Kdo správcuje smluvní portfolio, ten riziko zná: výpovědní lhůta se propásne, smlouva se automaticky prodlouží za nevýhodných podmínek, a nikdo si toho nevšiml. Samotný úkol není složitý. Jde o vedení dat: datum zahájení, doba trvání, výpovědní lhůta, pravidlo prodloužení. Když jsou tyto údaje někde strukturovaně uloženy, je signalizace, kdy je potřeba jednat, přesně ten druh práce, ve kterém je AI dobrá. Otázkou není, zda systém dokáže rozpoznat datum, ale zda jsou podkladové informace spolehlivě a jednoznačně zaznamenané.
Úkol dosahuje vysoké míry strukturovanosti: smlouva má datum ukončení, výpovědní lhůtu a pravidlo prodloužení, a ty jsou ve většině případů explicitně zaznamenané. Je potřeba málo fyzického jednání a není potřeba žádná kreativita k určení, že se blíží termín. Agent může denně procházet systém pro správu smluv nebo kalendář, uplatňovat pravidla prodloužení a včas vydat signál odpovědné osobě. To je přesně to, co se dnes již děje u firem, které mají svá smluvní data v pořádku: systém upozorní, správce smlouvy posoudí a rozhodne.
Důvod, proč se nejedná o úplné převzetí, tkví ve třech osách, které jsou zde rozhodující. Náklady chyb jsou vysoké: propásnutá výpovědní lhůta může smlouvu neúmyslně prodloužit na roky, s finančními důsledky, které daleko převyšují náklady na samotné hlídání. Zmeškaný termín se nedá jen tak napravit, což činí automatickou signalizaci bez kontroly rizikovou. Kromě toho je i přes strukturovanost přesto potřeba prostor pro úsudek: je toto prodloužení žádoucí, je třeba jednat o podmínkách, existuje strategický důvod právě nevypovídat? Takové úvahy jsou nad rámec toho, co lze zodpovědět čistě na základě dat.
Správce smluv má na starosti stovky smluv s dodavateli. U většiny je otázka jednoduchá: má smlouva doběhnout automaticky, nebo je potřeba něco udělat? Agent šedesát dní před výpovědní lhůtou signalizuje, že se smlouva s dodavatelem automaticky prodlouží za stávajících podmínek. U rutinní smlouvy s malým dodavatelem to stačí: správce smlouvy potvrdí, a prodloužení pokračuje nebo je odvoláno. U velkého strategického dodavatele je to jinak. Tam může být prodloužení právě tou příležitostí k jednání o ceně nebo podmínkách, a to vyžaduje posouzení, které systém nedokáže provést. Signál je v obou případech stejný; následné jednání ne.
Tento odhad se mění s kvalitou podkladových dat. Pokud jsou smluvní údaje rozptýlené v e-mailech, PDF souborech a samostatných Excel souborech bez centrálního zaznamenávání, je strukturovanost v praxi mnohem nižší než na papíře, a nejprve je třeba zavést pořádek, než zde agent může něco převzít. Pokud je naopak smluvní portfolio strukturovaně uloženo, s jasnými pravidly prodloužení a pevnou eskalační cestou k odpovědné osobě, je převzatelná část větší a spolehlivější. Roli hraje i povaha smluv: organizace s převážně standardními dodavatelskými smlouvami má jiný rizikový profil než organizace se složitými, vyjednanými dohodami, kde prodloužení vždy vyžaduje obsahové posouzení.
Aby to fungovalo spolehlivě, musí být data ukončení a pravidla prodloužení pro každou smlouvu jednoznačně zaznamenané, a musí existovat eskalační cesta k tomu, kdo v konečném důsledku rozhoduje. Bez těchto dvou podmínek je signalizace nespolehlivá nebo chybí návazné jednání ve chvíli, kdy je to důležité. To se dotýká i širších povinností: kdo hlídá smlouvy, ten často zohledňuje i lhůty uchovávání a okamžik, kdy lze dokumenty skartovat, compliance kalendář, ve kterém jsou centrálně sledované termíny, a někdy i s vypracováním navazujících smluv samotných, což je úkol, který má jiná hlediska než hlídání existujících smluv. Kdo staví personální rozhodnutí na uvolněné kapacitě v této roli, měl by si navíc uvědomit, že pro to platí vlastní zákonné požadavky; to není závěr, který vyplývá z výpočtu hodin.
Jádrem tohoto úkolu není to, že AI rozhoduje, ale že AI signalizuje a člověk posuzuje. Toto rozlišení je přesně to, o čem se v praxi jedná při lidském dohledu nad AI: ne každý signál je rozhodnutí, a ne každé schválení je stejná práce jako samotné posouzení. U hlídání smluv to znamená systém, který upozorňuje, a odpovědnou osobu, která s odůvodněním souhlasí nebo zasáhne.
Zda to pro vaši organizaci znamená, že velkou část hlídání smluv lze automatizovat, závisí na tom, jak na tom vaše smluvní data právě teď jsou. Bezplatný quickscan k tomu poskytuje první orientaci: dvanáct otázek, bez účtu, s odhadem, jakou část hodin v tomto druhu práce lze dnes převzít pomocí AI. Kompletní pracovní scan, který toto vypočítá po jednotlivých úkolech ve vaší vlastní organizaci, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.