Zaúčtovanie prijatých faktúr je jedným z najčastejšie spomínaných kandidátov, keď ide o AI a účtovníctvo. Faktúra príde, sumy treba preniesť do účtovného systému, DPH musí sedieť a treba k nej priradiť účet hlavnej knihy. Odpoveď na otázku, či to AI preberá, nie je jednoducho áno alebo nie. Vo veľkej miere je to áno, s výrazným výhradou pri časti prípadov.
Rozhodujúce sú tu tri osi: štruktúrovanosť, objem a náklady na chyby.
Prijatá faktúra je štruktúrovaný dokument. Je na nej uvedený dodávateľ, číslo faktúry, suma, sadzba DPH a väčšinou aj opis dodaného tovaru alebo služby. Presne to je typ vstupu, na ktorom rozpoznávanie dokumentov dosahuje dobré výsledky: obraz sa prevedie na polia, polia sa priradia k účtu hlavnej knihy. Pri veľkoobchode so stovkami faktúr týždenne je práve tento objem dôvodom, prečo sa automatizácia oplatí. Ručné prepisovanie tých istých polí, stokrát opakovane, je presne ten typ opakujúcej sa práce, ktorý AI dnes už zvláda.
Náklady na chyby sú priemerné: nesprávne zaúčtovaná faktúra je nepríjemná a jej oprava stojí čas, no nevedie hneď k finančnému alebo právnemu riziku prvého rádu. Vďaka tomu ide o úlohu, pri ktorej je automatizácia s následnou kontrolou prijateľným prístupom, namiesto úlohy, ktorá si z podstaty vyžaduje človeka vopred.
Priestor pre úsudok dosahuje nízke skóre, a práve to je bod, v ktorom sa „AI to robí“ mení na „AI to robí, s dohľadom“. Pri štandardnej faktúre od stáleho dodávateľa niet o čom pochybovať: suma, DPH a účet hlavnej knihy sa riadia vzorom, ktorý sa už stokrát opakoval. Pri faktúre od nového dodávateľa, s nezvyčajným opisom alebo dobropisom, ktorý sa jedna k jednej nezhoduje s predchádzajúcou faktúrou, treba urobiť rozhodnutie, ktoré nevyplýva zo samotného dokumentu. To je moment, kedy účtovník alebo administratívny pracovník schváli alebo zamietne, a to z konkrétneho dôvodu.
Podobne pôsobí aj compliance. Účtovanie DPH je súčasťou daňovej zodpovednosti firmy a chyby v ňom majú iný dopad než chyba vo vnútornom reporte. To nie je dôvod túto úlohu neautomatizovať, ale je to dôvod nechať výstup AI štandardne potvrdiť zodpovednou osobou, najmä vo fáze zavádzania.
Facility firma dostáva mesačne niekoľko stoviek faktúr od stálej skupiny dodávateľov: čistiace prostriedky, údržba, catering. Pri tomto toku faktúr je zaúčtovanie dnes prevažne otázkou rozpoznania obrazu a priradenia k existujúcej osnove účtov. Administratívna práca sa presúva od prepisovania k overovaniu: niekto skontroluje výnimky, zvyšok prejde automaticky.
Pri stavebnej firme s meniacimi sa subdodávateľmi, faktúrami viazanými na projekty a pravidelne odlišnými dohodami pre každú zákazku je to inak. Tam je podiel faktúr, ktoré sa vymykajú štandardnému vzoru, väčší, a tým aj podiel práce, ktorá si vyžaduje úsudok namiesto rozpoznávania. Rovnaký proces, iný výsledok, jednoducho preto, že podkladový tok faktúr je menej opakujúci sa.
Skôr než to v praxi zafunguje, musia byť v poriadku dve veci. Po prvé, spoľahlivé rozpoznávanie polí faktúry: ak rozpoznávanie dokumentov nesprávne prečíta sumy alebo kódy DPH, problém sa iba presunie z prepisovania na opravovanie. Po druhé, prepojenie s osnovou účtov konkrétnej firmy: každá firma účtuje inak a toto prepojenie musí zodpovedať vlastnému usporiadaniu, nie všeobecnej šablóne.
Toto nie je personálne odporúčanie ani argument na zmenšovanie účtovného oddelenia. Je to opis toho, ktorá časť práce sa dnes dá zvládnuť pomocou AI a dohľadu a ktorá časť si naďalej vyžaduje úsudok. Čo firma urobí s takto uvoľnenou kapacitou, je na samotnej firme. Pri rozhodnutiach, ktoré sa dotýkajú zamestnancov, platia príslušné zákonné požiadavky, bez ohľadu na to, čo je tu opísané.
Zaúčtovanie faktúr zriedka stojí samostatne. Kto automatizuje túto úlohu, prirodzene narazí na súvisiace procesy: sledovanie dátumov splatnosti, aby sa faktúry uhrádzali včas, vystavovanie a odosielanie vydaných faktúr na druhej strane účtovníctva a načítavanie a párovanie bankových výpisov s otvorenými položkami. Kto chce širší pohľad na správu otvorených položiek, nájde ho v analýze zoznamu otvorených položiek pre pohľadávky a záväzky.
Otázka, či AI preberá zaúčtovanie prijatých faktúr, bola zodpovedaná vyššie: prevažne áno, s ľudským dohľadom nad výnimkami a daňovo citlivými účtovaniami. Či to platí aj pre váš vlastný tok faktúr, závisí od toho, koľko z neho je štandardných a koľko sa odlišuje.
Bezplatný rýchly test poskytuje prvú indikáciu: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s výsledkom, ktorý naznačí, akú časť hodín vo vašom profile dnes dokáže prevziať AI. Kompletná pracovná analýza, ktorá prepočíta prácu celej firmy úloha po úlohe na kapacitu vo fte, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.