Частично. Сигнализирането, че срокът за съхранение е изтекъл, и подготовката на документи за унищожаване или анонимизиране, е добре автоматизируемо. Окончателното решение за реално унищожаване остава при човек, с ясна причина защо това трябва да бъде така.
Три оси определят картината: съответствие (compliance), степен на структурираност и обем.
Степента на структурираност е висока. Срокът за съхранение е правило: документ от тип X се съхранява Y години, след което следва унищожаване или анонимизиране. Това е точно този вид логика, която система може да прилага без интерпретация. Обемът е среден: не всяка компания има ежедневно хиляди документи, чийто срок изтича, но не е и инцидентна задача. Постоянно тече поток от досиета, преминаващи през срока.
Тази ос е на 1, най-неблагоприятната от осемте оси, и това не е случайно. Унищожаването на грешен документ, прекалено рано или прекалено късно, е невъзможно да се поправи. Клиентско досие, което изчезва прекалено рано, докато все още тече правен спор, е проблем, който не може да се реши с корекция. Досие, което изчезва прекалено късно, може да доведе до нарушение на ОРЗД. Затова и разходите за грешка се оценяват ниско: щетата от грешка не е незначителна, тя е потенциално непоправима.
Срещу това стоят степента на структурираност, контакта с клиенти, физическия аспект и креативността, които всички се оценяват благоприятно за автоматизация. Не е необходимо физическо действие, освен при хартиени архиви, няма разговор с клиент и няма креативна преценка по досие. В основата си става дума за прилагане на правило върху голямо количество данни. Точно в това софтуерът е добър, стига самото правило да е коректно и човек да следи последната стъпка.
Служител, отговорен за архивите в организация със средни размери, управлява система за управление на документи, в която се съхраняват личните досиета на персонала, фактурите и клиентските договори. За фактурите се прилага законов срок на съхранение от седем години, за досиетата на отхвърлени кандидати за работа – четири седмици, за договорите – често срокът на действие плюс определен брой години. Система с правила по вид документ може автоматично да сигнализира кои документи достигат срока и да ги маркира за действие. Това спестява на служителя ръчното претърсване на папки по дата на изтичане, което при растящ архив иначе е задача, отнемаща все повече време.
Което системата не прави самостоятелно, е натискането на бутона. При окончателно унищожаване е необходима проверка от четири очи: някой, който потвърждава, че маркираният документ действително може да бъде премахнат, и някой друг, който проверява това. Тази стъпка не съществува заради недоверие в технологията, а защото унищожено досие не може да бъде възстановено, ако политиката за срокове на съхранение е трябвало да направи изключение, например поради текущо съдебно дело или заявление за информация.
Технологията, която подхожда тук, е rpa: софтуер, който според фиксирани правила идентифицира, маркира и подготвя документи. Това работи, стига да съществува фиксирана политика за срокове на съхранение по вид документ. Без такава политика никоя система няма опорна точка и тогава оценката по досие остава ръчна работа. Организациите, които вече са автоматизирали това, обикновено първо са фиксирали сроковете си за съхранение последователно по категория документи, често в съответствие с начина, по който архивират и договорите, правейки ги откриваеми чрез система, която архивира договорите и ги поддържа откриваеми. Кой все още не е подредил това, първо трябва да направи тази стъпка, преди автоматизацията на унищожаването да бъде реалистична.
При компания с малък, ясен архив и малко видове документи, разликата между автоматично и ръчно е ограничена: служителят по архивите така или иначе вече е имал общ преглед. При организация с хиляди досиета, множество видове документи и различни срокове, ръчната проверка се затормозва от обема, а автоматичното сигнализиране става по-ценно. Секторът също играе роля: в здравеопазването и финансовия сектор се прилагат по-строги и понякога различни срокове, отколкото в други отрасли, което изисква по-точно управление на правилата. Това се свързва с начина, по който календар за спазване на изисквания с крайни срокове може да се поддържа автоматично, където важи същата логика на фиксирани правила и човешко одобрение.
Границата не е при сигнализирането, а при вземането на решение. Веднага щом документ се отнася до изключение, текущ спор, особен правен статут, е необходима преценка, която системата с правила не притежава. Това е същата граница, която се вижда при следенето на удължавания на договори и срокове за прекратяване, където системата сигнализира, но човек преценява. Кой обсъжда тази тема в собствената си организация, добре би направил и да разгледа как съучастието на служителите се вписва в това, например чрез процеса за информиране на съвета на работниците относно използването на ИИ. Ако въвеждането на такива системи засяга функции или задачи на служители, за това важат собствени законови изисквания относно съучастие и политика по персонала, отделно от техническия въпрос какво може системата.
Въпросът дали това се отнася за вашата организация зависи от колко видове документи управлявате, колко последователно е вече установена вашата политика за срокове на съхранение, и колко досиета годишно достигат срока. Това се различава силно по сектор; кой иска да знае как този вид автоматизация се съотнася с други оперативни задачи, ще намери по-широка картина в обзора на какво може ИИ да поеме в транспортния сектор, като пример за това как същите оси се проявяват в друг контекст.
Безплатният бърз скенер на FTE TO AI се състои от дванадесет въпроса, без регистрация, и дава индикация за какъв дял от часовете във вашия профил днес могат да бъдат поети от ИИ. Пълният работен скенер, който разглежда работата на компанията задача по задача, е все още в процес на разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.