Platby, ktoré prichádzajú prostredníctvom online platobných poskytovateľov (napríklad Mollie, Stripe, Adyen), musia byť zosúladené s predajnými faktúrami a s bankovými pohybmi, na ktorých sa peniaze nakoniec objavia. Ide o zosúlaďovaciu prácu: sumy, referencie a dátumy sa porovnávajú, aby sa určilo, ktorá faktúra patrí ku ktorej platbe a ktorá platba k akému bankovému pohybu. Typická práca účtovníkov a administratívnych pracovníkov, s prepojením na platobného poskytovateľa a účtovným systémom ako nástrojmi.
Rozhodujúce sú tu tri osi: štruktúrovanosť, objem a náklady na chyby.
Úloha je poriadne štruktúrovaná (4 z 5). Platba má sumu, dátum, referenciu alebo ID transakcie. Faktúra má rovnaký typ znakov. Zosúlaďovanie je v jadre počtárske a logické porovnávanie, nie úloha, ktorá vyžaduje interpretáciu situácie. Objem je vysoký (5 z 5): pri internetovom obchode alebo poskytovateľovi služieb s veľkým počtom malých transakcií to rýchlo narastie na stovky až tisíce riadkov mesačne, a to je presne druh opakovania, kde automatizované zosúlaďovanie preukazuje svoju hodnotu.
Náklady na chyby sú však na nižšej strane (2 z 5): nesprávna zhoda znamená, že faktúra sa nesprávne odpíše ako zaplatená, alebo že bankový pohyb sa priradí nesprávnemu klientovi. Takéto chyby sa spravidla zistia, ale často až pri nasledujúcej uzávierke alebo pri sťažnosti klienta, ktorý dostane upomienku na faktúru, ktorá už bola zaplatená. Preto úplná automatizácia bez kontroly nie je dobrý nápad, aj keď samotná úloha je dobre štruktúrovateľná.
Priestor na úsudok (2) je obmedzený, ale nie nulový: prevažná väčšina zhôd je jednoznačná, malá časť si vyžaduje rozhodnutie (čiastočná platba, kurzový rozdiel, duplicitná transakcia). Compliance (3) hrá svoju úlohu, pretože reconciliácia je súčasťou spoľahlivého finančného účtovníctva, s požiadavkami na kontrolovateľnosť, ktoré nevyplývajú zo samotného prepojenia, ale zo spôsobu, akým musí firma vedieť zodpovedať za svoje účtovníctvo. Kontakt s klientmi (5), fyzická práca (5) a kreativita (5) tu neprichádzajú do úvahy; táto úloha sa odohráva výlučne v systémoch, nie na priehradke alebo v rozhovore.
Príklad: internetový obchod dostáva prostredníctvom platobného poskytovateľa stovky platieb týždenne, každú s transakčnou referenciou, ktorú je možné nájsť v účtovnom systéme. S aktívnym prepojením a jasnými pravidlami zosúlaďovania (suma plus referencia, alebo suma plus dátum plus meno klienta, ak referencia chýba) môže RPA proces samostatne dokončiť najväčšiu časť týchto zhôd. Zvyšok tvorí zoznam výjimiek: odlišné sumy, chýbajúce referencie, duplicitné zápisy. Tento zoznam pracovník porovná s pôvodnými dokladmi a posúdi so schválením alebo zamietnutím, s uvedením dôvodu. Toto je forma, ktorá sem patrí: AI vykonáva zosúlaďovanie, človek dohliada na to, čo nesedí samo od seba.
V inej firme je to inak. Bez aktívneho prepojenia s platobným poskytovateľom, alebo s platbami, ktoré prichádzajú prostredníctvom samostatných tabuliek, chýba štruktúra, na ktorej zosúlaďovanie funguje, a práca sa presúva späť na manuálne dohľadávanie. Vo firme s veľkým počtom čiastočných platieb, zliav a dobropisov sa priestor na úsudok zvyšuje a klesá podiel, ktorý môže prebiehať bez dohľadu. Okrajové podmienky teda nie sú dekoratívne: bez prepojenia a bez jasných pravidiel zosúlaďovania ide o úlohu, ktorá zostáva vo veľkej miere ľudskou prácou, s ambíciou automatizovať alebo bez nej.
Reconciliácia nestojí sama o sebe. Kto má vystavovanie a zasielanie predajných faktúr už vo veľkej miere automatizované, často vidí, že zosúlaďovanie na druhej strane sa samo stáva jednoduchším, pretože referencie sú konzistentnejšie. To isté platí na strane nákupu: zaúčtovanie nákupných faktúr do účtovného systému a sledovanie termínov splatnosti nákupných faktúr pre včasnú úhradu sú podobné zosúlaďovacie úlohy s podobnými zápornými a kladnými osami. Firmy, ktoré tieto úlohy posudzujú spoločne, vidia často konzistentný obraz: štruktúrovaná a vysokoobjemová práca sa presúva do systémov s dohľadom nad výjimkami, zatiaľ čo práca s väčším priestorom na úsudok alebo kontaktom s klientmi, ako je vidno v čo môže AI prevziať v gastronómii alebo pri prijímaní telefónov a prepájaní hovorov, sa posúva pomalšie. Aj zostavovanie zoznamu neuhradených položiek pre pohľadávky a záväzky sa opiera o rovnakú zosúlaďovaciu logiku a rovnakú závislosť od čistých prepojení.
Toto nie je personálne poradenstvo ani dôvod na revíziu pracovných pozícií. Či a ako organizácia prerozdelí uvoľnené hodiny, je vlastným rozhodnutím zamestnávateľa; pre rozhodnutia, ktoré sa dotýkajú personálu, platia vlastné zákonné požiadavky, nezávisle od toho, čo sa tu o úlohe konštatuje. To, čo je tu uvedené, je odhad práce, nie ľudí, ktorí ju v súčasnosti vykonávajú.
Či reconciliácia vo vašej vlastnej firme môže prebiehať automaticky vo veľkej alebo len malej miere, závisí od prepojenia, ktoré máte so svojím platobným poskytovateľom, a od toho, ako jednoznačné sú vaše pravidlá zosúlaďovania. Bezplatný quickscan, dvanásť otázok, bez potreby účtu, poskytuje indikáciu, akú časť hodín v tomto profile je dnes možné prenechať AI. Kompletný pracovný scan, ktorý rozoberá prácu vašej firmy až na úroveň jednotlivých úloh, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.