Osaliselt. Signaliseerimine, et säilitustähtaeg on möödunud, ja dokumentide ettevalmistamine hävitamiseks või anonüümimiseks on hästi automatiseeritav. Lõplik otsus tegelikult hävitada jääb kuskil inimese õlule, koos põhjendusega, miks see nii peab olema.
Kolm telge määravad pildi: vastavus (compliance), struktureeritus ja mahukus.
Struktureeritus on kõrge. Säilitustähtaeg on reegel: dokumendityüp X säilitatakse Y aastat, seejärel järgneb hävitamine või anonüümimine. See on täpselt selline loogika, mida süsteem saab rakendada ilma tõlgendamiseta. Mahukus on keskmine: ei ole igal ettevõttel iga päev tuhandeid dokumente, mis jõuavad tähtajani, kuid see ei ole ka juhuslik ülesanne. Pidevalt liigub toimikute voog läbi tähtaja.
Vastavuse telg on see, kus kaal kaldub üle. Selle telg on 1, kaheksast teljest kõige ebasoodsam, ja see ei ole juhus. Vale dokumendi hävitamine, liiga varakult või liiga hilja, ei ole taastatav. Kliendi toimik, mis kaob liiga varakult, ajal kui käib veel õigusvaidlus, on probleem, mida ei saa parandusega lahendada. Toimik, mis kaob liiga hilja, võib tähendada AVG-rikkumist. Ka veakulud saavad seetõttu madala hinde: vea kahju ei ole marginaalne, see on potentsiaalselt pöördumatu.
Seevastu struktureeritus, kliendikontakt, füüsilisus ja loovus saavad kõik automatiseerimise seisukohalt soodsa hinde. Füüsilist tegevust ei ole vaja, välja arvatud paberarhiivide puhul, kliendivestlust ei toimu ja toimikupõhist loomingulist hinnangut ei vajata. See on sisuliselt reegli rakendamine suurele hulgale andmetele. See on täpselt see, milles tarkvara on hea, kuni reegel ise on õige ja viimase sammu juures on inimene kaasas.
Keskmise suurusega organisatsiooni arhiivihaldur haldab dokumendihaldussüsteemi, kuhu koonduvad personalitoimikud, arved ja kliendilepingud. Arvetele kehtib seitsmeaastane seadusjärgne säilitustähtaeg, tagasilükatud kandidaatide kandideerimistoimikutele neli nädalat, lepingutele tihti kehtivusaeg pluss mõned aastad. Süsteem, milles on reeglid dokumenditüübi kohta, saab automaatselt signaliseerida, milliste dokumentide tähtaeg on käes, ja märkida need tegevuseks. See säästab arhiivihaldurit käsitsi kaustade läbivaatamisest aegumistähtaja järgi, mis kasvava arhiivi puhul muutub ülesandeks, mis nõuab aina rohkem aega.
Mida süsteem iseseisvalt ei tee, on nupule vajutamine. Lõpliku hävitamise puhul on vajalik nelja silma kontroll: keegi kinnitab, et märgistatud dokumendi võib tegelikult kustutada, ja keegi teine kontrollib seda. See samm ei eksisteeri tehnoloogia usaldamatuse tõttu, vaid kuna hävitatud toimikut ei saa tagasi, kui säilitustähtaegade poliitika oleks pidanud teha erandi, näiteks pooleliolev kohtuasi või teabenõue.
Siia sobiv tehnoloogia on rpa: tarkvara, mis kindlate reeglite järgi tuvastab, märgistab ja valmistab dokumendid ette. See toimib, kuni on olemas kindel säilitustähtaegade poliitika dokumenditüübi kohta. Ilma sellise poliitikata ei ole ühelgi süsteemil millele toetuda, ja siis jääb toimikupõhine hindamine inimtööks. Organisatsioonid, kes on selle juba automatiseerinud, on üldiselt esmalt oma säilitustähtajad konsistentselt kehtestanud dokumendikategooria kaupa, sageli seoses sellega, kuidas lepinguid arhiveeritakse ja leitavaks tehakse süsteemi kaudu, mis hoiab lepingud arhiveerituna ja otsitavana. Kellel see veel korras ei ole, peab enne astuma selle samu, enne kui hävitamise automatiseerimine on realistlik.
Ettevõttes, kus arhiiv on väike ja ülevaatlik ning dokumenditüüpe vähe, on erinevus automaatse ja käsitsi tegemise vahel piiratud: arhiivihaldur oleks niikuinii kõike üle vaadanud. Organisatsioonis, kus on tuhandeid toimikuid, mitu dokumenditüüpi ja erinevad tähtajad, jookseb käsitsi kontroll mahu taha kinni, ja automaatne signaliseerimine muutub väärtuslikumaks. Ka sektor mängib rolli: tervishoius ja finantssektoris kehtivad rangemad ja mõnikord teistsugused tähtajad kui muudes valdkondades, mis eeldab täpsemat reeglihaldust. See seostub sellega, kuidas vastavuskalendrit tähtaegadega saab automaatselt jälgida, kus kehtib sama loogika kindlatest reeglitest ja inimliku heakskiitmisest.
Piir ei ole signaliseerimisel, vaid otsustamisel. Kui dokument puudutab erandit, pooleliolevat vaidlust, erilist õiguslikku staatust, on vajalik otsustusvõime, mida reeglisüsteemil ei ole. See on samasugune piir, mida näeb lepingute pikendamiste ja etteteatamistähtaegade jälgimise juures, kus süsteem signaliseerib, aga inimene hindab. Kes seda teemat oma organisatsioonis arutab, tegutseb targalt, kui vaatab ka, kuidas kaasotsustamine sellesse sobitub, näiteks töönõukogu AI kasutamisest teavitamise protsessi kaudu. Kui selliste süsteemide juurutamine puudutab töötajate ametikohti või ülesandeid, kehtivad selle kohta omad seadusjärgsed nõuded kaasotsustamise ja personalipoliitika osas, sõltumata tehnilisest küsimusest, mida süsteem suudab.
Küsimus, kas see puudutab teie organisatsiooni, sõltub sellest, kui palju dokumenditüüpe te haldate, kui konsistentselt on teie säilitustähtaegade poliitika juba kehtestatud, ja kui palju toimikuid aastas tähtaja saabub. See erineb suuresti sektorite lõikes; kes soovib teada, kuidas selline automatiseerimine suhestub teiste operatiivsete ülesannetega, leiab laiema pildi ülevaatest mida AI saab üle võtta transpordisektoris, näitena, kuidas samad teljed teises kontekstis avalduvad.
FTE TO AI tasuta kiirtest koosneb kaheteistkümnest küsimusest, ilma kontot loomata, ja annab hinnangu selle kohta, kui suure osa teie profiili tundidest saab AI juba täna üle võtta. Täielik töö-skann, mis analüüsib ettevõtte tööd ülesanne ülesande kaupa, on veel valmimisjärgus.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.