Плащанията, които постъпват чрез онлайн платежни доставчици (например Mollie, Stripe, Adyen), трябва да бъдат съгласувани с продажбените фактури и с банковите движения, върху които парите в крайна сметка се появяват. Това е задача за съпоставяне: суми, референции и дати се сравняват едни с други, за да се установи коя фактура отговаря на кое плащане и кое плащане отговаря на кое банково движение. Типична работа за счетоводители и административни служители, с връзка към платежен доставчик и счетоводна система като инструменти.
Три оси са тук решаващи: степен на структурираност, обем и цена на грешките.
Задачата е доста структурирана (4 от 5). Едно плащане има сума, дата, референция или ID на транзакция. Една фактура има същия вид характеристики. Съпоставянето е по същество аритметично и логическо сравнение, а не задача, изискваща тълкуване на ситуация. Обемът е висок (5 от 5): при онлайн магазин или доставчик на услуги с много малки транзакции това бързо нараства до стотици или хиляди редове на месец, и точно това е видът повторение, при което автоматизираното съпоставяне показва своята стойност.
Цената на грешките обаче е сравнително ниска (2 от 5): грешно съпоставяне означава фактура, която неправомерно се отписва като платена, или банково движение, което се приписва на грешен клиент. Такива грешки се забелязват, но често едва при следващото приключване или при оплакване от клиент, който получава напомняне за фактура, която вече е платена. Затова пълна автоматизация без контрол не е добра идея, дори ако самата задача е добре структурируема.
Пространството за преценка (2) е ограничено, но не нулево: по-голямата част от съвпаденията са еднозначни, малка част изисква решение (частично плащане, валутна разлика, дублирана транзакция). Съответствието с нормативни изисквания (3) играе роля, защото реконсилиацията е част от надеждна финансова администрация, с изисквания за проверяемост, които не произтичат от самата връзка, а от начина, по който едно предприятие трябва да може да отчита счетоводството си. Контактът с клиенти (5), физическата работа (5) и творчеството (5) тук не са актуални; тази задача се разиграва изцяло в системи, не на гише или в разговор.
Един пример: онлайн магазин получава чрез платежен доставчик стотици плащания на седмица, всяко с референция на транзакция, която може да се открие в счетоводната система. С активна връзка и ясни правила за съпоставяне (сума плюс референция, или сума плюс дата плюс име на клиента, ако референцията липсва) RPA процес може самостоятелно да приключи по-голямата част от тези съвпадения. Това, което остава, е списък с изключения: отклоняващи се суми, липсващи референции, дублирани записвания. Този списък служителят преглежда спрямо оригиналните документи и преценява с одобрение или отхвърляне, с посочена причина. Това е формата, която пасва тук: ИИ извършва съпоставянето, човек упражнява надзор върху това, което не съвпада само по себе си.
При друго предприятие нещата стоят различно. Без активна връзка с платежния доставчик, или с плащания, които постъпват чрез отделни таблици, липсва структурата, върху която се основава съпоставянето, и работата се връща обратно към ръчно издирване. При предприятие с много частични плащания, отстъпки и кредитни известия пространството за преценка нараства и делът, който може да се извърши без надзор, намалява. Граничните условия следователно не са декоративни: без връзка и без ясни правила за съпоставяне това е задача, която в голяма степен остава човешка работа, с или без амбиция за автоматизация.
Реконсилиацията не стои сама по себе си. Който вече в голяма степен е автоматизирал съставянето и изпращането на продажбени фактури, често вижда, че съпоставянето от другата страна става само по себе си по-лесно, защото референциите са по-последователни. Същото важи и за страната на покупките: осчетоводяването на входящи фактури в счетоводната система и следенето на падежи на входящи фактури за навременно плащане са сходни задачи за съпоставяне със сходни оси „за“ и „против“. Предприятия, които разглеждат тези задачи заедно, често виждат последователна картина: структурираната и високообемна работа се измества към системи с надзор върху изключенията, докато работата с голямо пространство за преценка или с контакт с клиенти, както се вижда в какво може ИИ да поеме в ресторантьорството или при отговаряне на телефони и пренасочване, се движи по-бавно. Също и съставянето на списък с открити пера за дебитори и кредитори се основава на същата логика на съпоставяне и същата зависимост от чисти връзки.
Това не е съвет за персонал и не е повод за преразглеждане на функции. Дали и как една организация преразпределя освободените часове, е избор на самия работодател; за решения, засягащи персонал, важат собствени законови изисквания, независимо от това какво тук се констатира за задачата. Това, което е изложено тук, е оценка на работата, не на хората, които я извършват в момента.
Дали реконсилиацията във вашето собствено предприятие може да протича автоматично в голяма или само в малка степен, зависи от връзката, която имате с вашия платежен доставчик, и от това доколко еднозначни са вашите правила за съпоставяне. Безплатното бързо сканиране, дванадесет въпроса, без акаунт, дава индикация коя част от часовете в този профил днес може да бъде поета от ИИ. Пълното сканиране на работата, което разгражда работата на вашето предприятие чак до отделните задачи, все още е в процес на изграждане.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.