Platby, které přicházejí přes online poskytovatele plateb (např. Mollie, Stripe, Adyen), je třeba sesouhlasit s prodejními fakturami a s bankovními pohyby, na kterých se peníze nakonec objeví. Je to úkol párování: srovnávání částek, referencí a dat, aby se určilo, která faktura patří ke které platbě a která platba k jakému bankovnímu pohybu. Typická práce účetních a administrativních pracovníků, s napojením na poskytovatele plateb a účetní systém jako nástroji.
Rozhodující jsou zde tři osy: strukturovanost, objem a náklady na chybu.
Úkol je poměrně strukturovaný (4 z 5). Platba má částku, datum, referenci nebo ID transakce. Faktura má stejné druhy charakteristik. Párování je v jádru aritmetické a logické porovnání, nikoli úkol vyžadující interpretaci situace. Objem je vysoký (5 z 5): u internetového obchodu nebo poskytovatele služeb s velkým množstvím malých transakcí to rychle narůstá na stovky až tisíce řádků měsíčně, a to je přesně druh opakování, kde automatizované párování prokazuje svou hodnotu.
Náklady na chybu jsou však na nižší straně (2 z 5): nesprávné párování znamená fakturu, která je neoprávněně odepsána jako zaplacená, nebo bankovní pohyb, který je přiřazen ke špatnému klientovi. Takové chyby vyjdou najevo, ale často až při dalším uzávěrce nebo při stížnosti klienta, který dostane upomínku na fakturu, která už byla zaplacena. Proto úplná automatizace bez kontroly není dobrý nápad, i když samotný úkol je dobře strukturovatelný.
Prostor pro úsudek (2) je omezený, ale ne nulový: naprostá většina párování je jednoznačná, malá část vyžaduje rozhodnutí (částečná platba, měnový rozdíl, duplicitní transakce). Compliance (3) hraje roli, protože reconciliace je součástí spolehlivé finanční administrativy, s požadavky na kontrolovatelnost, které nevyplývají z napojení samotného, ale ze způsobu, jakým musí firma svou účetnictví umět zdůvodnit. Kontakt s klienty (5), fyzická práce (5) a kreativita (5) zde nejsou relevantní; tento úkol se odehrává zcela v systémech, nikoli u přepážky nebo v rozhovoru.
Příklad: internetový obchod přijímá přes poskytovatele plateb stovky plateb týdně, každou s transakční referencí, kterou lze dohledat v účetním systému. S aktivním napojením a jasnými pravidly párování (částka plus reference, nebo částka plus datum plus jméno klienta, pokud reference chybí) může proces RPA samostatně dokončit většinu tohoto párování. Co zbývá, je seznam výjimek: odlišné částky, chybějící reference, duplicitní zápisy. Tento seznam pracovník porovná s původními podklady a posoudí schválením nebo zamítnutím, s odůvodněním. To je forma, která se zde hodí: AI provádí párování, člověk dohlíží na to, co samo od sebe nesedí.
U jiné firmy je to jinak. Bez aktivního napojení na poskytovatele plateb, nebo s platbami, které přicházejí přes samostatné tabulky, chybí struktura, na které párování stojí, a práce se posouvá zpět k manuálnímu vyhledávání. U firmy s velkým množstvím dílčích plateb, slev a dobropisů se prostor pro úsudek zvyšuje a podíl, který lze zvládnout bez dohledu, klesá. Rámcové podmínky tedy nejsou dekorativní: bez napojení a bez jasných pravidel párování zůstává tento úkol z velké části lidskou prací, ať už existuje ambice automatizovat, nebo ne.
Reconciliace nestojí izolovaně. Kdo má vystavování a zasílání prodejních faktur již z velké části automatizované, často zjišťuje, že párování na druhé straně se samo o sobě zjednodušuje, protože referencí jsou konzistentnější. Totéž platí na straně nákupů: zaúčtování nákupních faktur do účetního systému a sledování splatnosti nákupních faktur pro včasnou úhradu jsou podobné párovací úkoly se srovnatelnými osami pro a proti. Firmy, které se na tyto úkoly dívají společně, často vidí konzistentní obraz: strukturovaná a vysokoobjemová práce se přesouvá do systémů s dohledem nad výjimkami, zatímco práce s velkým prostorem pro úsudek nebo kontaktem s klienty, jak je vidět v co může AI převzít v gastronomii nebo při přijímání telefonátů a přepojování hovorů, se posouvá pomaleji. Také sestavení přehledu otevřených položek pro pohledávky a závazky se opírá o stejnou logiku párování a stejnou závislost na čistých napojeních.
Toto není personální poradenství ani podnět k revizi funkcí. Zda a jak organizace přerozdělí uvolněné hodiny, je rozhodnutí samotného zaměstnavatele; pro rozhodnutí, která se týkají personálu, platí vlastní zákonné požadavky, nezávisle na tom, co je zde stanoveno o úkolu. To, co je zde uvedeno, je odhad práce, nikoli lidí, kteří ji nyní vykonávají.
Zda reconciliace ve vaší vlastní firmě může probíhat automaticky ve velké nebo jen malé míře, závisí na napojení, které máte na svého poskytovatele plateb, a na tom, jak jednoznačná jsou vaše pravidla párování. Bezplatný quickscan, dvanáct otázek, bez účtu, poskytuje indikaci, jakou část hodin v tomto profilu lze dnes převést na AI. Kompletní pracovní scan, který rozebírá práci vaší firmy až na úroveň jednotlivých úkolů, je ještě ve výstavbě.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.