Djelomično. Prepoznavanje da je rok čuvanja istekao i pripremanje dokumenata za uništavanje ili anonimizaciju dobro se dâ automatizirati. Konačna odluka o stvarnom uništavanju ostaje kod čovjeka, s razlogom zašto to tako mora biti.
Tri osi određuju sliku: usklađenost s propisima, strukturiranost i obujam.
Strukturiranost je visoka. Rok čuvanja je pravilo: dokument tipa X čuva se Y godina, zatim slijedi uništavanje ili anonimizacija. To je upravo vrsta logike koju sustav može primijeniti bez interpretacije. Obujam je prosječan: nema svako poduzeće svakodnevno tisuće dokumenata koji dosežu datum, ali to nije ni povremen zadatak. Kontinuirano prolazi tok dosjea kroz rok.
Os usklađenosti s propisima je ono gdje se sve preokreće. Ona iznosi 1, najnepovoljnije od osam osi, i to nije slučajno. Uništavanje pogrešnog dokumenta, prerano ili prekasno, nije moguće ispraviti. Klijentski dosje koji nestane prerano dok još traje pravni spor, problem je koji se ne može riješiti korekcijom. Dosje koji nestane prekasno može predstavljati kršenje GDPR-a. Troškovi pogreške stoga su također niski ocijenjeni: šteta pogreške nije marginalna, nego potencijalno nepovratna.
Nasuprot tome stoje strukturiranost, kontakt s klijentima, fizički rad i kreativnost, koji svi povoljno ocjenjuju automatizaciju. Nije potrebna fizička radnja osim kod papirnatih arhiva, nema razgovora s klijentom, i nema kreativne procjene po dosjeu. U srži se radi o primjeni pravila na velikoj količini podataka. To je upravo ono u čemu je softver dobar, sve dok je samo pravilo ispravno i dok čovjek nadgleda posljednji korak.
Upravitelj arhiva u srednje velikoj organizaciji upravlja sustavom za upravljanje dokumentima u kojem se objedinjuju osobni dosjei zaposlenika, računi i ugovori s klijentima. Za račune vrijedi zakonski rok čuvanja od sedam godina, za dosjee kandidata koji nisu primljeni na posao četiri tjedna, za ugovore često trajanje ugovora plus nekoliko godina. Sustav s pravilima po vrsti dokumenta može automatski prepoznati koji dokumenti dosežu rok i označiti ih za akciju. To upravitelja arhiva oslobađa ručnog pretraživanja mapa prema datumu isteka, što kod arhiva koji raste postaje zadatak koji inače oduzima sve više vremena.
Ono što sustav ne radi samostalno jest pritisak na tipku. Kod konačnog uništavanja potrebna je kontrola po načelu četiri oka: netko tko potvrđuje da označeni dokument stvarno smije nestati, i netko drugi tko to provjerava. Taj korak ne postoji zato što se ne vjeruje tehnologiji, nego zato što se uništeni dosje ne može vratiti ako je politika rokova čuvanja trebala predvidjeti izuzetak, primjerice zbog tekućeg sudskog postupka ili zahtjeva za informacijama.
Tehnologija koja ovdje odgovara jest rpa: softver koji prema fiksnim pravilima identificira, označava i priprema dokumente. To funkcionira sve dok postoji utvrđena politika rokova čuvanja po vrsti dokumenta. Bez te politike nijedan sustav nema oslonac, i tada procjena po dosjeu ostaje ljudski posao. Organizacije koje su ovo već automatizirale, u pravilu su prvo dosljedno utvrdile rokove čuvanja po kategoriji dokumenata, često u skladu s načinom na koji arhiviraju i drže dostupnim ugovore putem sustava koji arhivira ugovore i drži ih pretraživima. Tko to još nema uređeno, morat će najprije poduzeti taj korak prije nego što automatizacija uništavanja postane realna.
Kod poduzeća s malim, preglednim arhivom i malim brojem vrsta dokumenata razlika između automatskog i ručnog je ograničena: upravitelj arhiva je i tako imao sve pod nadzorom. Kod organizacije s tisućama dosjea, više vrsta dokumenata i različitim rokovima ručna kontrola zapinje na obujmu, pa automatsko prepoznavanje postaje vrjednije. I sektor igra ulogu: u zdravstvu i financijskom sektoru vrijede stroži i ponekad drukčiji rokovi nego u drugim granama, što zahtijeva precizniju upravljanje pravilima. To se nadovezuje na to kako se kalendar usklađenosti s rokovima može automatski voditi, gdje vrijedi ista logika fiksnih pravila i ljudskog odobrenja.
Granica ne leži kod prepoznavanja, nego kod odlučivanja. Čim se dokument tiče izuzetka, tekućeg spora, posebnog pravnog statusa, potrebno je prosuđivanje koje sustav pravila nema. To je ista granica koju vidite kod praćenja produljenja ugovora i otkaznih rokova, gdje sustav signalizira, ali čovjek prosuđuje. Tko o ovoj temi raspravlja unutar vlastite organizacije, dobro čini da razmotri i kako u to uklapa suodlučivanje zaposlenika, primjerice putem procesa obavještavanja radničkog vijeća o primjeni AI-ja. Ako uvođenje takvih sustava utječe na funkcije ili zadatke zaposlenika, za to vrijede zasebni zakonski zahtjevi u vezi sa suodlučivanjem i kadrovskom politikom, neovisno o tehničkom pitanju što sustav može.
Pitanje odnosi li se ovo na vašu organizaciju ovisi o tome koliko vrsta dokumenata upravljate, koliko je dosljedno vaša politika rokova čuvanja već utvrđena, i koliko dosjea godišnje dosegne rok. To se snažno razlikuje po sektoru; tko želi znati kako se ova vrsta automatizacije odnosi prema drugim operativnim zadacima, širu sliku pronalazi u pregledu što AI može preuzeti u sektoru transporta, kao primjer kako iste osi ispadaju u drugom kontekstu.
Besplatni brzi test tvrtke FTE TO AI sastoji se od dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, i daje naznaku kojeg dijela sati u vašem profilu danas može preuzeti AI. Potpuni radni test, koji posao poduzeća raščlanjuje zadatak po zadatak, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.