Parzjalment. Is-sinjalar li perjodu ta' żamma skada u t-tħejjija tad-dokumenti għall-qerda jew l-anonimizzazzjoni jistgħu jiġu awtomatizzati sew. Id-deċiżjoni finali biex fil-fatt isir il-qerda tibqa' f'idejn bniedem, b'raġuni li tispjega għaliex għandu jkun hekk.
Tliet assi jiddeterminaw ir-riżultat: konformità, livell ta' struttura u volum.
Il-livell ta' struttura huwa għoli. Perjodu ta' żamma huwa regola: tip ta' dokument X jinżamm Y snin, u mbagħad issir il-qerda jew l-anonimizzazzjoni. Din hija eżattament it-tip ta' loġika li sistema tista' tapplika mingħajr interpretazzjoni. Il-volum huwa medju: mhux kull negozju għandu eluf ta' dokumenti kuljum li jilħqu d-data, iżda lanqas mhi kompitu okkażjonali. Hemm fluss kontinwu ta' fajls li jilħqu l-perjodu.
L-assi tal-konformità hija fejn kollox jinbidel. Din tinsab fuq 1, l-iktar sfavorevoli mit-tmien assi, u dan mhux kumbinazzjoni. Il-qerda tad-dokument il-ħażin, kmieni żżejjed jew tard żżejjed, ma tistax tissewwa. Fajl ta' klijent li jinqered kmieni żżejjed filwaqt li għad hemm tilwima legali pendenti huwa problema li ma tissolviex b'korrezzjoni. Fajl li jinqered tard żżejjed jista' jwassal għal ksur tal-GDPR. L-ispejjeż tal-iżball huma wkoll baxxi għal din ir-raġuni: id-dannu ta' żball mhux marġinali, huwa potenzjalment irriversibbli.
B'kuntrast, il-livell ta' struttura, il-kuntatt mal-klijenti, l-aspett fiżiku u l-kreattività, kollha jiskorjaw favorevoli għall-awtomazzjoni. Ma hemm bżonn ta' l-ebda azzjoni fiżika ħlief fil-każ ta' arkivji tal-karta, ma hemm l-ebda konversazzjoni mal-klijent, u ma hemm l-ebda ġudizzju kreattiv għal kull fajl. Fil-qofol tagħha hija applikazzjoni ta' regola fuq ammont kbir ta' data. Dan huwa eżattament fejn is-software huwa tajjeb, sakemm ir-regola nnifisha tkun korretta u jkun hemm bniedem li jissorvelja fl-aħħar pass.
Amministratur tal-arkivji f'organizzazzjoni ta' daqs medju jimmaniġġja sistema ta' ġestjoni ta' dokumenti fejn jiġbru l-fajls tal-persunal, il-fatturi u l-kuntratti tal-klijenti. Għall-fatturi japplika perjodu ta' żamma legali ta' seba' snin, għall-fajls ta' kandidati miċħudin għal impjieg erba' ġimgħat, għall-kuntratti ħafna drabi t-tul tal-kuntratt flus numru ta' snin. Sistema b'regoli għal kull tip ta' dokument tista' awtomatikament tissinjala liema dokumenti jilħqu l-perjodu u timmarkahom għal azzjoni. Dan iwaffar lill-amministratur tal-arkivji t-tfittxija manwali fil-folders skont id-data ta' skadenza, li f'arkivju li qed jikber huwa kompitu li b'mod ieħor jieħu dejjem aktar ħin.
Dak li s-sistema ma tagħmilx waħedha huwa li tagħfas il-buttuna. Fil-qerda finali hemm bżonn ta' kontroll b'erba' għajnejn: xi ħadd li jikkonferma li d-dokument immarkat jista' fil-fatt jitneħħa, u xi ħadd ieħor li jikkontrolla dan. Dan il-pass ma jeżistix minħabba nuqqas ta' fiduċja fit-teknoloġija, iżda għaliex fajl meqrud ma jistax jinġieb lura jekk il-politika tal-perjodi ta' żamma kellha bżonn tagħmel eċċezzjoni, pereżempju minħabba kawża legali pendenti jew talba għal informazzjoni.
