Zaúčtování přijatých faktur je jedním z nejčastěji zmiňovaných kandidátů, když se hovoří o AI a účetnictví. Faktura přijde, částky musí do účetního systému, DPH musí sedět a je třeba k ní přiřadit účet z hlavní knihy. Odpověď na otázku, zda to AI převezme, není jednoduše ano nebo ne. Je to z velké části ano, s výraznou výhradou u části případů.
Rozhodující jsou zde tři osy: strukturovanost, objem a náklady na chybu.
Přijatá faktura je strukturovaný dokument. Je na ní dodavatel, číslo faktury, částka, sazba DPH a obvykle popis toho, co bylo dodáno. To je přesně ten druh vstupu, na kterém rozpoznávání dokumentů dosahuje dobrých výsledků: obraz se převádí na pole, pole se propojují s účtem z hlavní knihy. U velkoobchodu se stovkami faktur týdně je tento objem právě důvodem, proč se zde automatizace vyplácí. Ruční přepisování stejných polí, stokrát opakovaně, je přesně ten druh opakující se práce, kterou AI dnes již zvládá.
Náklady na chybu jsou průměrné: nesprávně zaúčtovaná faktura je nepříjemná a stojí čas na opravu, ale nevede přímo k finančnímu nebo právnímu riziku první úrovně. To z toho dělá úkol, kde je automatizace s následnou kontrolou přijatelným přístupem, na rozdíl od úkolu, který ze své podstaty vyžaduje člověka předem.
Prostor pro úsudek dosahuje nízkého skóre, a právě to je bod, kde se „AI to dělá“ mění na „AI to dělá, s dohledem“. U standardní faktury od stálého dodavatele je málo o čem pochybovat: částka, DPH a účet z hlavní knihy se řídí vzorem, který se už stokrát opakoval. U faktury od nového dodavatele, s neobvyklým popisem nebo dobropisem, který neodpovídá jedna k jedné žádné předchozí faktuře, musí padnout rozhodnutí, které nevyplývá ze samotného dokumentu. To je okamžik, kdy účetní nebo administrativní pracovník schvaluje nebo zamítá, s odůvodněním.
Soulad s předpisy hraje podobnou roli. Zaúčtování DPH je součástí daňového vykazování podniku, a chyby v něm mají jiný dopad než chyba v interním reportu. To není důvod tento úkol neautomatizovat, ale je to důvod, proč by měl výsledek AI standardně potvrzovat odpovědný pracovník, zejména v počáteční fázi.
Facility firma dostává měsíčně několik stovek faktur od stálé skupiny dodavatelů: čisticí prostředky, údržba, catering. U tohoto proudu je zaúčtování dnes z velké části záležitostí rozpoznání obrazu a propojení se stávajícím schématem hlavní knihy. Administrativní práce se posouvá od psaní ke kontrole: někdo prochází výjimky, zbytek běží dál.
U stavební firmy s proměnlivými subdodavateli, fakturami vázanými na projekty a pravidelně odlišnými podmínkami podle zakázky je to jiné. Tam je podíl faktur, které vybočují ze standardního vzoru, větší, a tím i podíl práce, která vyžaduje úsudek namísto rozpoznávání. Stejný proces, jiný výsledek, čistě proto, že podkladový proud faktur je méně opakující se.
Dvě věci musí být v praxi v pořádku, aby to funguje. Za prvé spolehlivé rozpoznávání polí faktury: pokud rozpoznávání dokumentů nesprávně čte částky nebo kódy DPH, problém se pouze přesune z přepisování na opravování. Za druhé propojení s vlastním schématem hlavní knihy firmy: každá firma účtuje jinak, a toto propojení musí odpovídat vlastnímu uspořádání, nikoli obecnému schématu.
Toto není personální doporučení ani argument pro zmenšování účetního oddělení. Je to popis toho, kterou část práce lze dnes zvládnout s AI a dohledem a která část stále vyžaduje úsudek. Co firma udělá s takto uvolněnou kapacitou, je na firmě samotné. U rozhodnutí, která se dotýkají personálu, platí vlastní zákonné požadavky, nezávisle na tom, co je zde popsáno.
Zaúčtování faktur zřídka stojí samo o sobě. Kdo tento úkol automatizuje, přirozeně narazí na navazující procesy: sledování splatnosti, aby byly faktury uhrazeny včas, vystavování a zasílání vydaných faktur na druhé straně administrativy a načítání a párování bankovních výpisů s otevřenými položkami. Kdo chce širší pohled na správu otevřených položek, najde jej v analýze soupisu otevřených položek pohledávek a závazků.
Otázka, zda AI převezme zaúčtování přijatých faktur, byla výše zodpovězena: z velké části ano, s lidským dohledem nad výjimkami a daňově citlivými zápisy. Zda to platí i pro váš vlastní proud faktur, závisí na tom, kolik z něj je standardní a kolik se odchyluje.
Bezplatný quickscan k tomu poskytuje první indikaci: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s výsledkem v podobě indikace, jakou část hodin ve vašem profilu je dnes možné převést na AI. Kompletní pracovní scan, který propočítá práci celé firmy úkol po úkolu na kapacitu fte, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.