En parte. Señalar que un plazo de conservación ha vencido y preparar documentos para su destrucción o anonimización es fácil de automatizar. La decisión definitiva de destruir efectivamente sigue recayendo en algún punto sobre una persona, con una razón de por qué debe ser así.
Tres ejes determinan el panorama: cumplimiento normativo, grado de estructuración y volumen.
El grado de estructuración es alto. Un plazo de conservación es una regla: el tipo de documento X se conserva durante Y años, después sigue la destrucción o anonimización. Es exactamente el tipo de lógica que un sistema puede aplicar sin necesidad de interpretación. El volumen es medio: no todas las empresas tienen a diario miles de documentos que alcanzan la fecha límite, pero tampoco es una tarea puntual. Hay un flujo continuo de expedientes que van llegando al final del plazo.
El eje de cumplimiento normativo es donde la balanza se inclina. Este se sitúa en 1, el más desfavorable de los ocho ejes, y no es casualidad. La destrucción del documento equivocado, demasiado pronto o demasiado tarde, no tiene remedio. Un expediente de cliente que desaparece demasiado pronto mientras aún hay un litigio en curso es un problema que no se puede resolver con una corrección. Un expediente que desaparece demasiado tarde puede suponer una infracción del RGPD. Los costes de error también puntúan bajo por esta razón: el daño de un error no es marginal, es potencialmente irreversible.
En cambio, estructuración, contacto con el cliente, componente físico y creatividad puntúan de forma favorable para la automatización. No se requiere ninguna acción física salvo en el caso de archivos en papel, no hay conversación con el cliente y no hace falta una valoración creativa por expediente. En esencia, se trata de aplicar una regla a una gran cantidad de datos. Es precisamente en eso en lo que el software es bueno, siempre que la regla en sí sea correcta y una persona supervise el último paso.
Un gestor de archivos de una organización de tamaño medio administra un sistema de gestión documental en el que confluyen expedientes de personal, facturas y contratos de clientes. Para las facturas rige un plazo legal de conservación de siete años, para los expedientes de candidatos rechazados en procesos de selección cuatro semanas, para los contratos a menudo la duración del contrato más un número de años adicional. Un sistema con reglas por tipo de documento puede señalar automáticamente qué documentos alcanzan el plazo y marcarlos para su tramitación. Esto le ahorra al gestor de archivos la búsqueda manual en carpetas por fecha de caducidad, algo que en un archivo en crecimiento es una tarea que de otro modo consume cada vez más tiempo.
Lo que el sistema no hace de forma autónoma es pulsar el botón. Para la destrucción definitiva se necesita un control de cuatro ojos: alguien que confirme que el documento marcado realmente puede eliminarse, y otra persona que lo verifique. Ese paso no existe por desconfianza hacia la tecnología, sino porque un expediente destruido no se puede recuperar si la política de plazos de conservación debía haber contemplado una excepción, por ejemplo por un procedimiento judicial en curso o una solicitud de información.
La tecnología que encaja aquí es rpa: software que, según reglas fijas, identifica, marca y prepara documentos. Esto funciona siempre que exista una política de plazos de conservación fija por tipo de documento. Sin esa política, ningún sistema tiene un punto de apoyo, y entonces la evaluación por expediente sigue siendo trabajo humano. Las organizaciones que ya han automatizado esto normalmente han establecido antes de forma consistente sus plazos de conservación por categoría de documento, a menudo en coherencia con cómo también archivan los contratos y los mantienen localizables mediante un sistema que archiva los contratos y los mantiene localizables. Quien todavía no tenga esto en orden, tendrá que dar primero ese paso antes de que la automatización de la destrucción sea realista.
En una empresa con un archivo pequeño y manejable y pocos tipos de documento, la diferencia entre lo automático y lo manual es limitada: un gestor de archivos ya lo abarcaba de todos modos. En una organización con miles de expedientes, varios tipos de documento y plazos variables, el control manual se atasca por el volumen, y la señalización automática se vuelve más valiosa. También el sector influye: en la sanidad y el sector financiero rigen plazos más estrictos y a veces distintos que en otros sectores, lo que exige una gestión de reglas más precisa. Esto conecta con cómo se puede mantener automáticamente un calendario de cumplimiento normativo con plazos, donde rige la misma lógica de reglas fijas y aprobación humana.
El límite no está en la señalización, sino en la decisión. En cuanto un documento constituye una excepción, un litigio en curso, un estatuto legal especial, se necesita un juicio que un sistema de reglas no tiene. Es el mismo límite que se observa en la vigilancia de renovaciones de contratos y plazos de preaviso, donde el sistema señala pero una persona evalúa. Quien trate este tema dentro de su propia organización, hace bien en analizar también cómo encaja la participación de los empleados, por ejemplo a través del proceso para informar al comité de empresa sobre el uso de la IA. Si la introducción de este tipo de sistemas afecta a funciones o tareas de los empleados, se aplican requisitos legales propios en materia de participación y política de personal, al margen de la cuestión técnica de lo que un sistema puede hacer.
La pregunta de si esto se aplica a su organización depende de cuántos tipos de documento gestiona, de lo consistente que ya esté establecida su política de plazos de conservación, y de cuántos expedientes al año alcanzan el plazo. Esto varía mucho según el sector; quien quiera saber cómo se relaciona este tipo de automatización con otras tareas operativas, encontrará una visión más amplia en el resumen de lo que la IA puede asumir en el sector del transporte, como ejemplo de cómo se manifiestan los mismos ejes en otro contexto.
El análisis rápido gratuito de FTE TO AI consta de doce preguntas, sin necesidad de cuenta, y da una indicación de qué parte de las horas de su perfil se puede asumir hoy mediante IA. El análisis de trabajo completo, que desglosa el trabajo de una empresa tarea por tarea, todavía está en construcción.
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