgsmålet om, hvad AI kan gøre i Deres virksomhed, bliver som regel hængende ved eksempler fra andre steder. Denne side viser, hvordan arbejdsscanningen besvarer det spørgsmål med Deres egne data: fra intake til rapport, og hvad en gentagelse senere tilføjer.
De leverer det, der allerede findes: stillingsbeskrivelser, procesbeskrivelser, tidsregistreringer, opgavelister eller eksporter fra systemer, der allerede registrerer arbejdet. Jo flere kilder, jo mere finmasket bliver opdelingen i opgaver. Der kræves ikke et bestemt format; værktøjet behandler det, der kommer ind, og beder om supplement, hvor noget mangler.
Intaken kan fordeles på flere personer. En direktion behøver ikke gøre dette alene: teamledere eller afdelingschefer kan hver især udfylde deres egen del, hvorefter værktøjet samler stykkerne til én helhed. Det sparer ikke kun tid, det giver også et mere fuldstændigt billede, end når én person fra direktionslokalet forsøger at rekonstruere, hvad der præcis foregår ude i marken.
Den tid, dette trin koster, ligger primært i indsamlingen af eksisterende dokumentation. Hvor den er i orden, går indtastningen hurtigt. Hvor funktioner aldrig er blevet beskrevet, tager det mere tid at få dem defineret, før de kan indtastes.
Det, De leverer, brydes ned i enkeltstående opgaver. En funktion er ikke en enhed, som AI enten overtager eller ej; en funktion består af snesevis af opgaver, og hver opgave vurderes for sig. Det er forskellen mellem et indtryk og et resultat, De kan bruge til noget: se også forklaringen på hvad det er.
Denne vurdering sker ud fra faste kriterier, som er de samme for hver opgave: arbejdets karakter, graden af gentagelse, afhængigheden af kontekst eller vurdering, og de data, der kræves for at udføre opgaven. Dette er maskinarbejde: ingen interviews, ingen sessioner, ingen fortolkning fra en rådgiver, der lader sin egen erfaring fra andre virksomheder skinne igennem. Resultatet bestemmes af det datasæt, De leverer, behandlet efter kriterier, der er gennemsigtige.
Det gør resultatet forklarligt. For hver opgave kan man se, hvorfor den er vurderet som lovende, tvivlsom eller uegnet, og på baggrund af hvilke kendetegn. Den, der ikke stoler på en opgaves score, kan undersøge, hvilket kriterium der var udslagsgivende, og justere input derefter. Et resultat, der ikke kan spores tilbage, er værdiløst i et direktionslokale; et resultat, der kan spores tilbage, kan diskuteres og justeres.
Opgaverne samles igen til det niveau, hvor De genkender dem: pr. funktion, pr. team, pr. afdeling. På hvert niveau fremgår det, hvilken del af arbejdet der er vurderet som lovende for AI, hvilken del der forbliver tvivlsom, og hvilken del der falder uden for betragtning, med beregningen af, hvad det betyder i fte. Denne beregning angives med et interval, ikke som et fast tal: scanningen giver et skøn baseret på de leverede data, ingen garanti for et resultat.
Rapporten er opbygget i lag. Øverst står konklusionen på virksomhedsniveau, egnet til at præsentere uden yderligere forklaring. Derunder ligger opdelingen pr. afdeling og funktion, og nederst ligger opgaverne med deres vurdering og de kriterier, der førte dertil. Den, der i direktionslokalet kun har brug for det øverste lag, kan nøjes med det; den, der vil grave dybere, finder underbygningen et lag længere nede, helt ned til opgaveniveau.
Rapporten leveres digitalt, søgbar og eksporterbar, så den også kan bruges uden for værktøjet: i et bestyrelsesnotat, et møde med samarbejdsudvalget, eller som bilag til en beslutning. Mere om formen på konklusionerne findes på siden resultater.
Rapporten er et dossier, ikke en instruktion. Den angiver ikke, hvad der skal ske, kun hvad der er muligt og på baggrund af hvilke opgaver. Hvad De derefter gør, er et valg, der ligger uden for scanningen: selv følge en køreplan, inddrage en partner til dele af det, eller give rapporten som grundlag til en part, der tager sig af implementeringen. Alle disse veje udgår fra det samme dossier; ingen af dem er obligatorisk.
En arbejdsscanning er et øjebliksbillede. Systemer ændrer sig, opgaver forskyder sig, og det, der sidste år blev vurderet som uegnet, kan gennem en ny kobling eller en ny version af et system alligevel blive lovende. En gentagelse af scanningen, med opdateret input, viser, hvad der har flyttet sig: hvilke opgaver der er gået fra tvivlsomme til lovende, og hvilken del af det tidligere beregnede fte-potentiale der i mellemtiden er realiseret eller stadig står åbent.
Det gør gentagelse særligt nyttig efter en periode, hvor der reelt er sket noget: et nyt system, en reorganisering, eller den første runde af en implementering, der er blevet gennemført efter en af metoderne. Den anden scanning kræver mindre research end den første, fordi grundstrukturen af opgaver og funktioner allerede er på plads; det, der er tilbage, er at opdatere det, der er ændret.
Den, der først vil forstå, hvorfor opgaver og ikke funktioner er udgangspunktet, eller vil se, hvordan andre virksomheder har brugt resultatet, finder baggrund i videnbanken.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.