It-teknoloġija li tinqabad hawn hija l-RPA: software li skont regoli fissi jidentifika, jimmarka u jħejji d-dokumenti. Dan jaħdem sakemm ikun hemm politika fissa ta' perjodi ta' żamma għal kull tip ta' dokument. Mingħajr din il-politika l-ebda sistema ma għandha bażi, u mbagħad l-evalwazzjoni għal kull fajl tibqa' xogħol tal-bniedem. Organizzazzjonijiet li diġà awtomatizzaw dan, ġeneralment l-ewwel iffissaw il-perjodi ta' żamma tagħhom b'mod konsistenti skont kategorija ta' dokument, ħafna drabi flimkien ma' kif jarkivjaw ukoll il-kuntratti u jżommuhom faċilment traċċabbli permezz ta' sistema li tarkivja u żżomm il-kuntratti traċċabbli. Min għad m'għandux dan f'ordni, l-ewwel se jkollu jieħu dak il-pass qabel ma l-awtomazzjoni tal-qerda tkun realistika.
F'kumpanija b'arkivju żgħir u ċar u ftit tipi ta' dokumenti, id-differenza bejn dak awtomatiku u dak manwali hija limitata: amministratur tal-arkivji kien diġà jissorvelja kollox. F'organizzazzjoni b'eluf ta' fajls, diversi tipi ta' dokumenti u perjodi varjabbli, il-kontroll manwali jitfarrak minħabba l-volum, u s-sinjalar awtomatiku jsir aktar siewi. Is-settur ukoll għandu rwol: fil-kura tas-saħħa u fis-settur finanzjarju japplikaw perjodi aktar stretti u kultant differenti minn setturi oħra, li jitlob ġestjoni ta' regoli aktar preċiża. Dan jaqbel ma' kif kalendarju ta' konformità b'dati skadenza jista' jinżamm awtomatikament aġġornat, fejn tapplika l-istess loġika ta' regoli fissi u approvazzjoni umana.
Il-limitu ma jinsabx fis-sinjalar, iżda fid-deċiżjoni. Ladarba dokument jinvolvi eċċezzjoni, tilwima pendenti, status legali speċjali, hemm bżonn ta' ġudizzju li sistema bbażata fuq regoli ma għandhiex. Dan huwa l-istess limitu li tara fis-sorveljanza tat-tiġdid ta' kuntratti u termini ta' avviż, fejn is-sistema tissinjala iżda bniedem jevalwa. Min jiddiskuti dan is-suġġett fi ħdan l-organizzazzjoni tiegħu, jagħmel tajjeb ukoll jara kif jidħol fih il-parteċipazzjoni tal-impjegati, pereżempju permezz tal-proċess ta' kif tinforma lill-kunsill tax-xogħol dwar l-użu tal-AI. Jekk l-introduzzjoni ta' sistemi bħal dawn tolqot funzjonijiet jew kompiti tal-impjegati, japplikaw rekwiżiti legali speċifiċi dwar il-parteċipazzjoni tal-impjegati u l-politika tal-persunal, apparti mill-mistoqsija teknika dwar x'tista' tagħmel sistema.
Il-mistoqsija jekk dan japplikax għall-organizzazzjoni tiegħek tiddependi minn kemm tipi ta' dokumenti timmaniġġja, kemm hi konsistenti l-politika tal-perjodi ta' żamma tiegħek diġà stabbilita, u kemm-il fajl fis-sena jilħaq il-perjodu. Dan ivarja ħafna skont is-settur; min irid ikun jaf kif dan it-tip ta' awtomazzjoni jitqabbel ma' kompiti operattivi oħra, isib stampa usa' fil-panorama ta' x'tista' teħu f'idejha l-AI fis-settur tat-trasport, bħala eżempju ta' kif l-istess assi joħorġu f'kuntest ieħor.
L-iskann rapidu bla ħlas ta' FTE TO AI jikkonsisti f'tnax-il mistoqsija, mingħajr kont, u jagħti indikazzjoni ta' liema parti mis-sigħat fil-profil tiegħek illum tista' tittieħed minn AI. L-iskann tax-xogħol sħiħ, li jiddeskrivi x-xogħol ta' kumpanija kompitu b'kompitu, għadu qed jinbena.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.