Les paiements qui arrivent via des prestataires de paiement en ligne (pensez à Mollie, Stripe, Adyen) doivent être rapprochés des factures de vente et des mouvements bancaires sur lesquels l'argent apparaît finalement. C'est un travail de correspondance : mettre en regard les montants, les références et les dates pour déterminer quelle facture correspond à quel paiement et quel paiement correspond à quel mouvement bancaire. Un travail typique de comptables et d'employés administratifs, avec une connexion au prestataire de paiement et le système de comptabilité comme outils.
Trois axes sont ici déterminants : la structuration, le volume et le coût des erreurs.
La tâche est assez structurée (4 sur 5). Un paiement a un montant, une date, une référence ou un identifiant de transaction. Une facture présente le même type de caractéristiques. La mise en correspondance est fondamentalement une comparaison arithmétique et logique, pas une tâche qui exige d'interpréter une situation. Le volume est élevé (5 sur 5) : chez une boutique en ligne ou un prestataire de services avec de nombreuses petites transactions, cela monte rapidement à des centaines ou des milliers de lignes par mois, et c'est exactement le genre de répétition où la mise en correspondance automatisée montre sa valeur.
Le coût des erreurs se situe toutefois plutôt bas (2 sur 5) : une mauvaise correspondance signifie une facture indûment déclarée payée, ou un mouvement bancaire attribué au mauvais client. Ce genre d'erreurs se remarque, mais souvent seulement lors de la clôture suivante ou lors d'une réclamation d'un client qui reçoit un rappel pour une facture déjà payée. C'est pourquoi une automatisation complète sans contrôle n'est pas une bonne idée, même si la tâche elle-même se structure bien.
La marge d'appréciation (2) est limitée mais pas nulle : la grande majorité des correspondances est univoque, une petite partie exige une décision (paiement partiel, écart de change, transaction en double). La conformité (3) entre en jeu parce que la réconciliation fait partie d'une administration financière fiable, avec des exigences de contrôlabilité qui ne découlent pas de la connexion elle-même mais de la manière dont une entreprise doit pouvoir justifier sa comptabilité. Le contact client (5), le travail physique (5) et la créativité (5) ne sont pas concernés ici ; cette tâche se déroule entièrement dans des systèmes, pas à un guichet ou dans une conversation.
Un exemple : une boutique en ligne reçoit via un prestataire de paiement des centaines de paiements par semaine, chacun avec une référence de transaction que l'on retrouve dans le système de comptabilité. Avec une connexion active et des règles de correspondance claires (montant plus référence, ou montant plus date plus nom du client si la référence manque), un processus RPA peut finaliser de manière autonome la plus grande partie de ces correspondances. Ce qui reste, c'est une liste d'exceptions : montants divergents, références manquantes, écritures en double. Cette liste est examinée par un employé qui la compare aux pièces originales et se prononce par une approbation ou un refus, motivé. C'est la forme qui convient ici : l'IA effectue la mise en correspondance, une personne supervise ce qui ne correspond pas spontanément.
Dans une autre entreprise, la situation est différente. Sans connexion active avec le prestataire de paiement, ou avec des paiements arrivant via des feuilles de calcul séparées, la structure sur laquelle repose la mise en correspondance fait défaut et le travail retourne au traitement manuel. Dans une entreprise avec de nombreux paiements partiels, remises et notes de crédit, la marge d'appréciation augmente et la part pouvant se faire sans supervision diminue. Les conditions préalables ne sont donc pas décoratives : sans connexion et sans règles de correspondance claires, il s'agit d'une tâche qui reste largement un travail humain, avec ou sans ambition d'automatiser.
La réconciliation ne se pose pas isolément. Qui a déjà largement automatisé l'établissement et l'envoi des factures de vente constate souvent que la mise en correspondance de l'autre côté devient spontanément plus simple, car les références sont plus cohérentes. La même chose vaut du côté des achats : l'enregistrement des factures d'achat dans le système de comptabilité et la surveillance des échéances des factures d'achat pour un paiement en temps voulu sont des tâches de mise en correspondance similaires avec des axes favorables et défavorables comparables. Les entreprises qui examinent ces tâches côte à côte constatent souvent une image cohérente : le travail structuré et à volume élevé se déplace vers des systèmes avec supervision des exceptions, tandis que le travail avec une large marge d'appréciation ou du contact client, comme on le voit dans ce que l'IA peut prendre en charge dans l'horeca ou pour répondre au téléphone et transférer les appels, évolue plus lentement. L'établissement d'une liste des postes ouverts pour les débiteurs et créanciers repose lui aussi sur la même logique de mise en correspondance et la même dépendance à des connexions propres.
Ceci n'est pas un conseil en matière de personnel ni une raison de revoir des fonctions. Si et comment une organisation redistribue les heures libérées est un choix qui revient à l'employeur lui-même ; les décisions touchant le personnel sont soumises à leurs propres exigences légales, indépendamment de ce qui est établi ici sur la tâche. Ce qui est présenté ici est une évaluation du travail, pas des personnes qui l'effectuent actuellement.
La question de savoir si la réconciliation peut se dérouler automatiquement en grande partie ou seulement en petite partie dans votre propre entreprise dépend de la connexion que vous avez avec votre prestataire de paiement et de la clarté de vos règles de correspondance. Le scan rapide gratuit, douze questions, sans compte, donne une indication de la part des heures de ce profil qui peut être reprise aujourd'hui par l'IA. Le scan de travail complet, qui décompose le travail de votre entreprise jusqu'au niveau des tâches, est encore en construction.
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