Čiastočne. Signalizovanie, že lehota uchovávania uplynula, a príprava dokumentov na skartáciu alebo anonymizáciu, sa dá dobre automatizovať. Konečné rozhodnutie o skutočnej skartácii zostáva niekde pri človeku, s dôvodom, prečo je to tak správne.
Obraz určujú tri osi: compliance, štruktúrovanosť a objem.
Štruktúrovanosť je vysoká. Lehota uchovávania je pravidlo: typ dokumentu X sa uchováva Y rokov, potom nasleduje skartácia alebo anonymizácia. Presne to je druh logiky, ktorý systém dokáže uplatniť bez interpretácie. Objem je priemerný: nie každá firma má denne tisíce dokumentov, ktoré dosahujú dátum, ale nejde ani o ojedinelú úlohu. Neustále prebieha prúd spisov, ktoré prechádzajú lehotou.
Os compliance je tá, kde sa to zlomí. Táto je na 1, najnepriaznivejšia z ôsmich osí, a to nie je náhoda. Skartácia nesprávneho dokumentu, príliš skoro alebo príliš neskoro, sa nedá napraviť. Klientsky spis, ktorý zmizne príliš skoro, kým ešte prebieha právny spor, je problém, ktorý sa nedá vyriešiť opravou. Spis, ktorý zmizne príliš neskoro, môže znamenať porušenie GDPR. Náklady na chybu preto tiež skórujú nízko: škoda z chyby nie je marginálna, je potenciálne nezvratná.
Oproti tomu stoja štruktúrovanosť, kontakt s klientom, fyzická zložka a kreativita, ktoré všetky skórujú priaznivo pre automatizáciu. Nie je potrebný žiadny fyzický úkon okrem prípadu papierových archívov, nie je tam žiadny rozhovor s klientom a nie je potrebný žiadny kreatívny úsudok na spis. V jadre ide o uplatnenie pravidla na veľké množstvo dát. Presne v tom je softvér dobrý, pokiaľ samotné pravidlo sedí a pri poslednom kroku sa pozerá aj človek.
Správca archívu v strednej organizácii spravuje systém na správu dokumentov, v ktorom sa stretávajú personálne spisy, faktúry a klientske zmluvy. Pre faktúry platí zákonná lehota uchovávania sedem rokov, pre náborové spisy odmietnutých kandidátov štyri týždne, pre zmluvy často doba trvania plus niekoľko rokov. Systém s pravidlami podľa druhu dokumentu dokáže automaticky signalizovať, ktoré dokumenty dosahujú lehotu, a označiť ich na akciu. To ušetrí správcovi archívu ručné prehľadávanie priečinkov podľa dátumu exspirácie, čo je pri rastúcom archíve úloha, ktorá by inak zaberala čoraz viac času.
Čo systém samostatne nerobí, je stlačenie tlačidla. Pri definitívnej skartácii je potrebná kontrola štyroch očí: niekto, kto potvrdí, že označený dokument skutočne môže preč, a niekto iný, kto to skontroluje. Tento krok neexistuje preto, že by sa neverilo technológii, ale preto, že skartovaný spis sa nedá vrátiť späť, ak mala politika lehôt uchovávania urobiť výnimku, napríklad pre prebiehajúci súdny spor alebo žiadosť o informácie.
Technológia, ktorá sem patrí, je rpa: softvér, ktorý podľa pevných pravidiel identifikuje, označuje a pripravuje dokumenty. To funguje, pokiaľ existuje pevná politika lehôt uchovávania podľa druhu dokumentu. Bez tejto politiky nemá žiadny systém oporu, a potom posúdenie jednotlivého spisu zostáva prácou pre ľudí. Organizácie, ktoré toto už automatizovali, si spravidla najprv konzistentne stanovili lehoty uchovávania podľa kategórie dokumentov, často v súvislosti s tým, ako aj archivujú zmluvy a udržiavajú ich vyhľadateľné prostredníctvom systému, ktorý archivuje zmluvy a udržiava ich vyhľadateľné. Kto toto ešte nemá v poriadku, bude musieť najprv urobiť tento krok, kým bude automatizácia skartácie realistická.
V podniku s malým, prehľadným archívom a málo druhmi dokumentov je rozdiel medzi automatickým a manuálnym prístupom obmedzený: správca archívu to aj tak celé prehliadal. V organizácii s tisíckami spisov, viacerými druhmi dokumentov a rôznymi lehotami sa manuálna kontrola zasekáva na objeme a automatická signalizácia sa stáva hodnotnejšou. Úlohu zohráva aj odvetvie: v zdravotníctve a vo finančnom sektore platia prísnejšie a niekedy odlišné lehoty ako v iných odvetviach, čo si vyžaduje presnejšiu správu pravidiel. To nadväzuje na to, ako je možné automaticky sledovať compliance kalendár s termínmi, kde platí rovnaká logika pevných pravidiel a ľudského schválenia.
Hranica neleží pri signalizovaní, ale pri rozhodovaní. Akonáhle sa dokument týka výnimky, prebiehajúceho sporu, osobitného zákonného statusu, je potrebné úsudkové rozhodovanie, ktoré systém pravidiel nemá. To je tá istá hranica, akú vidíte pri sledovaní predĺžení zmlúv a výpovedných lehôt, kde systém signalizuje, ale posudzuje človek. Kto o tejto téme diskutuje v rámci vlastnej organizácie, urobí dobre, ak sa pozrie aj na to, ako do toho zapadá spoluúčasť zamestnancov, napríklad prostredníctvom procesu informovania podnikovej rady o nasadení AI. Ak zavedenie takýchto systémov zasahuje do funkcií alebo úloh zamestnancov, platia preň vlastné zákonné požiadavky týkajúce sa spoluúčasti a personálnej politiky, nezávisle od technickej otázky, čo systém dokáže.
Otázka, či sa toto týka vašej organizácie, závisí od toho, koľko druhov dokumentov spravujete, ako konzistentne je už stanovená vaša politika lehôt uchovávania, a koľko spisov ročne dosahuje lehotu. To sa výrazne líši podľa odvetvia; kto chce vedieť, ako sa tento druh automatizácie porovnáva s inými prevádzkovými úlohami, nájde širší obraz v prehľade čo môže AI prevziať v sektore dopravy, ako príklad toho, ako rovnaké osi vychádzajú v inom kontexte.
Bezplatný rýchly test od FTE TO AI pozostáva z dvanástich otázok, bez potreby účtu, a poskytuje indikáciu toho, ktorú časť hodín vo vašom profile je dnes možné nahradiť AI. Kompletný pracovný sken, ktorý rozoberá prácu firmy úloha po úlohe, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.