En partie. Signaler qu'un délai de conservation est arrivé à échéance et préparer des documents pour destruction ou anonymisation se prête bien à l'automatisation. La décision définitive de procéder réellement à la destruction reste du ressort d'une personne, avec une raison justifiant pourquoi il en est ainsi.
Trois axes déterminent le tableau : la conformité, le degré de structuration et le volume.
Le degré de structuration est élevé. Un délai de conservation est une règle : le type de document X est conservé pendant Y années, puis vient la destruction ou l'anonymisation. C'est précisément le genre de logique qu'un système peut appliquer sans interprétation. Le volume est moyen : toutes les entreprises n'ont pas quotidiennement des milliers de documents qui atteignent l'échéance, mais il ne s'agit pas non plus d'une tâche ponctuelle. Un flux continu de dossiers traverse le délai fixé.
C'est l'axe de la conformité qui fait basculer la donne. Celui-ci se situe à 1, le plus défavorable des huit axes, et ce n'est pas un hasard. La destruction du mauvais document, trop tôt ou trop tard, est irréparable. Un dossier client qui disparaît trop tôt alors qu'un litige juridique est encore en cours est un problème qu'aucune correction ne peut résoudre. Un dossier qui disparaît trop tard peut constituer une infraction au RGPD. Le coût des erreurs est également faible pour cette raison : le dommage causé par une erreur n'est pas marginal, il est potentiellement irréversible.
À l'inverse, le degré de structuration, le contact client, le caractère physique et la créativité obtiennent tous des scores favorables à l'automatisation. Aucune action physique n'est nécessaire, sauf pour les archives papier, il n'y a pas d'entretien avec un client, et il n'y a pas d'appréciation créative par dossier. Il s'agit, dans le fond, d'appliquer une règle à une grande quantité de données. C'est précisément ce dans quoi le logiciel excelle, tant que la règle elle-même est correcte et qu'une personne supervise la dernière étape.
Un gestionnaire d'archives d'une organisation de taille moyenne gère un système de gestion documentaire où se rassemblent les dossiers du personnel, les factures et les contrats clients. Pour les factures, un délai légal de conservation de sept ans s'applique, pour les dossiers de candidature des candidats refusés, il s'agit de quatre semaines, pour les contrats, c'est souvent la durée du contrat plus quelques années. Un système avec des règles par type de document peut signaler automatiquement quels documents atteignent le délai et les marquer pour action. Cela évite au gestionnaire d'archives de devoir parcourir manuellement les dossiers à la recherche de dates d'échéance, une tâche qui, à mesure que les archives croissent, prend de plus en plus de temps.
Ce que le système ne fait pas de manière autonome, c'est appuyer sur le bouton. Pour une destruction définitive, un contrôle à quatre yeux est nécessaire : une personne qui confirme que le document marqué peut effectivement être détruit, et une autre personne qui contrôle cela. Cette étape n'existe pas par méfiance envers la technologie, mais parce qu'un dossier détruit ne peut pas être récupéré si la politique de délais de conservation aurait dû prévoir une exception, par exemple en raison d'un procès en cours ou d'une demande d'information.
La technologie qui convient ici est le rpa : un logiciel qui identifie, marque et prépare les documents selon des règles fixes. Cela fonctionne tant qu'il existe une politique fixe de délais de conservation par type de document. Sans cette politique, aucun système n'a de point d'appui, et l'appréciation par dossier reste alors du travail humain. Les organisations qui ont déjà automatisé cela ont généralement d'abord consigné leurs délais de conservation de manière cohérente par catégorie de documents, souvent en lien avec la manière dont elles archivent également les contrats et les rendent traçables via un système qui archive les contrats et les rend consultables. Qui n'a pas encore mis cela en ordre devra d'abord franchir cette étape avant que l'automatisation de la destruction ne soit réaliste.
Dans une entreprise disposant d'archives réduites et bien organisées et de peu de types de documents, la différence entre l'automatique et le manuel est limitée : un gestionnaire d'archives avait déjà une vue d'ensemble. Dans une organisation comptant des milliers de dossiers, plusieurs types de documents et des délais variables, le contrôle manuel se heurte au volume, et le signalement automatique devient plus précieux. Le secteur joue également un rôle : dans les soins de santé et le secteur financier, des délais plus stricts et parfois différents s'appliquent par rapport à d'autres branches, ce qui exige une gestion des règles plus précise. Cela rejoint la manière dont un calendrier de conformité avec échéances peut être tenu automatiquement, où la même logique de règles fixes et d'approbation humaine s'applique.
La limite ne se situe pas au niveau du signalement, mais au niveau de la décision. Dès qu'un document concerne une exception, un litige en cours, un statut légal particulier, une appréciation devient nécessaire, que ne possède pas un système de règles. C'est la même limite que l'on observe pour la surveillance des renouvellements de contrats et des délais de résiliation, où le système signale mais où une personne évalue. Qui aborde ce sujet au sein de sa propre organisation ferait bien d'examiner également comment la concertation sociale s'inscrit dans ce cadre, par exemple via la démarche visant à informer le conseil d'entreprise sur le déploiement de l'IA. Si l'introduction de tels systèmes touche aux fonctions ou aux tâches des collaborateurs, des exigences légales propres en matière de concertation sociale et de politique de personnel s'appliquent, indépendamment de la question technique de ce qu'un système peut faire.
La question de savoir si cela concerne votre organisation dépend du nombre de types de documents que vous gérez, de la cohérence avec laquelle votre politique de délais de conservation est déjà consignée, et du nombre de dossiers par an qui atteignent l'échéance. Cela varie fortement selon le secteur ; qui souhaite savoir comment ce type d'automatisation se situe par rapport à d'autres tâches opérationnelles trouvera un aperçu plus large dans le résumé de ce que l'IA peut reprendre dans le secteur du transport, comme exemple de la manière dont les mêmes axes se manifestent dans un autre contexte.
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