Részben. Azt jelezni, hogy egy megőrzési határidő lejárt, és a dokumentumokat megsemmisítésre vagy anonimizálásra előkészíteni, jól automatizálható. A végleges döntés a tényleges megsemmisítésről valahol egy embernél marad, egy indoklással arról, miért kell ennek így lennie.
Három tengely határozza meg a képet: megfelelőség (compliance), strukturáltság és volumen.
A strukturáltság magas. A megőrzési határidő egy szabály: az X dokumentumtípus Y évig marad megőrizve, azután megsemmisítés vagy anonimizálás következik. Ez pontosan az a fajta logika, amelyet egy rendszer értelmezés nélkül alkalmazni tud. A volumen közepes: nem minden vállalatnál van naponta több ezer dokumentum, amely eléri a dátumot, de nem is eseti feladat ez. Folyamatosan halad egy dossziéáramlás a határidőn keresztül.
A compliance-tengely az, ahol a mérleg billen. Ez 1-esre áll, ez a nyolc tengely közül a legkedvezőtlenebb, és ez nem véletlen. A rossz dokumentum megsemmisítése, akár túl korán, akár túl későn, nem hozható helyre. Egy ügyféldosszié, amely túl korán tűnik el, miközben még folyamatban van egy jogvita, olyan probléma, amelyet nem lehet korrekcióval megoldani. Egy dosszié, amely túl későn tűnik el, a GDPR megsértését jelentheti. A hibaköltségek ezért is alacsonyan pontoznak: egy hiba kára nem marginális, hanem potenciálisan visszafordíthatatlan.
Ezzel szemben a strukturáltság, az ügyfélkapcsolat, a fizikai jelenlét és a kreativitás tengelyei mind kedvezően pontoznak az automatizálás szempontjából. Nincs szükség fizikai cselekvésre, kivéve a papíralapú archívumoknál, nincs ügyfélbeszélgetés, és nincs dossziénkénti kreatív mérlegelés. A lényege egy szabály alkalmazása nagy mennyiségű adatra. Pontosan ebben jó a szoftver, amíg maga a szabály helyes, és egy ember figyeli az utolsó lépést.
Egy közepes méretű szervezet archívumkezelője egy dokumentumkezelő rendszert felügyel, amelyben személyzeti dossziék, számlák és ügyfélszerződések futnak össze. A számlákra hét éves törvényes megőrzési határidő vonatkozik, az elutasított jelöltek jelentkezési dossziéira négy hét, a szerződésekre gyakran a futamidő plusz néhány év. Egy dokumentumtípusonkénti szabályokkal rendelkező rendszer automatikusan jelezheti, mely dokumentumok érik el a határidőt, és megjelölheti azokat intézkedésre. Ez megkíméli az archívumkezelőt attól, hogy kézzel kelljen átnéznie a mappákat lejárati dátum szerint, ami egy növekvő archívumnál egyre több időt igénylő feladattá válik.
Amit a rendszer nem tesz meg önállóan, az a gomb megnyomása. A végleges megsemmisítésnél négyszemközti ellenőrzésre van szükség: valaki megerősíti, hogy a megjelölt dokumentum ténylegesen megsemmisíthető, és valaki más ezt ellenőrzi. Ez a lépés nem azért létezik, mert bizalmatlanok lennénk a technológiával szemben, hanem mert egy megsemmisített dossziét nem lehet visszaszerezni, ha a megőrzési határidő-politikának kivételt kellett volna tennie, például egy folyamatban lévő per vagy egy adatkérés miatt.
Az ide illő technológia az RPA: szoftver, amely rögzített szabályok szerint azonosítja, megjelöli és előkészíti a dokumentumokat. Ez addig működik, amíg dokumentumtípusonként rögzített megőrzési határidő-politika áll rendelkezésre. E politika nélkül egyetlen rendszernek sincs kapaszkodója, és akkor a dossziénkénti megítélés emberi munka marad. Azok a szervezetek, amelyek ezt már automatizálták, jellemzően először következetesen rögzítették megőrzési határidőiket dokumentumkategóriánként, gyakran összefüggésben azzal, ahogyan a szerződéseiket is archiválják és kereshetővé teszik egy rendszeren keresztül, amely a szerződéseket archiválja és kereshetővé teszi. Akinek ez még nincs rendben, annak először ezt a lépést kell megtennie, mielőtt a megsemmisítés automatizálása realisztikussá válna.
Egy kis, áttekinthető archívummal és kevés dokumentumtípussal rendelkező vállalatnál a különbség automatikus és kézi között korlátozott: az archívumkezelő amúgy is átlátta a helyzetet. Egy több ezer dossziéval, több dokumentumtípussal és változó határidőkkel rendelkező szervezetnél a kézi ellenőrzés elakad a volumenen, és az automatikus jelzés értékesebbé válik. A szektor is szerepet játszik: az egészségügyben és a pénzügyi szektorban szigorúbb és néha eltérő határidők érvényesek, mint más ágazatokban, ami pontosabb szabálykezelést igényel. Ez összecseng azzal, ahogyan egy határidőkkel rendelkező compliance-naptár automatikusan naprakészen tartható, ahol ugyanaz a logika érvényes a rögzített szabályok és az emberi jóváhagyás vonatkozásában.
A határvonal nem a jelzésnél, hanem a döntésnél húzódik. Amint egy dokumentum kivételt érint, folyamatban lévő jogvitát, különleges jogi státuszt, olyan ítéletalkotásra van szükség, amellyel egy szabályalapú rendszer nem rendelkezik. Ez ugyanaz a határ, amelyet a szerződéshosszabbítások és felmondási határidők figyelésénél is látunk, ahol a rendszer jelez, de az ember ítél. Aki ezt a témát a saját szervezetén belül tárgyalja, annak érdemes megnéznie azt is, hogyan illeszkedik ebbe a munkavállalói képviselet, például az üzemi tanács AI-alkalmazásról való tájékoztatásának folyamatán keresztül. Ha az ilyen rendszerek bevezetése érinti a munkavállalók funkcióit vagy feladatait, akkor arra saját törvényi előírások vonatkoznak a munkavállalói képviselet és a személyzeti politika terén, függetlenül a technikai kérdéstől, hogy egy rendszer mire képes.
Az a kérdés, hogy ez az Ön szervezetére vonatkozik-e, attól függ, hány dokumentumtípust kezel, mennyire következetesen van már rögzítve a megőrzési határidő-politikája, és hány dosszié éri el évente a határidőt. Ez ágazatonként erősen eltér; aki tudni szeretné, hogyan viszonyul ez a fajta automatizálás más operatív feladatokhoz, annak tágabb képet ad a közlekedési ágazatban az AI által átvehető feladatok áttekintése, példaként arra, hogyan alakulnak ugyanezek a tengelyek más környezetben.
A FTE TO AI ingyenes gyorsteszt tizenkét kérdésből áll, fiók nélkül, és jelzi, hogy az Ön profiljában szereplő órák mekkora részét lehetne ma átvenni az AI-val. A teljes munkaelemzés, amely egy vállalat munkáját feladatról feladatra bontja le, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.