Tko upravlja portfoliom ugovora, poznaje taj rizik: otkazni rok se propusti, ugovor se automatski produlji pod nepovoljnim uvjetima, i nitko to nije primijetio. Sam zadatak nije kompliciran. Riječ je o praćenju podataka: datum početka, trajanje, otkazni rok, pravilo produljenja. Kada su ti podaci negdje strukturirano zabilježeni, signaliziranje kada je potrebna akcija upravo je vrsta posla u kojem je AI dobar. Pitanje nije može li sustav prepoznati datum, nego je li temeljna informacija pouzdano i jednoznačno zabilježena.
Zadatak visoko ocjenjuje na strukturiranosti: ugovor ima datum završetka, otkazni rok i pravilo produljenja, i oni su u većini slučajeva izričito zabilježeni. Potrebno je malo fizičke radnje, i nije potrebna kreativnost da se utvrdi da se rok bliži. Agent može svakodnevno pretraživati sustav za upravljanje ugovorima ili kalendar, primjenjivati pravila produljenja i pravovremeno dati signal odgovornoj osobi. To je upravo ono što se već danas događa u tvrtkama koje imaju uredne podatke o ugovorima: sustav javlja, upravitelj ugovora procjenjuje i odlučuje.
Razlog zašto ovo nije potpuno preuzimanje leži u tri osi koje su ovdje presudne. Troškovi pogreške su visoki: propušten otkazni rok može nenamjerno produljiti ugovor za godine, s financijskim posljedicama koje daleko premašuju troškove samog nadzora. Propušten rok nije lako popraviti, što automatsko signaliziranje bez kontrole čini rizičnim. Osim toga, unatoč strukturiranosti, ipak je potreban prostor za prosudbu: je li ovo produljenje poželjno, treba li se pregovarati, postoji li strateški razlog da se baš ne otkaže? Takva razmatranja izlaze iz okvira onoga na što zadatak, isključivo na temelju datuma, može odgovoriti.
Upravitelj ugovora upravlja stotinama ugovora s dobavljačima. Kod većine je pitanje jednostavno: hoće li ugovor tiho proći dalje, ili je potrebno nešto poduzeti? Agent šezdeset dana prije otkaznog roka signalizira da se ugovor s dobavljačem automatski produljuje pod trenutnim uvjetima. Kod rutinskog ugovora s manjim dobavljačem to je dovoljno: upravitelj ugovora potvrđuje, i produljenje se nastavlja ili otkazuje. Kod velikog strateškog dobavljača to je drugačije. Tamo je produljenje možda baš trenutak za pregovaranje o cijeni ili uvjetima, a to zahtijeva procjenu koju sustav ne može donijeti. Signal je u oba slučaja isti; daljnje postupanje nije.
Ova procjena mijenja se s kvalitetom temeljnih podataka. Ako su podaci o ugovorima raspršeni u e-mailovima, PDF datotekama i pojedinačnim Excel datotekama bez središnjeg zapisa, tada je strukturiranost u praksi znatno niža nego na papiru, i prvo je potreban red prije nego agent ovdje nešto može preuzeti. Ako je portfolio ugovora, s druge strane, strukturirano zabilježen, s jasnim pravilima produljenja i utvrđenim putem eskalacije prema odgovornoj osobi, tada je dio koji se može preuzeti veći i pouzdaniji. Vrsta ugovora također igra ulogu: organizacija s uglavnom standardnim ugovorima s dobavljačima ima drugačiji rizični profil od organizacije sa složenim, pregovaranim ugovorima kod kojih produljenje uvijek zahtijeva sadržajnu procjenu.
Da bi ovo pouzdano funkcioniralo, datumi završetka i pravila produljenja moraju za svaki ugovor biti jednoznačno zabilježeni, i mora postojati put eskalacije prema onome tko konačno odlučuje. Bez ta dva uvjeta signaliziranje je nepouzdano ili nedostaje daljnje postupanje u trenutku kada je to najvažnije. Ovo se dotiče i širih obveza: tko nadzire ugovore, često vodi računa i o rokovima čuvanja i trenutku kada se dokumenti mogu uništiti, o kalendaru sukladnosti u kojem se središnje prate rokovi, a ponekad i o izradi samih naknadnih ugovora, zadatku koji poznaje drugačija razmatranja od nadzora postojećih ugovora. Tko personalne odluke temelji na oslobođenom kapacitetu u ovoj ulozi, mora uostalom biti svjestan da za to vrijede vlastiti zakonski zahtjevi; to nije zaključak koji proizlazi iz izračuna sati.
Srž ovog zadatka nije da AI odlučuje, nego da AI signalizira a čovjek procjenjuje. Ta razlika upravo je ono oko čega se ljudski nadzor nad AI u praksi vrti: nije svaki signal odluka, i nije svako odobrenje isti posao kao sama procjena. Kod nadzora ugovora to znači sustav koji javlja, i odgovornu osobu koja s razlogom odobrava ili intervenira.
Označava li to za vašu organizaciju da se velik dio nadzora ugovora može automatizirati, ovisi o tome kako trenutno stoje vaši podaci o ugovorima. Besplatni brzi test daje za to prvu indikaciju: dvanaest pitanja, bez računa, s procjenom kojeg se dijela sati u ovakvom poslu danas može preuzeti pomoću AI-a. Potpuni radni test, koji ovo izračunava po zadatku u vašoj vlastitoj organizaciji, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.