Kto riadi portfólio zmlúv, pozná toto riziko: výpovedná lehota sa prehliadne, zmluva sa automaticky predĺži za nevýhodných podmienok a nikto si to nevšimol. Samotná úloha nie je zložitá. Ide o vedenie údajov: dátum začiatku, dĺžku trvania, výpovednú lehotu, pravidlo predlžovania. Keď sú tieto údaje niekde štruktúrovane uložené, upozorňovanie na chvíľu, kedy je potrebná akcia, je presne ten typ práce, v ktorom je AI dobrá. Otázkou nie je, či systém vie rozpoznať dátum, ale či sú podkladové informácie spoľahlivo a jednoznačne zaznamenané.
Úloha dosahuje vysoké skóre v štruktúrovanosti: zmluva má dátum konca platnosti, výpovednú lehotu a pravidlo predlžovania, a tieto sú vo väčšine prípadov explicitne zaznamenané. Je potrebný málo fyzický úkon a nie je potrebná kreativita na určenie, že sa blíži termín. Agent môže denne prechádzať systém na správu zmlúv alebo kalendár, aplikovať pravidlá predlžovania a včas dať signál zodpovednej osobe. To je presne to, čo sa dnes už deje vo firmách, ktoré majú svoje zmluvné údaje v poriadku: systém upozorní, správca zmluvy posúdi a rozhodne.
Dôvod, prečo toto nie je úplné prevzatie úlohy, spočíva v troch osiach, ktoré tu rozhodujú. Náklady na chybu sú vysoké: prehliadnutá výpovedná lehota môže zmluvu neúmyselne predĺžiť na roky, s finančnými dôsledkami, ktoré ďaleko prevyšujú náklady na samotné sledovanie. Prehliadnutý termín sa nedá jednoducho napraviť, a to robí automatické upozorňovanie bez kontroly rizikovým. Okrem toho je, napriek štruktúre, potrebný priestor na úsudok: je toto predĺženie žiaduce, treba o ňom rokovať, existuje strategický dôvod, prečo naopak nevypovedať zmluvu? Takéto úvahy sa vymykajú tomu, na čo možno odpovedať čisto na základe dátumov.
Správca zmlúv riadi stovky dodávateľských zmlúv. Pri väčšine z nich je otázka jednoduchá: zmluva plynulo pokračuje, alebo je potrebný nejaký zásah? Agent šesťdesiat dní pred výpovednou lehotou upozorní, že zmluva s dodávateľom sa automaticky predĺži za súčasných podmienok. Pri bežnej zmluve s malým dodávateľom to postačí: správca zmlúv potvrdí a predĺženie pokračuje alebo sa zruší. Pri veľkom strategickom dodávateľovi je to inak. Tam môže byť predĺženie práve tou vhodnou chvíľou na rokovanie o cene alebo podmienkach, a to vyžaduje posúdenie, ktoré systém nevie vykonať. Signál je v oboch prípadoch rovnaký; nadväzujúci postup nie.
Toto posúdenie sa mení s kvalitou podkladových údajov. Ak sú údaje o zmluvách rozptýlené v e-mailoch, PDF súboroch a samostatných Excel súboroch bez centrálnej evidencie, je štruktúrovanosť v praxi oveľa nižšia, než by sa na papieri zdalo, a najprv treba nastoliť poriadok, než tu môže agent niečo prevziať. Ak je portfólio zmlúv naopak štruktúrovane zaznamenané, s jasnými pravidlami predlžovania a pevnou eskalačnou cestou k zodpovednej osobe, je prenosná časť väčšia a spoľahlivejšia. Rolu hrá aj povaha zmlúv: organizácia s väčšinou štandardných dodávateľských zmlúv má iný rizikový profil než organizácia so zložitými, vyjednávanými zmluvami, kde predĺženie vždy vyžaduje obsahové posúdenie.
Aby to spoľahlivo funguje, musia byť dátumy konca platnosti a pravidlá predlžovania pri každej zmluve jednoznačne zaznamenané a musí existovať eskalačná cesta k tomu, kto v konečnom dôsledku rozhoduje. Bez týchto dvoch podmienok je upozorňovanie nespoľahlivé alebo chýba nadväzujúci postup vo chvíli, keď je to dôležité. Toto sa dotýka aj širších povinností: kto sleduje zmluvy, často zohľadňuje aj lehoty uchovávania a okamih, kedy je možné dokumenty zničiť, compliance kalendár, v ktorom sa centrálne sledujú termíny, a niekedy aj samotné vypracovanie nadväzujúcich zmlúv, čo je úloha, ktorá pozná iné úvahy než sledovanie existujúcich zmlúv. Kto zakladá personálne rozhodnutia na uvoľnenej kapacite v tejto úlohe, si musí navyše uvedomiť, že na to platia vlastné zákonné požiadavky; to nie je záver, ktorý vyplýva z prepočtu hodín.
Jadrom tejto úlohy nie je, že AI rozhoduje, ale že AI upozorňuje a človek posudzuje. Tento rozdiel je presne to, o čo v praxi ide pri ľudskom dohľade nad AI: nie každý signál je rozhodnutie a nie každé schválenie je rovnaká práca ako samotné posúdenie. Pri sledovaní zmlúv to znamená systém, ktorý upozorňuje, a zodpovednú osobu, ktorá s odôvodnením súhlasí alebo zasiahne.
Or toto pre vašu organizáciu znamená, že veľkú časť sledovania zmlúv je možné automatizovať, závisí od toho, v akom stave sú momentálne vaše zmluvné údaje. Bezplatný quickscan na to poskytuje prvú indikáciu: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s odhadom, akú časť hodín v tomto type práce je dnes možné prenechať AI. Kompletný pracovný scan, ktorý toto vypočíta pre každú úlohu vo vašej vlastnej organizácii, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.