Zamestnanec zodpovedný za záväzky alebo účtovník v účtovnom systéme sleduje, kedy je splatná prijatá faktúra, či sa oplatí využiť zľavu za skorú platbu, a či nehrozí, že platba príde neskoro. To je sledovanie: porovnávanie zoznamu dátumov s kalendárom a konanie, keď sa termín blíži. Otázkou je, či to môže prevziať AI.
Táto úloha skóruje na takmer všetkých osiach priaznivo. Štruktúrovanosť je vysoká: dátum splatnosti je pevná hodnota na pevnom mieste v systéme, netreba žiadnu interpretáciu. Objem je vysoký: pri firme so stálym tokom prijatých faktúr ide o stovky až tisíce ročne, všetky podľa rovnakého vzoru. Kontakt so zákazníkom, fyzické úkony a kreativita tu nehrajú žiadnu úlohu; ide o čisto interné, digitálne, opakujúce sa práce. Presne o taký druh úlohy, pre ktorý už dávno existuje softvér, a na ktorý sa teraz dobre hodí aj signalizácia poháňaná AI.
Výnimkou sú náklady na chyby, čo obraz mierne posúva. Zmeškaný dátum splatnosti stojí peniaze: zľava za skorú platbu zanikne, alebo príde upomienka a prípadne pokuta či poškodený vzťah s dodávateľom. Priestor na úsudok a súlad s predpismi skórujú v strednej pozícii, nie preto, že by bolo treba veľa interpretovať, ale preto, že odchýlka — faktúra, ktorá nesedí s objednávkou, práve zmenená platobná lehota, dodávateľ, ktorý z iného dôvodu pozastaví platbu — si vyžaduje posúdenie. Nejde o tvorivú prácu, ale ani ju nemožno úplne automatizovať bez niekoho, kto výnimku uvidí a rozhodne o nej.
Tri osi, ktoré tu rozhodujú, sú štruktúrovanosť, objem a náklady na chyby. Prvé dve silno hovoria v prospech automatizácie: práca je dostatočne pravidelná a dostatočne jednoduchá na to, aby sa prenechala softvéru. Tretia os to spomaľuje: keďže chyba stojí peniaze, systém musí nielen signalizovať, ale musí byť aj spoľahlivý, a musí existovať niekto, kto vie posúdiť upozornenie predtým, než sa platba skutočne uskutoční.
Preto je technológiou, ktorá sem dnes zapadá, rpa: softvér, ktorý číta dátumy splatnosti, porovnáva ich s platobným kalendárom a generuje upozornenia alebo dokonca pripraví návrhy platieb. Nie samostatne rozhodujúca AI, ktorá platí bez dohľadu, ale automatizované sledovanie s človekom, ktorý rieši výnimky. Ide o posun, ktorý sa už dnes deje na mnohých finančných oddeleniach: udržiavanie prehľadu je práca, ktorá mizne z každodennej úlohy zamestnanca zodpovedného za záväzky, rozhodovanie o odchýlkach zostáva.
O tom, či to v konkrétnej firme funguje, rozhodujú dve podmienky. Prvou sú spoľahlivé plánovacie údaje: ak sú dátumy splatnosti, platobné lehoty a dohody o zľavách v systéme správne a aktuálne, automatické sledovanie na tom môže stavať. Ak sú tieto údaje roztrúsené v e-mailoch, v samostatných dohodách s dodávateľmi alebo v systéme, ktorý nie je prepojený s účtovníctvom, treba najprv urobiť poriadok skôr, než má automatizácia zmysel. Druhou je signalizácia odchýlok: systém musí nielen spracovať štandardné prípady, ale musí aj jasne označiť, keď niečo nezapadá do vzoru, aby to mohol posúdiť človek.
Vo firme s malým počtom stálych dodávateľov a jednoduchými platobnými lehotami je možné sledovanie automatizovať takmer úplne: málo výnimiek, predvídateľné vzory. Vo firme s mnohými dodávateľmi, meniacimi sa zmluvnými podmienkami, medzinárodnými platbami v rôznych menách alebo častými spormi o faktúrach je to inak: tam je pravdepodobnosť odchýlok väčšia a trvalo zostáva viac posudzovacej práce. Rozdiel robí aj kvalita zdrojových údajov: dobre nastavený účtovný systém dáva automatizácii viac opory než systém s ručným zadávaním a samostatnými Excel zoznamami popri účtovníctve.
Táto úloha nestojí sama osebe. Súvisí so širším prehľadom otvorených položiek u pohľadávok a záväzkov, s načítaním a párovaním bankových výpisov, ktorým sa odpisujú platby, a s rekonciliáciou transakcií od platobných poskytovateľov. Spolu tieto úlohy tvoria veľkú časť administratívnej agendy okolo peňazí, ktoré do firmy prichádzajú alebo z nej odchádzajú, a vo všetkých týchto prípadoch platí rovnaký vzor: štruktúra a objem umožňujú automatizáciu, náklady na chyby a výnimky udržiavajú pri živote nejakú formu dohľadu.
Toto nie je personálne poradenstvo ani argument na zoštíhľovanie oddelenia záväzkov. Je to opis toho, ktorá časť úlohy je podľa ôsmich osí vhodná na prevzatie softvérom a ktorá časť zostáva ľudskou prácou. Ak má posun v úlohách dôsledky pre pracovné miesta, platia preň vlastné zákonné požiadavky; pozri aj vysvetlenie o tom, kedy do toho musí mať slovo zamestnanecká rada. Nič tu nezaručuje, že úloha bude skutočne prevzatá; závisí to od kvality údajov, systémov a ochoty dobre signalizovať výnimky.
Ak chcete zistiť, ako to dopadne pre váš vlastný proces záväzkov, je užitočné pozrieť sa na objem toku faktúr, počet dodávateľov a mieru, do akej sú platobné lehoty a dohody o zľavách už štruktúrovane zaznamenané. Bezplatný quickscan od FTE TO AI k tomu poskytuje prvé nasmerovanie: dvanásť otázok, bez účtu, s indikáciou, akú časť hodín vo vašom profile dnes dokáže prevziať AI. Kompletný pracovný sken, ktorý rozoberá prácu celej firmy až na úroveň jednotlivých úloh, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.