Plaćanja koja stižu putem online platnih pružatelja (mislite na Mollie, Stripe, Adyen) treba uskladiti s prodajnim računima i s bankovnim izvodima na kojima se novac konačno pojavljuje. Ovo je posao usklađivanja: stavljanje iznosa, referenci i datuma jedan pored drugog da se utvrdi koji račun odgovara kojem plaćanju i koje plaćanje odgovara kojoj bankovnoj transakciji. Tipičan posao računovođa i administrativnih djelatnika, s vezom na platnog pružatelja i računovodstvenim sustavom kao alatom.
Tri osi su ovdje presudne: strukturiranost, obujam i troškovi pogreške.
Zadatak je poprilično strukturiran (4 od 5). Plaćanje ima iznos, datum, referencu ili ID transakcije. Račun ima istu vrstu značajki. Usklađivanje je u svojoj srži računska i logička usporedba, a ne zadatak koji zahtijeva tumačenje situacije. Obujam je velik (5 od 5): kod internetske trgovine ili pružatelja usluga s mnogo malih transakcija ovo brzo naraste do stotina ili tisuća stavaka mjesečno, a to je upravo vrsta repetitivnosti u kojoj automatizirano usklađivanje pokazuje svoju vrijednost.
Troškovi pogreške su međutim na nižoj strani (2 od 5): pogrešno usklađivanje znači račun koji je pogrešno otpisan kao plaćen, ili bankovnu transakciju koja je pripisana pogrešnom klijentu. Takve pogreške se primijete, ali često samo kod sljedećeg zaključivanja ili kod pritužbe klijenta koji primi opomenu za račun koji je već plaćen. Zato potpuna automatizacija bez kontrole nije dobra zamisao, čak i ako se sam zadatak dobro može strukturirati.
Prosudbeni prostor (2) je ograničen, ali ne nula: velika većina usklađivanja je jednoznačna, mali dio zahtijeva odluku (djelomično plaćanje, valutna razlika, dvostruka transakcija). Usklađenost s propisima (3) igra ulogu jer je usklađivanje dio pouzdanog financijskog vođenja evidencije, s zahtjevima za provjerljivost koji ne proizlaze iz same veze, već iz načina na koji poduzeće mora moći opravdati svoje računovodstvo. Kontakt s klijentima (5), fizički rad (5) i kreativnost (5) ovdje nisu relevantni; ovaj zadatak se u potpunosti odvija u sustavima, ne na šalteru ili u razgovoru.
Primjer: internetska trgovina prima putem platnog pružatelja stotine plaćanja tjedno, svako s referencom transakcije koja se može pronaći u računovodstvenom sustavu. Uz aktivnu vezu i jasna pravila usklađivanja (iznos plus referenca, ili iznos plus datum plus ime klijenta ako referenca nedostaje) RPA proces može samostalno okončati većinu tih usklađivanja. Što preostaje, je popis iznimaka: odstupajući iznosi, referenca koja nedostaje, dvostruka knjiženja. Taj popis djelatnik uspoređuje s izvornim dokumentima i procjenjuje uz odobrenje ili odbijanje, s razlogom. To je oblik koji ovdje odgovara: AI izvodi usklađivanje, čovjek nadzire ono što se ne slaže samo od sebe.
Kod drugog poduzeća ovo je drugačije. Bez aktivne veze s platnim pružateljem, ili s plaćanjima koja stižu putem odvojenih proračunskih tablica, nedostaje struktura na kojoj se temelji usklađivanje i posao se vraća na ručno traženje. Kod poduzeća s mnogo djelomičnih plaćanja, popusta i kreditnih računa prosudbeni prostor se povećava a udio koji može bez nadzora se smanjuje. Preduvjeti dakle nisu ukrasni: bez veze i bez jasnih pravila usklađivanja ovo je zadatak koji uglavnom ostaje ljudski posao, s ambicijom automatizacije ili bez nje.
Usklađivanje ne stoji samostalno. Onaj tko je izradu i slanje prodajnih računa već uglavnom automatizirao, često primjećuje da usklađivanje na drugoj strani postaje samo od sebe jednostavnije, jer su referencije dosljednije. Isto vrijedi za nabavnu stranu: knjiženje nabavnih računa u računovodstveni sustav i praćenje datuma dospijeća nabavnih računa za pravovremeno plaćanje su slični zadaci usklađivanja sa sličnim osima za i protiv. Poduzeća koja te zadatke razmatraju usporedo često primijete dosljednu sliku: strukturiran i visokoobujamni posao se pomiče prema sustavima s nadzorom nad iznimkama, dok posao s mnogo prosudbenog prostora ili kontakta s klijentima, kao što se vidi u što AI može preuzeti u ugostiteljstvu ili kod odgovaranja na telefon i preusmjeravanja poziva, pomiče se sporije. I izrada popisa otvorenih stavki za dužnike i vjerovnike oslanja se na istu logiku usklađivanja i istu ovisnost o čistim vezama.
Ovo nije savjet o osoblju niti povod za revidiranje radnih mjesta. Hoće li i kako organizacija preraspodijeliti oslobođene sate, izbor je samog poslodavca; za odluke koje utječu na osoblje vrijede vlastiti zakonski zahtjevi, odvojeno od onoga što je ovdje utvrđeno o zadatku. Ovo je procjena posla, ne procjena ljudi koji ga trenutno obavljaju.
Hoće li usklađivanje u vašem poduzeću moći teći automatski u velikoj ili tek maloj mjeri, ovisi o vezi koju imate s vašim platnim pružateljem i o tome koliko su vaša pravila usklađivanja jednoznačna. Besplatni brzi test, dvanaest pitanja, bez računa, daje indikaciju kojeg dijela sati u ovom profilu AI danas može preuzeti. Potpuna analiza posla, koja posao vašeg poduzeća raščlanjuje do razine zadataka, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.