Den, der administrerer en kontraktportefølje, kender risikoen: en opsigelsesfrist bliver overset, en kontrakt forlænges automatisk på ugunstige betingelser, og ingen havde bemærket det. Selve opgaven er ikke kompliceret. Det handler om at holde styr på data: startdato, løbetid, opsigelsesfrist, forlængelsesregel. Når disse oplysninger er struktureret lagret et sted, er det at signalere, hvornår der er brug for handling, præcis den type arbejde, AI er god til. Spørgsmålet er ikke, om et system kan genkende en dato, men om de underliggende oplysninger er pålideligt og entydigt registreret.
Opgaven scorer højt på struktureredhed: en kontrakt har en slutdato, en opsigelsesfrist og en forlængelsesregel, og disse er i de fleste tilfælde eksplicit fastlagt. Der er behov for meget lidt fysisk handling, og der kræves ingen kreativitet for at fastslå, at en deadline nærmer sig. En agent kan dagligt gennemgå et kontraktstyringssystem eller en kalender, anvende forlængelsesregler og i god tid give et signal til den ansvarlige person. Det er præcis, hvad der allerede sker i dag i virksomheder, der har deres kontraktdata i orden: systemet melder, kontraktansvarlig vurderer og beslutter.
Grunden til, at dette ikke er en fuldstændig overtagelse, ligger i tre akser, der her er afgørende. Fejlkostnaderne er høje: en overset opsigelsesfrist kan uforvarende forlænge en kontrakt i årevis, med økonomiske konsekvenser der langt overstiger kostnaderne ved selve overvågningen. En overset deadline kan ikke uden videre rettes, hvilket gør automatisk signalering uden kontrol risikabelt. Desuden er der, trods strukturen, alligevel behov for skøn: er denne forlængelse ønskelig, skal der forhandles, er der en strategisk grund til netop ikke at opsige? Den type overvejelser ligger uden for, hvad en opgave rent baseret på datoer kan besvare.
En kontraktansvarlig administrerer hundreder af leverandørkontrakter. For de fleste er spørgsmålet enkelt: løber kontrakten videre uden videre, eller skal der ske noget? En agent signalerer tres dage før opsigelsesfristen, at en kontrakt med en leverandør automatisk forlænges på de nuværende betingelser. For en rutinemæssig kontrakt med en mindre leverandør er det tilstrækkeligt: kontraktansvarlig bekræfter, og forlængelsen fortsætter eller annulleres. For en stor strategisk leverandør er det anderledes. Her kan forlængelsen netop være det rette tidspunkt til at forhandle om pris eller betingelser, og det kræver en vurdering, som systemet ikke kan foretage. Signalet er identisk i begge tilfælde; opfølgningen er det ikke.
Denne vurdering ændrer sig med kvaliteten af de underliggende data. Ligger kontraktoplysninger spredt i e-mails, PDF'er og løse Excel-filer uden central registrering, er struktureredheden i praksis meget lavere end på papiret, og der skal først skabes orden, før en agent kan overtage noget her. Ligger kontraktporteføljen derimod struktureret, med klare forlængelsesregler og en fast eskaleringsvej til den ansvarlige person, er den overtagelige del større og mere pålidelig. Også kontrakternes karakter spiller en rolle: en organisation med primært standardleverandørkontrakter har en anden risikoprofil end en organisation med komplekse, forhandlede aftaler, hvor en forlængelse altid kræver en indholdsmæssig vurdering.
For at dette kan fungere pålideligt, skal slutdatoer og forlængelsesregler for hver kontrakt være entydigt fastlagt, og der skal være en eskaleringsvej til den, der i sidste ende beslutter. Uden disse to forudsætninger er signaleringen upålidelig, eller opfølgningen mangler, når det tæller. Dette hænger også sammen med bredere forpligtelser: den, der overvåger kontrakter, tager ofte også højde for opbevaringsfrister og tidspunktet, hvor dokumenter må destrueres, en compliancekalender, hvor deadlines registreres centralt, og nogle gange med udarbejdelsen af de efterfølgende kontrakter selv, en opgave der indebærer andre overvejelser end overvågning af eksisterende kontrakter. Den, der baserer personalebeslutninger på frigjort kapacitet i denne rolle, bør desuden være opmærksom på, at der gælder egne lovmæssige krav for det; det er ikke en konklusion, der følger af en timeberegning.
Kernen i denne opgave er ikke, at AI beslutter, men at AI signalerer og et menneske vurderer. Det er præcis den sondring, som menneskeligt tilsyn med AI i praksis handler om: ikke hvert signal er en beslutning, og ikke hver godkendelse er samme arbejde som selve vurderingen. Ved kontraktovervågning betyder det et system, der melder, og en ansvarlig, der med begrundelse giver sin accept eller griber ind.
Om dette for Deres organisation betyder, at en stor del af kontraktovervågningen kan automatiseres, afhænger af, hvordan Deres kontraktdata ser ud i dag. Den gratis quickscan giver en første indikation heraf: tolv spørgsmål, uden konto, med en vurdering af, hvor stor en del af timerne i denne type arbejde der allerede i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, der beregner dette pr. opgave i Deres egen organisation, er stadig under udvikling.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.